Door: Susan Smulders, Partner bij Moneypenny Consulting & Training
Veel ondernemers krijgen jeuk van het woord “werkprocessen”. Ze zien planken vol handboeken voor zich waarin ieder denkbaar detail is beschreven en waar niemand ooit in kijkt. Te veel informatie, niet toegankelijk, te bureaucratisch en meestal niet up-to-date. Alles wat je als ondernemer niet wilt zijn!
Toch zouden veel (kleine) ondernemingen en ondernemers gebaat zijn bij goede werkprocessen. We zien in de praktijk namelijk dat veel ondernemingen draaien op de kennis die in de hoofden van mensen (en vooral van de ondernemer zelf) zit. Dingen gebeuren zoals ze gebeuren – vaak al lang op dezelfde manier.
Dat heeft risico’s die je wellicht als ondernemer liever niet hebt. Ten eerste heb je de gerede kans dat je processen niet optimaal zijn ingericht. Als je niet scherp hebt hoe je processen verlopen is het lastig om te identificeren hoe ze sneller, goedkoper en beter kunnen. Bovendien is er weinig stimulans om ze regelmatig tegen het licht te houden.
Ten tweede is het overdragen van werkzaamheden aan anderen moeilijker. Het kost meer tijd en er is een groter risico op miscommunicatie en fouten. Regelmatig merken we bijvoorbeeld dat onze klanten die een Virtuele Assistent inhuren het lastig vinden om taken en werkzaamheden te delegeren aan hun VA. Een achterliggende reden is vaak de onduidelijkheid over processen, die naar voren komt als je werk wilt overdragen en/of op afstand wilt laten uitvoeren. Het valt ons op dat met name ondersteunende processen in een organisatie vaak het kind van de rekening zijn. kortom: als je je bedrijfsprocessen niet op orde hebt wordt het wel erg lastig om je bedrijf te laten groeien!
Nu pleiten we zeker niet voor een meter handboeken in de kast, maar wel voor een beetje meer aandacht voor (ondersteunende) processen. Dat kan eenvoudig en snel – op basis van onderstaand stappenplan.
Het is altijd lastig om tijd te vinden om je processen in kaart te brengen in de hectiek van alle dag. We pleiten ervoor om er toch eens een dagdeel aan te besteden. Je zult verbaasd zijn wat je in een paar uur voor elkaar kunt krijgen. Uiteraard kun je dat zelf doen. Mocht je daar wat hulp bij kunnen gebruiken? Neem dan snel contact met ons op en vraag naar Susan Smulders of Marianne Sturman.