“Voor een kleine organisatie als de onze, met onzekere funding, is dit financieel gewoon ideaal.”
Met een achtergrond aan de hotelschool, een carrièrestart in de muziekindustrie en een jaar midden in het Himalayagebergte, waar ze ver van de bewoonde wereld een hotelschool opzette, is Niki Kervezee allesbehalve een doorsnee directeur.
Als COO van IIED Europe leidt ze een jonge, wendbare organisatie binnen de internationale non profitsector, en juist daar blijkt de inzet van een virtueel assistent een slimme zet.
In dit interview vertelt Niki hoe haar VA Jamie zorgt voor structuur en continuïteit in een dynamische organisatie.
Jeetje, waar zal ik beginnen? Ik heb een zakelijke achtergrond; ik heb de hotelschool gedaan en daar mijn diploma in Business Administration behaald. Daarna werkte ik enkele jaren in de muziekindustrie, tot ik besloot het roer om te gooien.
Ik verhuisde voor een jaar naar Bhutan, in de Himalaya, om daar een hotelschool op te zetten. Dat was een heel bijzonder en intens jaar; zeker mijn grootste vuurdoop rond mijn dertigste. We woonden letterlijk bovenop een berg, samen met honderd studenten en lokale staf, in the middle of nowhere. De verantwoordelijkheid was groot en er was voortdurend financiële druk op het instituut. Ik kende Bhutan totaal niet, dus het was een complete cultuurschok. Maar het was ook super inspirerend. Daar ontdekte ik hoe waardevol zakelijke vaardigheden zijn in een non-profitomgeving – iets waar veel mensen daar, met name vanuit een wetenschappelijke of sociale achtergrond, minder ervaring mee hebben.
Vervolgens kwam ik terecht bij WWF, waar ik jarenlang special projects leidde en doorgroeide naar Global Strategy en Operations. Tijdens die periode rondde ik ook een parttime Master of Science af. Dat was een pittige tijd: twintig uur studeren naast een fulltime baan, in coronatijd, met een pasgeboren dochter.
Na zeven jaar bij WWF wilde ik iets anders, vooral omdat ik de reistijd niet meer zag zitten met een klein kindje. Zo kwam ik bij IIED Europe terecht, waar ik als COO verantwoordelijk ben voor alle zakelijke en operationele aspecten. Samen met een collega-directeur, die zich op strategie richt, vorm ik het managementteam van de organisatie.
IIED Europe is een jonge, kleine organisatie en bewust wendbaar gebleven door veel uit te besteden, zoals IT en finance – en zo kwam ik ook bij Moneypenny terecht.
Ik kende Moneypenny al via Charlotte Tee, met wie ik samen op de hogere hotelschool heb gezeten. Ik wist dus van jullie bestaan en had zelfs al eens eerder met Marianne Sturman gesproken.
Op een gegeven moment zat ik echt tot over mijn oren in het werk. Ik dacht: “Ik heb gewoon iemand nodig die kleinere taken van me kan overnemen.” Sommige zaken zijn te intern of gevoelig, zoals aanpassingen in onze HR-database, maar het inschakelen van een VA heeft echt voor verlichting gezorgd. Het helpt ons om beter op koers te blijven en voorkomt dat dingen blijven liggen.
Helemaal in het begin hadden we bovendien meteen twee grote, urgente klussen liggen waar we direct hulp bij nodig hadden.
Het inschakelen van een VA heeft echt voor verlichting gezorgd. Het helpt ons om beter op koers te blijven en voorkomt dat dingen blijven liggen.
Jamie heeft ons in eerste instantie geholpen met die urgente opdrachten. Zo introduceerde zij mij aan ChatGPT. Daar was ik eerst sceptisch over, omdat het eerder zonder controle was ingezet voor HR-documenten. Zelf zie ik het meer als een stagiair: je kunt er iets door laten doen, maar je moet het altijd nakijken. Ik ben blij dat Jamie daarin getraind is en werkt met een pro-account, dat scheelt mij veel uitzoekwerk.
