Nu thuiswerken onder kantoorpersoneel gemeengoed is geworden, dienen zich talloze nieuwe mogelijkheden aan voor wonen en werken. Een ervan is het fenomeen digital nomad, een variant waarbij iemand al reizend – bij voorkeur buiten Nederland – via een laptop en een internetverbinding haar/zijn werk doet. En hoewel jij als werkgever inmiddels ervaren hebt dat thuiswerken alleszins meevalt, klinkt het idee dat jouw medewerker voorlopig helemaal niet meer naar kantoor komt je niet als muziek in de oren. Toch adviseer ik je als werkgever een dergelijk verzoek niet direct af te wijzen, maar serieus te verkennen of digital nomading in het kader van jullie samenwerking toch een haalbare kaart is.
Als een medewerker jou iets vraagt waarbij direct je haren al overeind gaan staan, dan heb je waarschijnlijk een negatieve grondhouding ten aanzien van het idee alleen al. Dan wordt het nooit wat. Probeer in dit geval écht open te staan voor het feit dat jouw medewerker 100% op afstand wil gaan werken. En realiseer je dat jullie er beiden alleen maar mee te winnen hebben als je op de een of andere manier kan zorgen dat deze medewerker aan boord blijft, want een goeie kracht wil je toch niet laten gaan?
Jaren geleden was ik vaste klant bij een PR bureau en werkte ik heel prettig samen met Floortje, een van hun communicatiemedewerkers. Op een dag belde Floortje om te vertellen dat ze helaas afscheid moest nemen, omdat ze binnenkort met haar man naar het buitenland zou verhuizen. Aangezien de werkrelatie met Floortje toch al op afstand plaatsvond, heb ik voorgesteld dat Floortje haar werkzaamheden vanuit haar nieuwe woonplaats zou voortzetten. Het PR bureau was daardoor niet alleen een topmedewerker maar ook nog eens een leuke klant kwijt…
Ik hoor je al denken: “als ik dit toesta, waar houdt het dan op? Straks heb ik een leeg kantoor en is mijn tent onbestuurbaar geworden!” Dan heb ik nieuws voor je: de wereld is voorgoed veranderd. Het bewijs is geleverd dat werken en samenwerken prima digitaal kan. En daarmee is de weg (eindelijk) geplaveid voor mensen om hun werk en leven nóg beter op elkaar af te stemmen. Gelukkig zijn we niet allemaal gelijk en is voor velen het leven van een digital nomad een schrikbeeld. Het gros van jouw medewerkers zal het liefst regelmatig naar kantoor blijven komen. Maar je kan wel verwachten dat medewerkers met creatieve ideeën gaan komen, zoals hun (dure) leven in de Randstad verruilen voor een stresslozer bestaan in Twente.
Je kan het je als werkgever niet permitteren om nog langer het one size fits all- principe aan te hangen en je zal dus maatwerk arbeidsarrangementen moeten gaan afspreken. En guess what, niet alleen jouw medewerkers, maar ook jij als werkgever gaat hiervan profiteren. Want een medewerker wiens privé-werk balans perfect is, zit goed in haar vel en zet voor jouw bedrijf nóg betere prestaties neer.
En trouwens, zou je zelf ook niet stiekem wat vaker vanuit je vakantiehuisje in Vinkeveen of Ameland willen werken? Want werken en samenwerken op afstand betekent ook sturen op afstand. En waarom zou jij daarvoor op kantoor moeten zitten? :-)
Okay, je staat nu hopelijk open voor het idee van de ‘thuiswerkplus’-optie, maar je hebt wel een zaak te runnen. Dat betekent dat wat je met je medewerkers afspreekt ook moet passen binnen jouw bedrijfsbeleid. En daarbij zijn wettelijke kaders van groot belang.
