De virtuele assistent: een (on)gewone medewerker

Vorige maand vertelde ik tijdens een netwerkbijeenkomst aan twee jonge ondernemers dat ik bij Moneypenny werk, en als voorbeeld van wat Moneypenny biedt, noemde ik de virtuele assistent. Echt iets voor drukbezette ondernemers die wel wat hulp kunnen gebruiken. Het eerste beeld dat bij een van hen opkwam was een avatar die je via je beeldscherm vertelt dat je afspraak is gearriveerd. (Dat lijkt mij ook wel wat!) Serieus of niet, ik realiseerde me dat de term ‘virtuele assistent’ nog niet is ingeburgerd.

Wat mij betreft zouden we het ook gewoon ‘assistent’ kunnen noemen. Het enige verschil is immers dat je de medewerker in kwestie niet naar je kantoor laat komen (afgezien van besprekingen bijvoorbeeld), maar dat hij of zij op afstand werkt. Dat je zo een werkplek uitspaart, spreekt in ieder geval élke ondernemer aan.

Hoe werkt het?

Uit het bestand van Moneypenny kun je je eigen assistent kiezen. Deze wordt je persoonlijke vaste medewerker, en dat kan al vanaf enkele uren per week of maand. Dat is nou juist zo mooi: het is ook haalbaar voor kleine bedrijven. Het is geen ‘luxe’, maar een praktische, haalbare oplossing om werkzaamheden uit te besteden. De assistent heeft een thuiskantoor met alle faciliteiten, maar is ook op locatie beschikbaar indien nodig. De taken en werktijden regel je in overleg; je bent niet gebonden aan kantooruren.

Welke taken besteed je uit?

Wat doet een assistent precies? Dat is flexibel en hangt af van je vraag. De werkzaamheden die je aan een assistent kan delegeren zijn heel divers. Een paar voorbeelden:

• Secretarieel: agendabeheer, emails screenen en beantwoorden, organisatie- en regelwerk, correspondentie, (digitale) geluidsbestanden uitwerken, etc.
• Administratief: inboeken van facturen, debiteurenbeheer, bijhouden uren- en onkostenadministratie, etc.
• Internet en webcare: bloggen, twitteren, plaatsten van reacties op fora, bijhouden/analyseren wat er over uw bedrijf geschreven wordt, etc.
• Marketing en communicatie: vervaardigen van marketingplannen, marktonderzoek uitvoeren, schrijven en redigeren van teksten, opzetten en begeleiden van marketingacties, affiliate marketingprogramma’s opzetten en begeleiden, etc.
• Salessupport en klantenservice: emails afhandelen, afhandelen van klachten en vragen, orders invoeren, telefonische support verlenen, klantendossiers bijhouden, etc.
• Specialistische taken: powerpoint presentaties vervaardigen, grafisch ontwerp, copywriting, vertalen, etc.

Een uitgebreide lijst van taken vind je in dit PDF-bestand.
Wil je advies over het uitbesteden van taken? Neem dan gerust contact met ons op.

Rixt Henstra