“Het gaat erom dat je taken uit handen geeft die je anders blijven achtervolgen, zodat je zelf weer ruimte hebt voor andere dingen. Het is eigenlijk geen luxe, het is gewoon een must!”
Voor Georgia, directeur van de koffiesalon, ligt de kracht van haar werk juist in het contact met mensen en de dagelijkse praktijk op de vloer. Ze staat liever tussen de koffiemachines dan achter een mailbox, en pakt liever zelf een kapotte vaatwasser aan dan dat ze tijd verliest aan administratie. Maar met negen locaties, een eigen bakkerij, drukke zomerperiodes én een organisatie die inmiddels flink is gegroeid, werd het steeds lastiger om overzicht te houden. Ze besloot de stap te zetten: ze ging samenwerken met een virtueel assistent via Moneypenny.
In dit interview vertelt ze hoe dat in zijn werk ging en hoe VA Joshi inmiddels wekelijks zorgt voor overzicht, rust en ruimte. Ze vertelt over welke taken zijn uitbesteed, hoe de communicatie werkt, én waarom een VA volgens haar geen luxe is, maar een must.
Ik ben al een hele tijd manager van de koffiesalon en ben in 2024 officieel directeur geworden. Ooit begon ik hier als bijbaantje, gewoon naast mijn studies. De koffiesalon groeide steeds verder en toen kreeg ik de vraag om het management te ondersteunen, samen met de toenmalige manager. We gingen uitbreiden en openden twee zaken tegelijk. Uiteindelijk ben ik er gewoon ingerold en ben ik gestopt met wat ik deed binnen mijn studierichting, omdat ik dit zó leuk vond.
Mijn vader is de andere directeur, en inmiddels werkt echt heel veel familie in het bedrijf. Mijn zusje, mijn moeder en mijn vriend zitten er ook in, het is dus echt een familiebedrijf geworden. Ik run alle locaties; we hebben er nu negen. Drie in Amsterdam, één in Rotterdam en vijf op Schiphol. En we hebben ook een eigen bakkerij, die ik ben begonnen samen met mijn vriend Roel en een collega die inmiddels een goede vriendin is geworden: Sulaika.
We hebben lang geprobeerd om als één overkoepelend managementteam te werken, maar we zijn gewoon te groot geworden. De meeste locaties hebben nu een eigen manager en ik ben, met het directieteam, voor hun het aanspreekpunt. We proberen één keer per week met alle managers te praten, en vanuit dat overleg komen dan allerlei taken of dingen waarin we moeten begeleiden.
We doen events al heel lang; het varieert van hele kleine bruiloften met een koffiebarretje tot enorme festivals. Vóór COVID deden we meer evenementen, maar nu staan we twee keer per jaar op Awakenings, dat is ons grootste evenement. Dat vergt veel planning en aandacht, maar het is ook superleuk om te doen.
We merken zeker verschil in drukte tijdens vakantieperiodes, en de grootste verandering is dat we nu ook achter de douane op Schiphol zitten. We zijn daar in november opengegaan, en dat maakt echt een wereld van verschil. Op de momenten dat je in Amsterdam denkt: “Oké, mensen uit de buurt zijn op zomervakantie of ze zijn gaan skiën,” dan is het op Schiphol juist topdrukte.
We pikken nu echt alle eerste vakantiegolven mee. De eerste zomervakantie staat nu voor de deur, en dat gaat sowieso drukker worden dan we normaal gewend zijn. Ik merk het ook in mijn eigen ritme: ik heb daardoor veel minder van die rustmomenten in de zaak dan in de voorgaande jaren. Het gaat gewoon steeds door.
Ja, ik merkte gewoon dat ik veel liever dingen in de praktijk doe. Dat ik lekker met iemand kan kletsen en daarna nog even blijf hangen voor een persoonlijk gesprek, gewoon omdat het leuk is. Of als er iets stukgaat, dan wil ik dat zelf regelen. Dat lijken misschien kleine dingen, maar ik vind het juist leuk om te doen en belangrijk, omdat ik zo de feeling houd met alles wat er op de locaties gebeurt.
