Je secretaresse is er even niet. Ziek, met verlof of onverwacht vertrokken. En ineens merk je hoeveel er op haar bureau samenkwam. De agenda loopt vol, mails blijven liggen, de telefoon gaat over en niemand pakt de losse eindjes op. Precies op het moment dat jij je met je eigen werk bezig wilt houden, ben je bezig met brandjes blussen.
Gelukkig hoef je niet weken te wachten tot je iemand hebt gevonden. Met een virtueel assistent regel je snel vervanging voor je secretaresse, zonder uitzendcontract en zonder lange zoektocht. In deze blog lees je welke opties je hebt, hoe snel een VA kan invallen en welke taken zij direct overneemt.
Een secretaresse houdt meer draaiende dan vaak zichtbaar is. Ze bewaakt de agenda, filtert de mail, staat mensen te woord en zorgt dat afspraken en documenten kloppen. Valt ze weg, dan komt dat werk niet vanzelf stil te liggen. Het schuift door naar jou of naar collega’s die er hun eigen werk bij moeten doen.
Het gevolg merk je meestal al binnen een paar dagen. Afspraken worden dubbel gepland, klanten wachten langer op antwoord en belangrijke mails zakken weg in de drukte. Hoe langer de situatie duurt, hoe meer er blijft liggen. Juist daarom wil je snel iemand die het overneemt, ook al is het tijdelijk.
Als je secretaresse uitvalt, zijn er grofweg drie manieren om vervanging te regelen. Ze verschillen in snelheid, kosten en flexibiliteit.
Een uitzendkracht of zzp’er kan werken, maar kost vaak tijd om te vinden en vraagt soms een werkplek. Een virtueel assistent werkt op afstand en valt binnen de afgesproken termijn in, zonder dat je een bureau hoeft te regelen. Voor een tijdelijke invulling van je secretariaat is dat vaak de snelste route. Lees ook hoe je interim administratieve ondersteuning regelt als het werk zich opstapelt. Gaat het specifiek om uitval door zwangerschapsverlof, dan lees je in het artikel over vervanging bij zwangerschapsverlof hoe je dat regelt.
Een virtueel assistent werkt op afstand en heeft geen werkplek of inwerkperiode op kantoor nodig. Daardoor kan zij sneller aan de slag dan een kracht die je eerst fysiek moet inwerken. Bij Moneypenny werk je met een vaste eigen VA die zich richt op jouw manier van werken.
Omdat een VA gewend is om snel in nieuwe situaties te schakelen, pakt zij de lopende taken vlot op. Ze werkt met de systemen die je al gebruikt, dus je hoeft niets om te bouwen. Zo houd je de continuïteit vast op het moment dat je die het hardst nodig hebt.
Wil je zien hoe een VA een druk secretariaat overneemt? Lees dan hoe virtual assistants een overbelast secretariaat ontlasten.
“Als je secretaresse uitvalt, heb je geen weken de tijd om te zoeken. Je wilt vandaag verder. Een vaste virtual assistant kan snel invallen en de boel draaiende houden, zodat er niets blijft liggen op het moment dat het er het meest toe doet.”
Marianne Sturman, oprichter Moneypenny – het VA-bureau voor ondernemers en teams, al 26 jaar specialist in Virtual Assistants.
Een virtueel assistent neemt de taken over die je secretaresse normaal doet. Dit zijn de meest voorkomende:
Dit sluit aan op de reguliere secretariële ondersteuning van Moneypenny. Je bepaalt zelf welke taken je overdraagt en welke je in eigen hand houdt.
Bij Moneypenny maken we een tijdelijke overname zo eenvoudig mogelijk. We starten altijd met een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Daarin bespreken we welke werkzaamheden tijdelijk moeten worden overgenomen en welk abonnement het beste aansluit bij jouw situatie.
Vervolgens maak je kennis met de virtueel assistent die de werkzaamheden gaat oppakken. Is er een goede klik? Dan starten we met een kick-off waarin de werkzaamheden, prioriteiten en afspraken worden doorgenomen. Zo kan de ondersteuning snel van start gaan.
Je virtueel assistent werkt gewoon in de agenda, mailbox en software die je al gebruikt. Je hoeft dus geen nieuw systeem te implementeren. Daardoor sluit de ondersteuning naadloos aan op jullie werkwijze en merken collega’s en klanten zo min mogelijk van de tijdelijke vervanging.
Keert je vaste secretaresse terug? Dan zorgen we voor een zorgvuldige overdracht. Daarna schaal je het abonnement eenvoudig per kalendermaand af of stop je het, afhankelijk van wat je nodig hebt.
Bij Moneypenny werk je met een maandabonnement op basis van uren. Je kiest vooraf hoeveel uur per maand je nodig hebt en betaalt daarvoor een vast bedrag. Heb je in een drukke periode meer uren nodig, dan reken je die achteraf af tegen het meerurentarief van je pakket.
Alle pakketten zijn maandelijks opzegbaar. Alle tarieven zijn exclusief btw. Voor een tijdelijke vervanging is dat prettig. Je zet de ondersteuning aan zolang je secretaresse weg is, en stopt of schaalt terug zodra ze terug is. Bekijk de tarieven en pakketten of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek om te zien wat past.
Een virtueel assistent werkt op afstand en heeft geen werkplek nodig, waardoor zij binnen de afgesproken termijn snel kan invallen. Tijdens de kick-off bespreek je wat er als eerste opgepakt moet worden.
Agendabeheer, mailbox bijhouden, telefoon en eerste aanspreekpunt, vergaderingen voorbereiden en notuleren, administratie en facturatie, en het beheren van documenten. Je bepaalt zelf wat je overdraagt.
Bij Moneypenny start het bij €550 per maand voor 8 uur (Sprout) en loopt het op tot €5.500 voor 100 uur (Scale XL). Extra uren gaan tegen het meerurentarief. Alle tarieven zijn exclusief btw.
Ja. De pakketten zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van een maand. Je schaalt terug of stopt zodra je vaste secretaresse haar werk weer oppakt.
Ja. Je VA werkt met de agenda, mailbox en software die je al gebruikt. Er is geen vast systeem dat je moet overnemen; afspraken hierover maak je tijdens de kick-off.
Geheimhouding is contractueel vastgelegd met een boetebeding, en een thuiswerkprotocol regelt de informatiebeveiliging. Je VA werkt in loondienst bij Moneypenny, niet als losse zzp’er.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
