Het gebruik van e-mail stijgt naar ongekende hoogtes. Verlofverzoeken, fine tunen van documenten en afspraken over resultaten. Alles, maar dan ook echt alles verloopt via de e-mail. Werkdagen zijn er volledig door gedomineerd en het is dé manier om van alles over de schutting gooien. Ben jij er tenminste (even) vanaf.
Laatst gaf ik een workshop aan het MT van een organisatie. Op moment van aanvang ontbrak er onverwacht iemand. Druk gespeculeer volgde. Zou hij pech onderweg hebben? De afspraak straal vergeten zijn? Misschien zich verslapen?
Zonder hem ging de sessie toch van start. Toen hij een half uurtje later binnenkwam, was iedereen opgelucht en werd er direct gevraagd wat er aan de hand was. Verbaasd antwoordde hij dat hij toch gemaild had wat later te komen. Het ge-oh ja gonsde door de ruimte, maar overduidelijk was dat niemand die mail gelezen had.
Versturen is gelezen? Mis!
En dat is nu net het punt. Er wordt zoveel gemaild dat het een dagtaak is geworden al die mailtjes ook allemaal te lezen. Trucjes om de prioriteit aan te geven als markeringen of een duidelijke onderwerpregel al dan niet in kapitalen, zodat jóuw mail, die toch echt het allerbelangrijkste is, wél gelezen wordt, helpen slechts ten dele. Dus blijven mails ongelezen of worden ‘per ongeluk’ gedelete. Met de nodige (communicatie)problemen als gevolg.
De zender van de mail denkt dat hij zijn taak heeft uitgevoerd en gaat ervan uit dat de ontvanger zijn boodschap gelezen heeft, terwijl die juist door de bomen het bos niet meer ziet. En er vervolgens zelf ook lustig op los mailt om voor zichzelf ruimte te creëren. Het probleem blijft zo fijn in stand…
Managen via e-mail
Goede communicatie is onontbeerlijk om succesvol te kunnen werken. Dat was altijd al zo, maar verdient met Het Nieuwe Werken helemaal de hoogste prioriteit. Hoe zijn er nou goede resultaatafspraken te maken als alles via de mail verloopt? Goede communicatie betekent niet alleen benodigde informatie op transparante wijze met elkaar delen, maar houdt ook in na te denken over het meest geschikte middel hiervoor. Soms is dat de telefoon pakken, op andere ogenblikken een face to face moment inlassen en voor sommige boodschappen volstaat mail.
Ervaren doet leren en zo besloot de organisatie hierboven mail alleen nog maar in te zetten om te informeren. Om iets daadwerkelijk gedaan te krijgen, zijn er talloze betere alternatieven. Zo blijft de mailstroom binnen de perken en krijgen de informerende mails de aandacht die ze verdienen.
Kortom, mail is een ideaal communicatiemiddel, helemaal om plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Maar, hoe paradoxaal het ook klinkt: Het Nieuwe Werken gaat juist ook over persoonlijke communicatie.
___
Marianne Sturman
Directeur Moneypenny en Cloudworkers
Dit artikel is ook gepubliceerd op Nu.nl