Je wil met je bedrijf geen risico’s lopen en een probleem met de Belastingdienst kan je er niet bij hebben. In mijn eigen organisatie stel ik daarom 2 harde eisen: de medewerker moet een vast adres én een bankrekening in Nederland hebben. Anders gaat het feest niet door. Zo woont en werkt mijn medewerker May een groot deel van het jaar vanuit Spanje. Lees hier het interview met May. In de meeste gemeentes is het overigens geoorloofd om maar liefst 8 maanden in het buitenland vertoeven, zonder dat je je hoeft uit te schrijven.
Organisatorisch gezien moet het natuurlijk geen zooitje worden. Dus, als iemand van plan is in Australië rond te gaan reizen, dan kan het tijdsverschil wel eens een showstopper worden. Kijk in zo’n geval naar het takenpakket. Werkt jouw medewerker op de klantenservice en moeten telefoontjes uit Nederland binnen kantoortijden beantwoord worden, dan kan je het plan Australië direct afschieten. Zit iemand geregeld in videocalls en vraagt de job veel communicatie met Nederland? Helaas, een no go vanuit de andere kant van de wereld, binnen Europa zou het prima kunnen. Werkt iemand daarentegen op de administratie en houdt die zich bezig met inboek- en controlewerkzaamheden? Dan maakt het niet zoveel uit waar en wanneer die werkzaamheden worden uitgevoerd, mits ze binnen de afgesproken deadlines worden voltooid.
Het begrip (a)synchroon werken kan een handig hulpmiddel zijn om een functie te beoordelen op de mate waarin onafhankelijk van tijd en plaats gewerkt kan worden. Bij synchroon werken moeten mensen op dezelfde tijd op dezelfde plaats zijn om de werkzaamheden te verrichten (zoals het voeren van een lastig gesprek). En bij asynchroon werken kunnen individuen het werk uitvoeren, waar en wanneer ze maar willen. Natuurlijk zit daar van alles tussenin. Download hier het whitepaper dat we hierover geschreven hebben voor meer tips & tricks.
Iemand die niet sterk is in proactieve communicatie is in de regel niet geschikt om 100% op afstand te werken. Tenzij de betreffende medewerker natuurlijk weinig hoeft te communiceren, zoals de eerdergenoemde boekhoudmedewerker. Maar dan nog is communicatie een kritische succesfactor voor samenwerken op afstand. Wees daar dus scherp op bij het samenstellen van het arbeidsarrangement van je medewerker.
Zorg daarnaast dat teams heldere afspraken maken over beschikbaar- en bereikbaarheid. Ik zie zo vaak dat thuiswerken de schuld krijgt als de samenwerking stroef verloopt, terwijl dat bijna altijd komt omdat afspraken niet duidelijk zijn.
Mijn advies is om goede afspraken te maken over respons- en doorlooptijden en je niet bezig te houden met de werktijden. Je kan dus prima afspreken dat een mailbox 2 x per dag, bijvoorbeeld aan het begin van de ochtend en aan het begin van de middag, wordt behandeld, maar blijf weg van afspraken als: jij werkt van 9-12 en van 13-17 uur. Als je wil weten of iemand bereikbaar is kijk je in haar agenda (agenda’s zijn altijd opengesteld voor collega’s!) en anders spreek je een bericht in of laat je een Whatsappje achter. Je moet er overigens wel van op aan kunnen dat je binnen 1-2 uur reactie krijgt, benoem dit ook in je teamafspraken sessie.
Tot slot is het slim om naast de ongestructureerde communicatie ook vaste contactmomenten binnen teams of met specifieke medewerkers in te bouwen. Bij Moneypenny hebben we bijvoorbeeld iedere maandagochtend een team videocall. Deze call is heilig en je moet wel een heel goed excuus hebben om daar niet bij aanwezig te zijn.
Bij Moneypenny zijn wij al 20 jaar specialist in thuiswerken en werken en samenwerken op afstand. Dus deze 5 tips zijn het topje van de ijsberg. Wil je sparren over de specifieke situatie in jouw organisatie? Aarzel niet om contact met mij op te nemen via e-mail of 06-51222840.
(020) 42 60 760 
