Door: Marianne Sturman
Vandaag is het Secretaresse Dag! De enige dag in het jaar dat je zelf iets moet onthouden, namelijk dat je dat bloemetje voor je secretaresse bestelt als dank voor alle rotklussen die zij (m/v) jou gedurende het jaar uit handen neemt. En terwijl je dat bloemetje bestelt, pak dan ook even een moment om te reflecteren op jullie samenwerking. Halen jullie eruit wat erin zit? Vind je dat je voldoende ontzorgd wordt en, net zo belangrijk, denk je dat zij jou een fijne baas vindt? Wat kan er anders, beter, slimmer?
In het kader van mijn business, het leveren van Virtual Assistants (persoonlijke assistenten op afstand) kom ik bij veel bedrijven over de vloer om te praten over hun behoefte aan secretariële ondersteuning. En die varieert enorm, want ieder bedrijf en iedere manager is anders. Omdat onze VA’s onze klanten op afstand, meestal vanuit hun thuiskantoor, van dienst zijn, is de werkplek steevast onderwerp van gesprek. Bij organisaties zonder kantoor is dat uiteraard een non issue. Maar zodra er sprake is van een kantoor, blijkt regelmatig dat dit onderwerp gevoelig ligt.
Gelukkig blijkt dat ik na al die jaren in dit vak de categorie ‘moderne manager’ redelijk gemakkelijk weet te enthousiasmeren voor een secretaresse op afstand, die in veel situaties een échte meerwaarde ten opzicht van de kantoortijger biedt.
Wat veel managers met een secretaresse op kantoor bijvoorbeeld hinderlijk vinden is dat hun secretaresse al naar huis is als zij eindelijk na een dag vergaderen even willen overleggen. Ook de parttime secretaresse kan een doorn in het oog zijn, want op woensdag en vrijdag zul je urgente zaken zelf op moeten pakken. Dan toch liever een assistent die niet aan kantoortijden gebonden is en met wie je ’s ochtends vanuit de auto je agenda en je inbox kan doornemen, zodat zij aan de slag kan terwijl jij in afspraken zit. Of iemand die in de avonduren de stijl-, spel en tikfouten uit je offerte haalt en die nog even (net op tijd) doorstuurt naar de klant. En, niet onbelangrijk, een assistent die veel minder kost, omdat ze niet wordt afgeleid door het geklets op kantoor (en geloof me, de afleiding op kantoor is vele malen groter dan thuis).
Daar kunnen hele goede redenen voor zijn! Zij heeft niet alleen de taak om managers te ondersteunen met zaken als agendabeheer, telefoon, post- en email behandeling, en projectondersteuning, maar is vaak de spin in het web, degene die er altijd is voor een luisterend oor. En vergeet niet, ze ontvangt ook gasten, attendeert jou er fijntjes op als je volgende afspraak er is en je kan lekker iets naar haar roepen, zodat je het kwijt bent.
Gelukkig zorgen moderne communicatiemiddelen ervoor dat je de keuze hebt. Wil je gebruik maken van de flexibiliteit en lagere kosten van het op afstand werken, neem schakel dan een VA in. Vind je het belangrijk dat er op kantoor iemand is die het fort bewaakt met alle voordelen van dien, ga dan voor het klassieke model, waar uiteraard helemaal niets mis mee is. En dan is er ook nog het hybride model: een assistent die een paar dagen per week op kantoor is en de rest, verdeeld over alle dagen, vanuit huis. Alles kan, mits je er samen met jouw secretaresse een goede modus voor kunt vinden waar jullie je allebei prettig bij voelen.
Vergeet in elk geval vandaag niet om een attentie te regelen (het kan nog), wie jou ook ondersteunt. Happy Secretary’s Day!
(020) 42 60 760 
