Droom je ook van een herfstvakantie, waarbij je écht kan afschakelen? Een digitale detox, helemaal nergens aan hoeven denken en al helemaal niet aan je werk of je bedrijf? Voor veel mensen lijkt dit een utopie, omdat ‘altijd aan staan’ het nieuwe normaal geworden is. Maar in het digitale tijdperk hoef je natuurlijk niet zélf online te blijven om toch je zaak of afdeling door te laten draaien, want daar heb je een Virtuele Assistent voor…:-)
Een van mijn eigen medewerkers vertelde me laatst dat ze het eigenlijk heel irritant vond om een lang weekend weg te gaan, omdat ze bij thuiskomst alleen maar gestraft werd met een overvolle inbox. Daarom werkte ze zich vooraf altijd helemaal ‘in de stress’ om te voorkomen dat ze op maandagochtend in een ‘ontplofte’ mailbox zou belanden. Ik schrok natuurlijk, maar was blij dat ze me dit vertelde, want dan kon ik daar onmiddellijk wat aan doen.
Wij hanteren nu steevast op belangrijke posten, zoals onze backoffice, het duo-job principe. Du moment dat collega 1 er niet is, wordt collega 2 bijgeschakeld en vice versa. Dit werkt alleen als de collega’s allebei van de hoed en de rand weten en beiden een zekere routine hebben opgebouwd met het takenpakket. Vakanties zijn daardoor geen enkel punt.
Als het voorbeeld van hierboven op jouw werk van toepassing is, dan hebben jullie het op de zaak goed geregeld en heb je tijdens je afwezigheid geen Virtuele Assistent (VA) – assistent op afstand – nodig om je zaken te behartigen.
Maar stel dat je niet zo makkelijk te vervangen bent tijdens je vakantie, omdat jouw bedrijf of afdeling stiekem toch van jou afhankelijk is. Dan biedt een VA uitkomst. In plaats van dagelijks je inbox te checken, laat je jouw ‘vakantie-VA’ in je mailbox inloggen. Zij leest dagelijks de mails, sorteert ze in mapjes, gooit nutteloze nieuwsbrieven weg en seint jou alleen in als er écht bloedspoed is of de wereld – bijna – vergaat. En geen bericht is goed bericht. Je kiest er uiteraard in overleg met haar voor welke melding je in je out-of-office zet.
Hetzelfde geldt voor de telefoon. Van belletjes naar je bedrijf of je mobiel worden notities gemaakt zodat je precies weet wie, waar over gebeld heeft. Zo wordt je niet lastig gevallen met alle dingen die kunnen wachten tot na je vakantie en hoef je je alleen druk te maken over de echt belangrijke zaken! En over de keuze of je aan het zwembad of aan het strand gaat liggen ;-) Voor die fijne digitale detox.
Wil je weten hoe je snel een VA kunt regelen en welke praktische afspraken je daarvoor maakt, zodat jouw zaak tijdens de vakantie gewoon in de lucht blijft? Lees meer: VA gezocht.
(020) 42 60 760 
