Vraag jij je af of één Virtual Assistant (VA) genoeg is om jouw bedrijf verder te helpen? Of twijfel je juist of een team van VA’s niet veel effectiever zou zijn voor jouw situatie? Wat is eigenlijk het voordeel van meerdere VA’s, en wanneer is dat slimmer dan werken met maar één persoon? In dit blog leg ik je uit hoe je de juiste keuze maakt tussen één VA of een team, en laat ik zien hoe jij met een flexibele inzet van experts jouw bedrijfsdoelen sneller bereikt.
Het werken met Virtual Assistants (VA’s) wint snel aan populariteit — en dat is niet voor niks. VA’s bieden namelijk veel flexibiliteit. Omdat zij op afstand werken en niet fysiek op kantoor hoeven te zijn, kunnen zij hun uren veel makkelijker spreiden over de dagen, weken en maanden. Daardoor zijn ze in staat om hun inzet precies af te stemmen op de actuele capaciteitsbehoefte van jouw bedrijf. En dat zonder de verplichtingen van een vaste medewerker. Je hoeft geen rekening te houden met reistijden, werktijden of het aantal contracturen. Hierdoor zijn ze ideaal voor taken die variëren in intensiteit of waarvoor fulltime inzet niet nodig is.
Toch betekent dit niet automatisch dat één VA altijd de beste oplossing is. Er zijn situaties waarin het verstandig is om meerdere VA’s in te schakelen.
1. Voor continuïteit bij kritische taken
Sommige werkzaamheden zijn klein in tijdsbesteding (denk aan een uur per dag), maar cruciaal voor de dagelijkse operatie. Denk aan e-mailbeheer, klantencontact of dagelijkse rapportages. Het is in deze gevallen belangrijk dat deze taken altijd doorgaan, ook bij ziekte, vakantie of drukte bij een VA.
Door twee (of meer) VA’s op dezelfde taak in te zetten, wisselen zij elkaar af en blijven ze beiden ingewerkt en efficiënt. Dit waarborgt de continuïteit: als de ene VA even niet beschikbaar is, kan de ander direct inspringen zonder dat er een kennisgat ontstaat.
2. Voor verschillende soorten ondersteuning
Een andere situatie waarin meerdere VA’s van meerwaarde zijn, is wanneer je behoefte hebt aan ondersteuning op verschillende vakgebieden. Denk bijvoorbeeld aan:
Vaak zijn dit taken die ieder voor zich te klein zijn om iemand voor in dienst te nemen. Door per specialisme een VA in te schakelen, haal je precies de expertise binnen die je nodig hebt, zonder onnodige overhead. Je koopt als het ware ‘stukjes’ van verschillende experts in.
Zelf vind ik het grote voordeel van meerdere VA’s ook de schaalbaarheid en risicospreiding. Als ondernemer wil je snel kunnen schakelen. Stel dat je bedrijf groeit en er komt meer werk bij, dan kun je een bestaande VA vragen om meer uren te draaien, maar ook makkelijker een tweede of derde VA aanhaken zonder gedoe.
Bovendien spreid je je risico: je bent niet afhankelijk van één persoon. Dit maakt je organisatie veerkrachtiger.
Als je met VA’s gaat werken — zeker met meerdere — dan is het belangrijk om vanaf het begin aandacht te besteden aan inwerken en overdraagbaarheid van taken. Het inwerken van een VA kost tijd, maar is noodzakelijk om op termijn efficiënt te kunnen werken. Soms zijn er al SOP’s (Standard Operating Procedures) of werkbeschrijvingen aanwezig, maar vaak ook niet.
Een slimme aanpak is om de VA vanaf de start de opdracht te geven om het werkproces dat zij uitvoeren te documenteren. Zijn er nog geen instructies of processen vastgelegd? Dan is dit hét moment om dat te laten doen. Zo zorg je ervoor dat kennis behouden blijft én overdraagbaar is.
Werk je met meerdere VA’s die dezelfde taak uitvoeren? Start dan bij bijvoorbeeld met één VA die niet alleen de taak uitvoert, maar ook het werkproces beschrijft. Deze VA kan dan later andere VA’s inwerken, zodat jij dat niet telkens zelf hoeft te doen. Gaat het om verschillende taken en specialismen, dan moeten de VA’s uiteraard afzonderlijk ingewerkt worden — maar ook dan is het beschrijven van processen onmisbaar.
Met goede documentatie en overdraagbare processen maak je jouw bedrijf niet alleen efficiënter, maar ook beter schaalbaar en minder afhankelijk van individuele mensen.
Of je kiest voor één VA of meerdere VA’s hangt af van jouw behoefte aan continuïteit, diversiteit in werkzaamheden en de gewenste flexibiliteit. Eén VA kan prima volstaan bij overzichtelijke taken of als startpunt. Maar zodra er meerdere specialismen nodig zijn of continuïteit gegarandeerd moet blijven, is het slim (en vaak goedkoper op de lange termijn) om met meerdere VA’s samen te werken.
Het mooie is: jij bepaalt wat je nodig hebt. En dat is nu precies de kracht van werken met VA’s.
Moneypenny helpt dagelijks ondernemers om met de juiste inzet van VA’s hun bedrijf efficiënter en veerkrachtiger te maken. Wil jij weten hoe je het juiste team van VA’s samenstelt voor jouw situatie? Neem contact met ons op en wij helpen jou de beste keuze te maken voor jouw groei.
(020) 42 60 760 