Maar goed, dan stapelt de mail zich op, de administratie moet nog, ik moet mijn bonnetjes netjes inleveren, en er staan bijvoorbeeld mensen op de stoep die willen samenwerken. Dat blijft zich maar opstapelen. Op een gegeven moment dacht ik echt: “wat ben ik allemaal aan het doen?” Er zat gewoon helemaal geen organisatie meer in. Het werd: “oh, ik doe nog even snel die mail voordat ik naar bed ga.” Maar ja, dat doe je dan natuurlijk nooit met genoeg aandacht. Dan zie je toch dingen over het hoofd of neem je niet de tijd om iets goed uit te zoeken, terwijl je dat eigenlijk wél had willen doen.
“Op een gegeven moment dacht ik: wat ben ik allemaal aan het doen? Er zat gewoon helemaal geen organisatie meer in.”
Eerst had ik echt geen idee wat voor ondersteuning ik precies nodig had. Joshi is gewoon langzaam dingen gaan overnemen. We zitten nu op zo’n 20 tot 30 uur per maand, en ik vind het echt heerlijk. Ze doet als het ware een soort scan van al die eerste dingen die binnenkomen, en dan zet ze daar een uitroepteken bij of zegt: “Dit is misschien belangrijk, zal ik dit van je oppakken?” Alleen al dat overzicht creëren was de eerste stap, en dat was zó fijn.
Ze is begonnen met mijn mail. Daar kon ze natuurlijk al ontzettend veel uithalen: waar ik mee bezig ben, wat er allemaal binnenkomt, wie er aandacht nodig heeft. Van daaruit zijn we samen gaan kijken hoe we dingen makkelijker kunnen maken.
Een goed voorbeeld: er worden bij ons veel reiskosten gedeclareerd door het personeel. Joshi heeft toen uitgezocht of we daar iets slimmers mee konden doen. Ze kwam met een NS Business Card en heeft een abonnement aangemaakt. Daar kunnen medewerkers nu gewoon in, en dat gaat uiteindelijk enorm veel tijd schelen – niet alleen voor mij, maar ook voor haar en voor het personeel.
Ze pakt heel veel dingen op vanuit haar eigen ervaring en expertise. Soms komt ze met iets waarvan ik denk: “Goh, waarom had ik dat niet allang bedacht?”.
Joshi doet nu ook een deel van de sollicitatieplanning voor onze HR-collega. Dat scheelt echt een hoop gedoe. Ik vergeet bijvoorbeeld altijd dat je ook reistijd nodig hebt naar een afspraak toe. Joshi heeft dat meteen opgepakt en bouwt overal ruimte tussen. En ze zet nu ook alle studiedagen en mailtjes van school van mijn kinderen in m’n agenda. Toen dacht ik echt: “Oh yes, wat fijn!”
Ook dat soort kleine dingen die niet per se met werk te maken hebben maken echt het verschil. Want uiteindelijk lopen werk en privé bij mij behoorlijk door elkaar, dus dan is het juist extra handig als iemand ook daarin meedenkt.
“Ze begon gewoon met overzicht creëren, dat was al heerlijk.”
Eigenlijk voel je die afstand helemaal niet. We appen veel, en ik weet precies wanneer ze bereikbaar is. Ik begrijp ook dat ze niet altijd binnen tien minuten antwoordt, en dat is helemaal prima. Alles wat ik bij haar neerleg, wordt gewoon opgepakt. Ik zie dan bijvoorbeeld dat mijn ongelezen mails steeds minder worden. Ik hoef eigenlijk alleen nog maar naar mijn afgesproken ‘to do’-inbox te kijken. Daar zet zij alles in wat ik zelf nog moet doen.
Eén keer per week checken we even in met een call. Dan is het: “Hoe gaat het? Ik heb dit nog uitstaan. Ik zag hier een mail die ik niet helemaal begreep, wil je dat ik dit oppak?” En dan kan ik aangeven of daar nog iets mee moet gebeuren.
