Succesvolle ‘stoppen met roken’-trainer besteedt administratieve rompslomp uit aan Virtueel Assistent

Waarom is jouw bedrijf zo succesvol?

Kort gezegd: ik geef cursussen om te stoppen met roken.
Ons succes hebben wij te danken aan een bijzondere aanpak, waarbij we mensen van het roken afhelpen met één cursus van 4 uur. Ons bijzonder hoge slagingspercentage is de reden dat we zo succesvol zijn, we trekken soms zalen met honderden mensen. We bieden zowel cursussen aan particulieren als aan bedrijven.

Waarom ben je gaan samenwerken met een VA van Moneypenny?

Mijn bedrijf groeide veel sneller dan gepland of verwacht. Ik kon daarom alle administratie die daarbij kwam kijken niet meer aan. Ik kende Moneypenny al van onder meer de telefoonservice en besloot te informeren naar de mogelijkheden van een VA die mij op vaste basis de administratieve taken uit handen zou kunnen nemen.

Wie is jouw VA en wat doet ze voor je?

Ik heb inmiddels al 2 VA’s ‘versleten’: eerst Noortje en sinds ruim een jaar werk ik samen met Claudia. In overleg met Moneypenny heb ik gekozen voor VA’s die nog studeren, omdat ik iemand nodig heb die heel slim is. Nadeel van een student is dat ze op een gegeven moment afstuderen en dan een ‘echte’ baan gaan zoeken. Zo geschiedde. Noortje is gestopt omdat ze een mooie baan aangeboden kreeg en binnenkort stopt Claudia ook om dezelfde reden.

Het takenpakket waar mijn VA mij mee ondersteunt bestaat uit de complete administratieve afhandeling van alles wat te maken heeft met de mensen die mijn cursussen volgen (binnen mijn bedrijf ‘de rokers’ genoemd). Claudia beantwoordt emails, verwerkt aanmeldingen en zorgt voor de facturatie. Zij is daar ongeveer 1,5 uur per dag mee bezig. Voor haar is dit de perfecte bijbaan naast haar studie Mondzorgkunde aan de Hanzehogeschool in Groningen.

Waarom werk je op afstand met je VA en niet met een secretaresse op kantoor?

Ik werk zelf ook vanuit mijn thuiskantoor en vind het fijn om in mijn eentje te werken. Ik heb er helemaal geen behoefte aan om samen met iemand op kantoor te zitten.

Hoe kun je erop vertrouwen dat jouw VA altijd doet wat ze moet doen, je ziet haar immers nooit?

We hebben strakke en duidelijke afspraken over hoe mijn VA werkt. Een hele eenvoudige is dat Claudia altijd mailtjes binnen 24 uur afhandelt. Dat staat op onze site en dat maakt zij ook waar. Als dat niet zo zou zijn, zou ik dat onmiddellijk merken.

Wat maakt Claudia voor jou een goede VA?

Claudia is heel intelligent en dat is essentieel in het werk dat ze voor me doet. Hoewel administratief werk ‘eenvoudig’ lijkt, is dat vaak niet zo. Er komen in onze inbox soms hele ingewikkelde of rare vragen binnen. Waar het dan om gaat is dat mijn VA zelf nadenkt en feilloos weet wanneer ze mij even een appje moet meesturen om mee te lezen of dat ze een email prima zelf kan beantwoorden. Qua skills heeft Claudia veel in huis. Zowel schriftelijk als mondeling communiceert ze lekker! To-the-point en professioneel. Verder is ze efficiënt en zakelijk en weet ze ook een band te creëren met mijn cursisten.

Ik ga haar enorm missen, ze weet en kent alles van mijn backoffice. En ik heb inmiddels een hele fijne werkrelatie met haar opgebouwd. Ik ben zo tevreden over Claudia dat ik haar gevraagd heb om vast voor me te komen werken. Ze heeft er nog even over nagedacht, maar heeft toch besloten om te gaan voor een baan in haar vakgebied. Heel begrijpelijk natuurlijk.

Heb je al een nieuwe VA die voor Claudia in de plaats komt?

Ja, ik ben eraan toe om zelf iemand in dienst te nemen. Ik heb gezocht naar iemand die zowel de taken van Claudia kan overnemen als mij tijdens de cursussen, die meestal in de avond gegeven worden, kan ondersteunen. Als er honderden mensen komen is het best stressvol om in je eentje de ontvangst te moeten verzorgen. Ik heb enorm veel geluk gehad dat ik iemand heb kunnen vinden die beschikbaar is om deze beide rollen op zich te kunnen nemen.

Mocht ik weer een groeispurt maken, dan neem ik zeker weer contact met Moneypenny op, want de samenwerking met een VA is mij zeer goed bevallen!

Meer info?

Wil je meer info over het bedrijf van Hugo? Kijk dan op zijn site.
Voor de dienstverlening van Moneypenny kun je rechtstreeks contact opnemen met mij via marianne.sturman@moneypenny.nl / 06-51222840 of een kijkje nemen op onze site.