Op afstand inwerken – “Dit is hoe ik het doe!” VA May vertelt over hoe makkelijk het tegenwoordig is

Door: May Meppe, VA bij Moneypenny

Als VA werk ik voor Moneypenny vooral vanuit Spanje. Ik ben om de paar maanden in Nederland, maar vaak komt het net niet goed uit om met opdrachtgevers af te spreken. Omdat ik bijvoorbeeld al van start moet gaan net in een periode dat ik niet in Nederland ben. Daarom word ik regelmatig online ingewerkt. Je zou misschien denken dat dat lastig is, omdat je dan de face2face connectie mist en naar verwachting minder informatie uit kunt wisselen… Maar ik heb zelf ondervonden dat dat voor mij dus écht niet het geval is. Er zijn tegenwoordig zo ongelofelijk veel mogelijkheden om online samen te werken, dat remote inwerken ook echt net zo goed kan gaan als in persoon inwerken.

Ik heb daarom in 3 punten kort beschreven hoe ik omga met online inwerken. Deze tools en tips zijn niet baanbrekend of nieuw, maar ik merk dat ze echt goed werken en dat je als VA of opdrachtgever hier zeker voordeel uit kunt halen!

1. Het belang van een goede voorbereiding

Voordat de afspraak begint is van groot belang dat beide partijen zich alvast goed hebben voorbereid. Ik zorg er altijd voor dat ik een goede internetverbinding heb, dat ik niet in een rumoerige omgeving zit en dat ik pen en papier bij de hand heb, of de Notities app heb open staan op mijn laptop.

Ik verwacht van de betreffende opdrachtgever dat ik al van tevoren heb vernomen wat voor soort programma’s ik nodig heb en hoe ik daarvoor kan inloggen. Het is dus van belang dat de opdrachtgever alvast een inlog aan heeft gemaakt voor mij, als dat van toepassing is.

Ik zorg er op mijn beurt voor dat de benodigde programma’s zijn gedownload en geïnstalleerd. Dat ik ben ingelogd en dat we zo direct aan de slag kunnen.

2. Inbellen met Skype en delen van schermen

Via Skype bellen we dan in en vervolgens deelt de opdrachtgever vaak zijn/haar scherm met mij. Zo kunnen we bellen en tegelijkertijd door de programma’s lopen. Het werkt het beste wanneer de opdrachtgever al duidelijk weet welke taken / stappen ik zal gaan leren, zodat we die dan samen kunnen doorlopen.

Als Skype niet werkt of een opdrachtgever niet met Skype werkt kies ik ervoor om te werken met TeamViewer en bijvoorbeeld Facetime/Whatsapp Audio. Zo voelt het eigenlijk altijd alsof we direct naast elkaar zitten wanneer we met elkaar bellen en de werkzaamheden doorlopen.

Tijdens het gesprek maak ik in mijn Notities app aantekeningen. Vaak herhaal ik wat ik heb opgeschreven in de vorm van: “Dus als ik [x] doe, dan doorloop ik de volgende stappen… Klopt dat?” En zo lopen we stap voor stap voor de taken en de programma’s.

3. Bijhouden taken in Trello

Om bij te houden welke taken er gedaan moeten worden, welke “in progress” zijn en welke taken voltooid gebruik ikzelf Trello. Trello is een mooie app waarmee taken in een handig overzicht gezet kunnen worden. Bij de taken plaats ik dan een opmerking als dat nodig is en de opdrachtgever doet dat ook.

Tijdens het inwerken vind ik het ook handig om even kort samen door een Trello bord te lopen. Zodat ook voor beide partijen duidelijk is hoe het bord gebruikt zal worden.

Wrap up

Ik hoop dat dit jou meer inzicht geeft in het remote inwerken! Eigenlijk heel logisch en makkelijk, maar ik denk toch dat het fijn is als iemand het eens uittypt.

Het belangrijkste met inwerken is dat je een goede verbinding hebt, dat je niet zit te knutselen met inloggen of downloaden van programma’s en dat de opdrachtgever scherp heeft wat er van jou verwacht wordt. Ik heb zelfs gemerkt dat online inwerken zelfs misschien wel efficiënter is dan face2face, omdat je sneller “to the point” komt.

Meer informatie?

Heb je meer interesse in Remote werken en hoe wij dat doen? Ben je op zoek naar een VA of wil je als VA aan de slag? Laat het ons weten via een mailtje, of volg ons op één van onze social media kanalen: Youtube, Insta, FB, Linkedin, Twitter,

Succes!