Effectief samenwerken met een Virtuele Assistent vraagt vaak een (kleine) investering in tijd aan het begin van de samenwerking. Wij ondersteunen onze nieuwe klanten daarbij tijdens een inwerksessie samen met de kersverse Virtuele Assistent. Doel is om de verwachtingen over en weer helder te maken en ervoor te zorgen dat de werkzaamheden en randvoorwaarden goed gedefinieerd zijn en er duidelijke communicatieafspraken liggen.
Inwerksessie
Onlangs begeleidde ik zo’n inwerksessie op kantoor bij Willem (de opdrachtgever), directeur van een internationale investeringsmaatschappij in Amsterdam. Virtuele Assistent Hester gaat in eerste instantie 20 uur per maand (gemiddeld 5 uur per week) voor Willem aan de slag vanuit haar thuiskantoor in de buurt van Den Haag. Als de samenwerking bevalt kan Hester haar uren opschroeven.
Takenpakket
Gelukkig hadden collega’s van Willem al geregeld dat Hester met haar laptop kon inloggen op het bedrijfsnetwerk, had ze een email adres en toegang tot Willem’s agenda. Mooi, het onderwerp ICT konden we overslaan. Volgende punt was het takenpakket. In het algemeen is het aan te raden om zoveel mogelijk reguliere taken door je Virtuele Assistent uit te laten voeren. Op die manier kan de Virtuele Assistent zelfstandig werken en dan kost het je als opdrachtgever, na de inwerkperiode, vrijwel geen tijd meer. Willem kan bijvoorbeeld veel tijd winnen als hij niet meer zelf zijn zakenreizen regelt. Hester was in haar vorige job bij een multinational verantwoordelijk voor het opzetten van een interne travel afdeling, dus het organiseren van reizen is haar wel toevertrouwd. Een ander taak die Willem graag wil delegeren is het opschonen en bijhouden van de relatiegegevens in het CRM systeem. Nu gebeurt dat niet of nauwelijks, terwijl een up-to-date adresbestand een kritische succesfactor is voor sales- en marketingactiviteiten. Op termijn gaat Hester ook andere reguliere taken uitvoeren, zoals het coördineren van de maandelijkse nieuwsbrief en het bijhouden van de website.
Communicatie
Tot slot hebben we uitgebreid gesproken over communicatie en doorlooptijden. Willem en Hester hebben afgesproken dat Hester 1-2 maal per dag haar mail checkt en dat als er spoedeisende zaken zijn die niet kunnen wachten Willem een sms stuurt. Verder plannen ze elke maandagochtend een telefonische vergadering om de week door te nemen. Een keer per maand gaan ze face2face om tafel en komt Hester die dag op kantoor werken.
Evaluatie
Over 3 maanden gaan we formeel evalueren. Al met al was het een productieve en prettige sessie. Willem en Hester lijken al aardig op elkaar ingespeeld en ik wens ze veel succes toe met de samenwerking. We houden contact!
Marianne is oprichter van Moneypenny en Cloudworkers en bedenker van de Virtuele Assistent.
