Interview met VA van het jaar 2013 Ineke Swart-den Boer
Tijdens Management Support Live 2013 werd op 4 oktober om 13.00 uur op het netwerkplein de VA award 2013 uitgereikt door Vera Bot, hoofdredacteur van Management Support Magazine, en Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny. Winnares is Ineke Swart-den Boer. Naast Ineke waren ook Saskia Idema en Monique van der Schans genomineerd voor de award. Maar wie is Ineke eigenlijk en waarom heeft ze gekozen voor het vak van Virtuele Assistent? Dat lees je in dit interview.
Waarom ben je Virtuele Assistent geworden?
Bij mijn laatste werkgever mocht op een gegeven moment iedereen thuiswerken, behalve de management assistent. Ik moest er altijd zijn en zat zelfs tussen kerst en oud en nieuw braaf alleen op kantoor. Toen de telefoonopvang werd uitbesteed aan een antwoordservice ontstond voor mij de kans om mezelf stap voor stap te ‘virtualiseren’. Dat leek me ideaal, vooral omdat ik dan mijn werk nóg beter zou kunnen combineren met mijn gezinsleven. Gelukkig begon de techniek in die tijd steeds meer mee te werken en ben ik, op eigen initiatief, steeds meer op afstand gaan werken.
Hoe reageerden je collega’s en je baas op het feit dat je niet meer iedere dag op kantoor was?
Het mooie is dat door flexibeler te gaan werken je ook flexibeler wordt naar je omgeving. Ik kon mijn collega’s nu ook buiten kantoortijden ondersteunen als dat beter uitkwam en het einde van het liedje was dat ik de reputatie had van: “Ineke is altijd bereikbaar”!
Wat doe je nu?
Ik werk inmiddels al een paar jaar voor mezelf en doe dat voor uiteenlopende opdrachtgevers. Het grappige is dat ik in het begin dacht dat ik me zou moeten richten op andere ZZP-ers die ik zou kunnen ontlasten door ze administratieve taken uit te handen te nemen. Echter, ik kwam er al snel achter dat de meeste ZZP-ers juist zo lang mogelijk alles bij zich houden, ook uit kostenoverweging. Ik ben mij dus gaan oriënteren op wat grotere organisaties en daar blijkt enorm veel werk te liggen. Ik focus daarbij op de zakelijke dienstverlening en ik bedien klanten als het RIVM, het Centrum voor Bevolkingsonderzoek, maar ook een internet marketingbedrijf. Ik werk heel flexibel, zowel vanuit huis als bij mijn opdrachtgevers op kantoor.
Doe veel met techniek in je werk?
Jazeker, ik werk bijvoorbeeld veel in ‘The Cloud’. Ik maak continu gebruik van toepassingen als Skype, dropbox en Campus. Ook gebruik ik online CRM systemen voor klanten. Door deze tools te gebruiken kan ik echt overal vandaan mijn werk doen en dat is natuurlijk een groot voordeel.
Wat is jouw grootste persoonlijke uitdaging in het werken als Virtuele Assistent?
Met stip bovenaan staat ‘quality time’ met mijn gezin. Ik manage dat door bewust tijd te blokkeren voor werk of voor privé, dat werkt voor mij het beste. Maar ook daarin moet je flexibel zijn en een deadline in mijn werk is voor mij altijd leidend. Dus: als ik het nog niet af heb, maak ik het eerst af, zodat ik mij daarna met een gerust gevoel kan storten op mijn privé tijd. Dan ben ik er ook helemaal, ook mentaal, voor mijn gezin. In feite maakt deze manier van werken mij juist resultaat gerichter, wat ook een voordeel is voor mijn opdrachtgevers.
Het je praktische tips voor andere Virtuele Assistenten?
Ik trakteer mezelf ieder jaar op een cursus, want ik vind dat je mee moet gaan met nieuwe trends en ontwikkelingen. Ik kan dat iedereen aanraden. En ook al denk je dat je alles al weet van een bepaald onderwerp, ik kom toch altijd terug met nieuwe dingen of handige tips die ik direct in de praktijk kan brengen.
Verder wil ik collega-Virtuele Assistenten op het hart drukken om bij te blijven op het gebied van online tools. Het is echt gewoon een kwestie van uitproberen. Van de meeste tools bestaan gratis testversies of de mogelijkheid van een gratis proefabonnement. Daarin kun je ook weer je toegevoegde waarde bewijzen naar diegene die je ondersteunt. Want ook je manager wordt er blij van als je efficiënter en effectiever met elkaar kan samenwerken!
Tot slot nog een commerciële tip voor Virtuele Assistenten die eigen ondernemer zijn: onderschat je ‘inner circel’ niet. De meeste van mijn opdrachten komen uiteindelijke via mensen die ik ken of waarmee ik gewerkt heb.
