In een tijd van toenemende integratie tussen fysiek en virtueel werken is het de vraag of het onderscheid tussen kantoor- en afstandswerken nog relevant is. De behoefte aan samenwerking op één locatie blijft echter bestaan, omdat mensen nu eenmaal graag samen zijn in combinatie met de overtuiging van sommige managers dat kantooromgevingen bijdragen aan teamgevoel, binding en innovatie. Hybride werken biedt gelukkig een mooi compromis, waarbij medewerkers flexibiliteit hebben in hun werklocatie en organisaties kunnen bepalen wanneer de aanwezigheid van ondersteunend personeel op kantoor het meest effectief is. In dit blog deel ik mijn expertvisie over de belangrijkste verschillen tussen ondersteunende professionals op kantoor en op afstand, binnen de context van hybride werken.
Het meest voor de hand liggende verschil tussen een secretaresse op kantoor en een virtual assistant (VA), die volledig remote werkt, is de aard van de taken die ze kunnen uitvoeren. Stel je voor: je bent een drukke manager in een groot bedrijf en je hebt veel meetings met ‘externen’ op kantoor. Een secretaresse op locatie kan helpen bij het gastvrij ontvangen van deze bezoekers, terwijl een virtual assistant op afstand niet in staat is om deze fysieke taak uit te voeren. Maar als het gaat om taken zoals agendabeheer en het plannen van afspraken, dan kan een virtual assistant deze net zo goed uitvoeren als jouw assistent op kantoor.
Als je de inzet van een VA vergelijkt met een supportmedewerker op kantoor, zijn kostenoverwegingen ook een belangrijk punt. Als je een secretaresse op kantoor laat werken, betaal je niet alleen voor beschikbaarheid tijdens kantooruren, maar ook voor eventuele downtime en niet-productieve momenten. Dit kan een bewuste keuze zijn als beschikbaar- en bereikbaarheid tijdens kantoortijden van essentieel is voor de rol die hij/zij uitvoert. Zijn er veel spoedeisende of ad hoc taken die tijds kritisch zijn en direct moeten worden opgepakt? Dan kan het handiger zijn om de ondersteuning (op bepaalde dagen) op kantoor te organiseren.
Aan de andere kant kun je een virtual assistant betalen voor de daadwerkelijk gewerkte uren, waardoor je kosten bespaart en tegelijkertijd een hogere productiviteit krijgt.
Daarnaast biedt een VA de flexibiliteit om snel piekmomenten in de werkdruk op te vangen. Omdat een VA direct vanuit de eigen werkplek aan de slag kan en geen reistijd heeft. Hierdoor kan je als organisatie efficiënter reageren op veranderende werkomstandigheden en tegelijkertijd kosten besparen door alleen te betalen voor de daadwerkelijk gewerkte uren.
Naast het plannen van afspraken, zou een virtual assistant ook kunnen helpen bij het beheren van je e-mails, het opstellen van rapporten en zelfs het onderhouden van je sociale media accounts. Waar een secretaresse op kantoor meestal één persoon is die een specifiek takenpakket uitvoert, biedt werken met VA’s of een VA bureau de mogelijkheid om voor allerlei deeltaken gespecialiseerde VA’s in te huren. Dit betekent dat je voor elke specifieke behoefte binnen je bedrijf een VA kunt vinden met de juiste vaardigheden en expertise. Hierdoor krijg je niet alleen een breder scala aan expertises, maar ook een hogere mate van flexibiliteit en maatwerk die passen bij de diverse aspecten van je bedrijfsvoering.
Door vooraf een duidelijk plan op te stellen voor communicatie, samenwerking en taakverdeling, kun je ervoor zorgen dat de samenwerking met een virtual assistant soepel verloopt en dat je optimaal profiteert van de voordelen van deze flexibele oplossing. Terwijl zowel de assistent op kantoor als het VA-concept hun eigen unieke voordelen hebben, biedt het werken met een virtual assistant flexibiliteit, efficiëntie en kostenbesparingen die van onschatbare waarde kunnen zijn voor moderne bedrijven die streven naar succes in een steeds veranderende zakelijke omgeving. In combinatie met een secretariaat op kantoor heb je the best of both worlds.
Benieuwd naar hoe een Virtual Assistant jouw bedrijf kan versterken? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek de mogelijkheden voor flexibele, efficiënte en kosteneffectieve ondersteuning. Plan een vrijblijvende afspraak in en laat Moneypenny je ondersteunen op de weg naar succes.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
