Je inbox structureren – Dit is hoe Virtuele Assistent May dat voor haar klanten doet!

Omdat ik deze kennis graag deel heb ik in dit blog omschreven hoe ik het structureren van een inbox aanpak. Heb je nog andere tips of aanvullingen? Die zijn zeer welkom! Stuur mij alsjeblieft een mailtje: may.meppe@moneypenny.nl. Dit is één manier om het te doen en ik ben daarom ook heel benieuwd hoe anderen aanpakken en waar ik nog kan leren!

Het komt vaak voor dat mensen meer dan 100 ongelezen e-mails open hebben en werken met de aanpak: “Als het ongelezen staat, dan moet ik het nog oppakken. Wat gelezen staat, heb ik gedaan.” Ik snap deze aanpak, maar ik denk dat het handiger kan. Ik zie de mailbox het liefst zo leeg mogelijk en zonder ongelezen mails en daarom presenteer ik hier: mijn stappenplan.

Het eerste dat ik doe wanneer ik in een nieuwe mailbox mag gaan structureren is archiveren. Het archief is mijn grote vriend. Daar parkeer ik eigenlijk alles, omdat ik het “misschien” nog nodig heb en terug wil kunnen vinden. Alle mail van 2018 en daarvoor archiveer ik altijd meteen.

Het klinkt misschien een beetje extreem, maar alle mail behalve die van de twee meest recente  maanden archiveer ik ook. De klant schrikt hier misschien van, maar mijn ervaring is dat als iets écht urgent is of over het hoofd is gezien, je daar heel recent een mail van hebt.

Vervolgens maak ik een tijdelijke map aan en vraag ik de klant deze later te doorlopen en te categoriseren aan de hand van de nieuwe mappen structuur. Ik noem de map ‘doorlopen 2019’ of ‘SEPT/OKT19’. Als het goed is, is de hoofd mailbox nu (al) leeg. We beginnen weer met een schone lei. Als we echt iets nodig hebben, kunnen we het vinden in het archief.

In dit geval is het archief een map in de mailbox van Outlook of Google, maar ik zie ook vaak dat sommige klanten al werken met een CRM systeem waar ook mails kunnen worden gearchiveerd. Het gebruik van een CRM systeem waar alle informatie in bewaard wordt vind ik zeer handig en aan te raden, maar als het gaat om een kleinere mailbox / klant voldoet de archief map ook, vind ik.

Vervolgens maak ik een mappen structuur aan voor het categoriseren van inkomende mails in de postvak-in. Afhankelijk van de klant kunnen de mappen iets wisselen, maar vaak is dit de hoofdstructuur:

1. Vandaag
2. Deze week
3. Ter info meelezen
4. Verzonden/nakijken
5. Bewaren/bonnen
6. Nieuwsbrieven

Dit zijn de mappen waar ik mee werk en dit zijn een aantal “regels” die ik volg:

• Rule number one… We werken niet meer met ongelezen/gelezen mails. Alles wat in een map staat moet opgepakt worden. Op deze manier zijn we geen tijd meer kwijt aan het ongelezen maken van mails of nadenken over of iets opgepakt is door de VA/klant. Staat het in de map? Dan is het een to do. Heb je gereageerd? Dan dien je de mail meteen te archiveren. Dit geldt vooral voor mappen 1 t/m 5.
• Bij 1) Vandaag categoriseer ik uiteraard de mails die prioriteit hebben en vandaag opgepakt moeten worden. Ik spreek met de klant af dat hij deze mailbox minimaal 2x per dag gaat checken en altijd aan het eind van de dag probeert leeg te hebben.
• Bij 2) Deze week komen de mails die geen spoed hebben, maar wel opgepakt moeten worden. Op vrijdag organiseer ik vaak een uurtje met de klant om deze mailbox aan te pakken, door te lopen en te legen.
• Bij 3) Ter info meelezen plaats ik de mails die wel gelezen moeten worden, maar waar niet op gereageerd hoeft te worden. Zoals wanneer mijn klant in de CC staat. Heeft de klant het gelezen? Ik laat het hem/haar meteen archiveren.
• Bij 4) Verzonden/nakijken plaatst de klant e-mails die hij/zij heeft beantwoord, maar die opgevolgd moeten worden/nagekeken moeten worden. Dit zijn belangrijke mails waar een antwoord op wordt verwacht. In Outlook is hier een speciale functie voor, die heet ‘boomerang’, maar ik vind het fijn om op deze manier te werken.
• Bij 5) Bewaren/bonnen plaatsen we mails met facturen of bonnen. Deze sla ik vervolgens op, of ik verwerk ze in de administratie. Zodra het is verwerkt archiveer ik de mail weer, zodat deze map ook leeg is wanneer ik alles heb verwerkt.
• Bij 6) Nieuwsbrieven komen vanzelfsprekend de nieuwsbrieven terecht. Vanaf het moment dat we samenwerken zorg ik ervoor dat elke keer als er een nieuwe nieuwsbrief verschijnt in de mailbox ik deze noteer op een lijst met organisaties waarvan wij een nieuwsbrief ontvangen. Ook maak ik een nieuwe regel aan voor dat e-mail adres (de regel is: e-mails van dit adres automatisch categoriseren in de mailbox 6). Deze mail zal dan altijd direct naar de nieuwsbrieven map worden verplaatst. Dat scheelt mij weer werk in de toekomst.

De lijst met nieuwsbrief organisaties neem ik één keer per maand door met de klant: “Welke wil je wel en niet houden/nalezen?” In het weekend krijgt mijn klant de tijd om de nieuwsbrieven te lezen, op maandag verwijder ik alle mail die in deze map staat.

Nu kunnen we aan de slag! Per dag bezoek ik de mailbox 2 of 3 keer. In de ochtend, middag en het begin van de avond. Ik categoriseer de mails, hier en daar kan ik zelf reageren, of mijn klant erop attenderen dat hij actie moet ondernemen.

Gaandeweg kom ik er altijd samen met de opdrachtgever achter wat voor hem/haar wel of niet werkt en waar we mappen moeten bijvoegen/verwijderen/finetunen. Zo gaat dat bij elke samenwerking… Elkaar leren kennen, aanpassen en finetunen. Dit is in ieder geval een structuur die in mijn ervaring een fijne start geeft! Ik ben benieuwd wat je hiervan vindt. Laat het me weten via een mailtje of vind ons op Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter.