Is een Virtual Assistant hetzelfde als een secretaresse op afstand? Ja…en nee!

Secretariaatswerkzaamheden

Eerlijk is eerlijk, onze VA’s nemen veel van onze opdrachtgevers nog steeds de klassieke secretariaatstaken uit handen, zoals agendabeheer, verslaglegging en het managen van de dagelijkse stroom aan e-mails. En dat doen ze veel en graag.

Maar we zien ook dat er opdrachtgevers zijn die net zo lief zelf hun afspraken plannen, hun inbox beheren en actiepunten tijdens meetings te noteren en deze met een druk op de knop distribueren. Dit type opdrachtgever heeft dus een hele andere ‘ondersteuningsbehoefte’.

Je kan het zo gek niet bedenken of een VA kan je ermee helpen

De taken die onze VA’s voor opdrachtgevers uitvoeren noemen wij vaak ‘randzaken’. Dat is dan geredeneerd vanuit het perspectief van de ondernemer of (project)manager. Simpel gezegd: wat wil je zelf doen en wat zou je elders willen beleggen.

We werken voor veel verschillende typen ondernemers en managers. Ik noem, ter inspiratie, hieronder een aantal voorbeelden:

• Voor een trainingsbureau:
  Trainingen op de website plaatsen, aanmeldingen verwerken, bevestigingen versturen, locaties regelen en/of online sessies inplannen, facturen versturen, planningen maken en contacten onderhouden met docenten, certificaten maken en versturen, cursusinformatie versturen of klaarzetten en meer…
• Voor een webshop:
  Nieuwe producten op de site plaatsen (foto’s en tekst), klantenservice mailbox afhandelen, bestellingen invoeren, bestellingen doorgeven aan vervoerder en meer…
• Voor een middelgroot adviesbureau:
  Agendabeheer voor de Partners, beheer digitaal archief, maandelijks verzamelen van uren van de adviseurs, facturen maken en versturen, bestellingen doen voor kantoor, betalingen klaarzetten in de bank, debiteurenbeheer en meer…
• Voor een manager bij een gemeente:
  Informatiebrieven versturen naar specifieke doelgroepen binnen de gemeente (bijvoorbeeld scholen), digitaal archiveren van stukken, ondersteuning leveren bij het aanvragen van subsidies en meer…
• Voor een projectmanager:
  Beheer van alle social kanalen van het project, notuleren van actiepunten en besluiten tijdens online projectmeetings, coördineren van afspraken, bijhouden van actiepunten en projectleden daarop aanspreken, bijhouden projectbudget en meer…
• Voor een middelgrote app bouwer:
  Organiseren van bedrijfsuitjes en teambijeenkomsten, communicatie en aansturing van het schoonmaakbedrijf en andere leveranciers van het kantoor, ondersteuning aan expats die in dienst komen (appartement zoeken, verzekeringen regelen, belastingzaken), reizen boeken, reserveren restaurants en meer…

Uit al deze voorbeelden blijkt wel hoe divers de ondersteuningsbehoefte is van onze opdrachtgevers. Wij hebben dan ook veel verschillende VA-profielen in onze poule, zodat we voor elke opdrachtgever een geschikte VA kunnen vinden.

Heb jij interesse om een samenwerking met een VA te verkennen of heb je hulp nodig bij het onderzoeken van jouw ondersteuningsbehoefte?

Check de mogelijkheden op onze site of plan direct een afspraak met Marianne Sturman voor een vrijblijvende kennismaking.