Personeelstekorten zijn in de wereld van secretariaten vaak een groot probleem. Denk bijvoorbeeld aan zwangerschapsverlof of openstaande vacatures. Dit legt druk op je team, werk blijft liggen en soms raken mensen zelfs overbelast. Tot overmaat van ramp gaan de interne klanten (de managers) ‘piepen’, omdat ze ontevreden zijn over het secretariaat.
Bij Moneypenny begrijpen we deze uitdagingen als geen ander. Wij zijn al meer dan 20 jaar actief in het ondersteunen van secretariaten met ervaren Virtual Assistants (VA’s). Onze VA’s hebben talloze bedrijven geholpen om de continuïteit van hun secretariaat te waarborgen, zelfs in de meest hectische periodes.
In dit artikel bespreken we hoe Virtual Assistants een flexibele en kostenefficiënte oplossing bieden voor overbelaste en onderbezette secretariaatsproblemen. Lees verder om te ontdekken hoe VA’s jouw team direct kunnen versterken.
Traditioneel kies je misschien voor een interim secretarieel/administratief medewerker. Die kan tijdelijk helpen tot je collega terug is van verlof of de vacature is gevuld. Dit lijkt direct en effectief. Maar is het dat wel? Het vinden van een freelancer kost tijd en moeite. Door de personeelskrapte hebben ook detacheerders niet direct een geschikte kandidaat beschikbaar. Je voelt de frustratie en hoge kosten al aankomen, terwijl jouw team ondertussen wacht op versterking.
Heb je al eens gedacht aan een Virtual Assistant? Virtual Assistants bieden flexibele ondersteuning op afstand. VA’s kunnen een breed scala aan secretariële taken aan, zoals agendabeheer, organiseren van vergaderingen en diverse administratieve taken. Alles is tot in de puntjes geregeld, zonder dat ze fysiek aanwezig zijn op kantoor. Maar hiervoor moet je dus wel bereid zijn om het tradionele kantoorconcept los te laten!
Het inzetten van een VA biedt verschillende voordelen. Ten eerste, de directe beschikbaarheid van professionele VA’s die kunnen inspringen zodra de behoefte ontstaat. Moneypenny heeft bijvoorbeeld altijd wel één of meerdere VA’s paraat voor korte of lange termijn projecten. Je betaalt bij Moneypenny door onze flexibele urenbundels alleen voor de gewerkte uren, al vanaf zes uur per maand. Dit maakt het niet alleen een kostenefficiënt, maar ook flexibel.
Want wat als je situatie verandert? Stel dat je plotseling meer ondersteuning nodig hebt dan schakel je eenvoudig extra VA’s in. Deze professionals zijn direct inzetbaar en werken volgens vaste processen, dus ze passen zich snel aan. En is er tijdelijk minder werk? Afschalen is net zo makkelijk en wordt snel geregeld zonder lange opzegtermijnen of complexe contracten.
Hoewel het inzetten van een VA veel voordelen biedt, zijn er ook enkele nadelen om in overweging te nemen. Een van de uitdagingen kan zijn dat een VA niet fysiek aanwezig is op kantoor, wat in sommige gevallen de communicatie kan bemoeilijken. Deze uitdaging kan in de praktijk worden opgelost door gebruik te maken van goede communicatiemiddelen en duidelijke afspraken. VA’s zijn gespecialiseerd in het onderhouden van contact op afstand. Ze werken immers niet anders.
Daarnaast kan de beschikbaarheid van een VA beperkt zijn op piekmomenten omdat ze meerdere klanten bedienen. Natuurlijk kan dit worden opgelost door vooraf een goede planning te maken en duidelijke verwachtingen te scheppen. Toch kunnen er onverwachte dingen op je pad komen waardoor je snel moet bijschakelen. Gelukkig hoeft dat nooit een probleem te zijn want, zoals eerder al gezegd, als je meer ondersteuning nodig hebt dan kan je eenvoudig extra VA’s inschakelen.
Ben je op zoek naar een oplossing voor een groot bedrijf met een druk secretariaat? Een Moneypenny VA biedt dan een structurele oplossing. Het is een moderne, praktische oplossing die past binnen jouw dynamische bedrijf door de mogelijkheid om snel op te schalen of af te schalen. Ben je benieuwd hoe dit voor andere bedrijven werkt? Lees dan het interview met Diana van B&T.
Wil je meer weten over hoe een VA jouw secretariaat kan ondersteunen? Neem contact op met Moneypenny voor een vrijblijvende intake en ontdek hoe we de juiste virtuele assistent voor jouw behoeften kunnen vinden.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