Ik heb nog nooit het gevoel gehad dat er iets wordt vergeten, blijft liggen of niet wordt opgepakt. Natuurlijk is het soms even schakelen om dingen los te laten. Je bent gewend om bepaalde taken op een eigen manier te doen, en dan moet je ineens aan iemand anders vragen of die het voor je wil uitzoeken. In het begin vraag je je dan toch af of het wel op dezelfde manier gebeurt als je zelf zou doen. Maar ik merk dat dat helemaal geen probleem is. Joshi doet het gewoon ontzettend goed, en op sommige vlakken misschien zelfs beter, juist omdat zij de tijd en aandacht heeft om het grondig en zorgvuldig te doen.
“Eigenlijk voel je die afstand helemaal niet.”
Voor mij is het echt heerlijk dat Joshi dat overzicht voor me creëert. Alles is ook veel efficiënter geworden. Joshi kan zich een half uur op iets focussen, en dan gaat het ook gewoon veel beter dan wanneer ik datzelfde probeer te doen terwijl ik ondertussen op iets anders let, of met allemaal losse blaadjes om me heen werk.
Dit is gewoon haar focus en daardoor kan ze het ook veel beter dan ik. Het voelt als een enorme luxe om iemand te hebben die dat allemaal voor je doet, maar uiteindelijk kun je juist zelf veel meer doen, omdat zij al die losse taken overneemt. Dat geeft zoveel meer rust en ruimte, vooral voor de dingen die ik leuk vind om te doen.
In het begin dacht ik nog: ik heb het helemaal niet druk genoeg voor een personal assistant. Maar nu ben ik juist degene die tegen anderen zegt: “Dat moet je echt doen!”
“Het voelt als een enorme luxe, maar het levert juist zoveel op.”
Ik heb tot nu toe echt nog geen enkel nadeel ervaren. Er is niks waarvan ik denk: dit moet anders of beter. Het loopt gewoon heel goed. En wat ook prettig is: ik heb ook het gevoel dat ik het altijd kan aangeven als ik iets anders zou willen. Er is genoeg ruimte om elkaar feedback te geven. Tijdens onze wekelijkse call kunnen we altijd bespreken wat er speelt of wat er misschien beter kan.
Het hele proces verliep eigenlijk heel soepel. Ik had contact met Charlotte over waar ik naar op zoek was, en een week later had ik al mijn eerste afspraak met Joshi. Zij is toen ook meteen gestart. Ik heb haar al mijn inlogcodes gegeven en ze ging direct aan de slag.
Het is fijn dat een agency als Moneypenny dat vertrouwen meteen geeft. Als je iemand zelfstandig aanneemt, voelt dat toch anders. Joshi werkt soms met persoonlijke informatie en overlegt dan altijd netjes: “Is het oké als ik dit doe, of wil jij het liever zelf doen?” Maar ik heb daar helemaal geen zorgen over. Ik leg echt mijn hele leven in haar handen!
En ook het vangnet van Moneypenny zelf is prettig. Je accountmanager kijkt er met wat meer afstand naar en dat is juist prettig als je praktische vragen hebt, zoals over de urenregistratie of hoe iets precies werkt. Je hoeft daar je eigen VA niet mee lastig te vallen, wat het samenwerken alleen maar makkelijker maakt. Die extra ondersteuning is prettig, zowel voor mij als voor je VA.
Absoluut. Zodra ik iemand hoor zeggen dat het te druk is of dat ze geen tijd kunnen vrijmaken, zeg ik het al: ga met een VA werken! In het begin voelt het misschien een beetje als een luxe, alsof het decadent is om iemand te hebben die dingen voor je regelt. Maar het geeft juist ontzettend veel rust en ruimte om te focussen op waar jij goed in bent.
Iedere ondernemer zou eigenlijk een VA moeten hebben. En het hoeft niet meteen zo intensief te zijn als hoe ik nu met Joshi werk. Zelfs een klein abonnement, waarbij je een specifiek deel van je taken overdraagt, kan al enorm helpen. Het gaat erom dat je taken uit handen geeft die je anders blijven achtervolgen, zodat je zelf weer ruimte hebt voor andere dingen. Het is eigenlijk geen luxe, het is gewoon een must!
Vakanties, achterstallig werk of plotselinge drukte? Een VA biedt uitkomst: flexibel, snel inzetbaar en precies waar jij het nodig hebt. Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op via een vrijblijvende kennismaking.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
