Wat is het verschil tussen een secretaresse op kantoor en een Virtueel Assistent (VA)? En zijn deze verschillen nog belangrijk naarmate de grenzen tussen online en offline vervagen? Hoewel de behoefte aan samenwerken op één locatie blijft bestaan, groeit de populariteit van hybride werken. Hybride werken betekent dat je zowel virtueel werkzaamheden uitvoert als op een fysiek kantoor. Gezien fysiek en virtueel werken steeds meer samensmelten, is het juist belangrijk om de verschillen tussen de twee niet te vergeten. Als hybride-werken-expert en oprichtster van Moneypenny deel ik met jou de verschillen tussen secretaresses op kantoor en virtuele assistenten.
Het meest voor de hand liggende verschil tussen de taken die een secretaresse op kantoor of een VA uitvoert, is de aard van de taak. Ben jij een drukke manager bij een groot bedrijf? Dan is het prettig dat jouw secretaresse helpt bij het gastvrij ontvangen van jouw zakenrelaties. Hiervoor moet jouw assistent fysiek aanwezig zijn op kantoor. Als het daarentegen gaat om taken zoals agendabeheer en het plannen van afspraken, dan kan een virtueel assistent dit net zo goed uitvoeren.
Wanneer je de inzet van een VA vergelijkt met een assistent op kantoor, dan zijn kostenoverwegingen ook belangrijk. Een secretaresse op kantoor betaal je niet alleen voor beschikbaarheid tijdens kantooruren, maar ook voor eventuele downtime en niet productieve momenten. Dit kan een bewuste keuze zijn als beschikbaarheid en bereikbaarheid tijdens kantoortijden essentieel zijn voor de rol die jouw assistent voor je uitvoert. Ook wanneer er vaak spoedeisende of ad hoc taken zijn, dan is het handig dat jouw assistent (op bepaalde dagen) fysiek op kantoor is.
Anderzijds betaal je een VA alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren. Hierdoor bespaar je kosten en verhoog je de productiviteit. Wanneer jouw assistent geen spoedeisende taken vervult, biedt een VA een goedkopere uitkomst. Het is dan wel van belang dat je samenwerkt met een VA die flexibel omgaat met wisselende uren. Het voordeel van een VA via een bureau is dat het bureau de VA ondersteunt bij het halen van de gewenste uren. Jij hoeft je dus geen zorgen te maken over de uren die je de VA aanbiedt. Zit je in een piekmoment qua werk? Dan kun je altijd flexibel op- en afschalen. En is er toch een keer een urgente taak? Een VA werkt vanuit de eigen werkplek, waardoor er geen reistijd is voordat een taak wordt uitgevoerd.
Een secretaresse op kantoor voert over het algemeen een vast takenpakket uit. De voornaamste taken zijn agendabeheer, het plannen van afspraken en het beheren van je mailbox. Een VA helpt jou, naast de secretariële ondersteuning, ook met bijkomende expertises. Dit zijn uitlopende zaken zoals ondersteuning bij social media, marketing, projectmanagement, HR & recruitment en meer. Voor diverse deeltaken kan je via een VA-bureau een professional met de juiste know-how inzetten. Zo maak je voor elke specifieke behoefte gebruik van een geschikte expert.
Aangezien jouw assistent op afstand niet fulltime voor jou werkt, is het belangrijk om goede afspraken te maken over de samenwerking. Stel een duidelijk plan op over de taken en de manier van communiceren. Zo zorg je ervoor dat de samenwerking met jouw VA soepel verloopt. Op deze manier profiteer je optimaal van jouw flexibele ondersteuning.
De assistent op kantoor biedt een verzekerde continuïteit, want je hebt fulltime ondersteuning. Dit betekent dat je ook betaalt voor de minder productieve momenten. Een assistent op afstand, aangemeten op de verschillende expertisegebieden waar jij behoefte aan hebt, biedt daarentegen een hogere mate van flexibiliteit en productiviteit. Je betaalt alleen wanneer je jouw VA vraagt een taak voor jou uit te voeren.
Nu je de verschillen tussen de assistent op kantoor en de assistent op afstand weet, ben je het waarschijnlijk eens met dat beide vormen van ondersteuning elk hun eigen unieke voordelen hebben. Jouw voorkeur hangt waarschijnlijk af van of je veel spoedeisende taken hebt, of dat jouw taken niet tijdafhankelijk zijn. Waar de VA jou alleen ondersteunt met een specifieke expertise wanneer het nodig is, staat de secretaresse op kantoor altijd klaar voor het uitvoeren van secretariële taken. Verlang jij graag naar de service van een kopje koffie op kantoor, maar heb je zo nu en dan ook behoefte aan een specifieke expertise? Dan kan een combinatie van de twee ook een mooie oplossing zijn. Door de juiste balans te vinden tussen een kantoorassistent en een virtuele assistent, kun je optimaal profiteren van continuïteit en flexibiliteit afgestemd op jouw specifieke behoeften. Zo profiteer je van het beste van twee werelden!
In een vrijblijvend gesprek kunnen we sparren over de mogelijkheden of lees hier meer over onze diensten op de Moneypenny Virtual Assistance-pagina.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
