Wordt thuiswerken in jouw organisatie versneld of tijdelijk ingevoerd vanwege het Corona virus, is thuiswerken voor jouw bedrijf een strategisch wapen in de strijd om schaars talent of wil je er gewoon mee gaan experimenteren? Wat jouw reden ook is, thuiswerken is anders dan op kantoor werken. Bij Moneypenny hebben wij 20 jaar ervaring met werken samenwerken op afstand en delen graag praktische tips met je, zodat je er direct mee aan de slag kan.
Veel teams en afdelingen werken met een dag- of weekstart, een uitstekende manier om met elkaar praktische afspraken te maken over korte termijn doelen, actiepunten, taakverdeling, tips & tops en wat al dies meer zij. Als alternatief voor de face2face dag- of weekstart op kantoor, organiseer je deze reguliere meeting gewoon online. Er zijn talloze tools beschikbaar, waarmee je jouw meeting kan faciliteren. Belangrijk is daarbij een goede geluidskwaliteit en de mogelijkheid om schermen te delen. Binnen de meeste organisaties wordt al lang met zo’n tool gewerkt, zoals Skype for Business. Mocht je er nog niet mee werken, start dan gewoon een Skype sessie op (je kan meerdere mensen aan een gesprek toevoegen en schermen delen) of check Zoom of GoToMeeting.
Als teams op afstand met elkaar gaan werken, samenwerken en communiceren, is het handig om met elkaar heldere afspraken te maken over ieders beschikbaar- en bereikbaarheid. Op kantoor spreekt het vanzelf dat je ‘er’ bent, maar zodra jouw medewerkers uit je gezichtsveld verdwijnen, is het slim om de verwachtingen over en weer goed te managen. Ik zou dit onderwerp trouwens als eerste punt op de agenda zetten tijdens je eerste online meeting!
Afhankelijk van iemands rol in de organisatie of het team is (telefonische) bereikbaarheid tijdens kantoortijden een must. Maar voor veel functies is het natuurlijk niet nodig dat iemand vol continu achter zijn/haar laptop of telefoon zit. Ga vooral niet micromanagen, maar stuur op output! Daarmee bedoel ik dat het voldoende is om met elkaar vast te stellen wat acceptabele respons-, afhandel- en doorlooptijden zijn. En loop voor de zekerheid nog even jullie communicatietools door: vindt de meeste communicatie plaats via e-mail, chat, whatsapp (of een andere berichtentool) of telefoon? Of all of the above? En maak expliciet hoe gaan jullie elkaar bereiken bij urgentie of calamiteiten.
Steeds meer organisaties maken gebruik van een online tool als Slack in plaats van e-mail. Misschien is dit een goed moment om daar eens naar te kijken. En een laatste tip: evalueer tijdens je volgende weekstart hoe het gaat en stel zo nodig bij.
Het voordeel van op kantoor werken is dat je je collega’s regelmatig ziet en in het voorbijgaan nog iets kan bespreken of iets roepen naar een collega die even verderop zit. Ook de minder communicatief vaardige collega’s trek je er op kantoor wat makkelijker bij als je merkt dat er informatie mist of dat communicatie en samenwerken iets stroever verloopt.
Benadruk in het geval van thuiswerken bij je medewerkers het belang van een proactieve communicatie. Collega’s zullen in de thuiswerksituatie hun zichtbaarheid op afstand moeten managen, dus vooral meer in plaats van minder communiceren. Krijg je een vraag of een opdracht van iemand? Bevestig dan dat je die gezien hebt en gaat oppakken. Als je dit niet goed regelt, kan je in jouw team last krijgen van het zogenaamde black box-syndroom, waarbij collega’s zich moeten afvragen of iets dat ze gevraagd hebben überhaupt gezien, begrepen of opgepakt is.
Valkuil hierbij is dat mensen zich nóg meer dan op kantoor gaan verschuilen achter de e-mail. Dat is uit den boze! Als jullie elkaar minder gaan zien, dan is een goede communicatie onontbeerlijk. De telefoon of beeldbellen is dan het beste alternatief voor een face2face meeting. Zit er je iets dwars, begrijp je iets niet, duurt een e-mail schrijven te lang? Pak die telefoon!
Mijn stellige antwoord is ‘ja’, het is helemaal prima als jouw medewerkers thuiswerken combineren met andere activiteiten. In mijn optiek is dit juist een van de allergrootste voordelen van thuiswerken, dat jouw medewerkers de mogelijkheid hebben om hun werk en privé perfect op elkaar af te stemmen. En laten we wel wezen, het kantoor is zo’n beetje de minst productieve werkomgeving die er bestaat…
Een uurtje achter je computer, vervolgens de trap op lopen om er een wasje in te gooien, en dan weer verder. Een betere besteding van je pauze is er niet. En je vangt 2 vliegen in een klap, want als je klaar bent met werken is je huishouden ook op orde en is de rest van je dag stressvrij. Ons devies: stimuleer je medewerkers om, binnen de kaders die je hebt afgesproken qua beschikbaar- en bereikbaarheid, eigen keuzes te maken als het gaat om hun dagindeling en activiteiten.
Als je wil dat thuiswerken in jouw organisatie een succes wordt, dan heb ik 3 tips voor je:
We delen via onze whitepapers veel praktische kennis over flexibel en plaats- en tijdsonafhankelijk werken, je kan ze op onze site vinden en gratis downloaden.
En natuurlijk staan we je graag te woord, mocht je vragen hebben. We kunnen je bijvoorbeeld helpen om je eerste online meeting voor te bereiden, meedenken over jullie thuiswerkbeleid, een training geven aan leidinggevenden over het aansturen van thuiswerkers of samen met jou kijken of thuiswerken iets voor jullie is. Laat maar weten, ik hoor graag van je via e-mail of 06-51222840.
(020) 42 60 760 