Nu die grote opdrachten achter de rug zijn, helpt Jamie met de dagelijkse operationele taken. Toen een collega uit Spanje vertrok en haar laptop teruggestuurd moest worden, dacht ik echt even: “Hoe gaan we dit aanpakken?” Ik heb het aan Jamie gevraagd en zij heeft alles geregeld – van de verpakking tot de pick-up en levering. Dat soort dingen bleven anders lang liggen of onderbraken mijn werkdag volledig.
Ze ondersteunt ook in projectmanagement. Na vergaderingen verwerkt ze de notulen tot actiepunten, monitort de voortgang via een overzicht met statuskleuren en houdt deadlines bij. Ook beheert ze onze database met potentiële funders en partners, inclusief opvolgacties.
Voor de nabije toekomst verwacht ik dat Jamie ook gaat helpen met het projectmanagement rondom twee nieuwe vacatures na de zomer. Daar hebben we intern niemand voor, terwijl het veel werk is. Daarnaast staat er een kantoorverhuizing gepland deze zomer, met de nodige administratieve rompslomp, ook daar wil ik haar graag bij betrekken.
Het zijn allemaal verschillende soorten taken, maar dat is juist wat Jamie zo waardevol maakt. Ze is een flexibele managementondersteuner: soms meer office manager, soms meer HR.
Dat soort dingen bleven anders lang liggen of onderbraken mijn werkdag volledig.
Voor mij verloopt dat helemaal prima. Ik werk al remote voordat het cool was, al bijna tien jaar, sinds ik bij WWF International ging werken. Ik ben het zelf dus ontzettend gewend; ik heb jarenlang met collega’s gewerkt die ik nog nooit in het echt had gezien. Ook voor mijn team hier in Nederland is het prima, want we spreken maar één keer per week op kantoor af. De meesten wonen niet in Amsterdam en willen liever niet vaker reizen. Dus ja, de samenwerking op afstand werkt heel goed.
Het grootste voordeel is de flexibiliteit. Als kleine organisatie met onzekere funding is het heel prettig dat we kunnen opschalen, afschalen of zelfs pauzeren wanneer dat nodig is.
Het is gewoon een financieel heel aantrekkelijke deal voor ons, omdat we niet de middelen hebben om iemand, zelfs niet parttime, in dienst te nemen. Daarnaast kan een VA taken oppakken die voor ons anders veel verstoring zouden veroorzaken, zoals het regelen van die laptop.
Als kleine organisatie met onzekere funding is het heel prettig dat we kunnen opschalen, afschalen of zelfs pauzeren wanneer dat nodig is.
Ik zou het geen nadeel willen noemen, het is eerder een keuze. Als je iemand op kantoor hebt rondlopen, kun je natuurlijk dingen vragen die op locatie moeten gebeuren. Denk aan een nieuw naambord regelen of een vergaderruimte boeken bij de balie.
Dat zijn dingen die Jamie natuurlijk niet op afstand kan doen, dus die pak ik zelf op. Maar eerlijk gezegd wegen die kleine praktische zaken niet op tegen de flexibiliteit die virtuele ondersteuning biedt.
In de zomer is het zeker wat rustiger, omdat we allemaal deels met vakantie zijn. Toen de twee grote opdrachten waren afgerond, heb ik Jamie’s urenpakket ook wat teruggeschroefd. Zo kon ze ons blijven ondersteunen met de dagelijkse zaken, zonder dat er grote projecten liepen. Dat die aanpassing zo makkelijk kon, vond ik echt een groot voordeel.
Ik vind het concept van Moneypenny sowieso erg goed werken. De flexibiliteit spreekt me aan. Zeker voor een kleine organisatie als de onze, met onzekere funding, is het fijn dat je kunt op- of afschalen wanneer nodig.
Ik voelde me ook goed begeleid tijdens het selectieproces. Samen met Marianne kon ik echt sparren over wat we nodig hadden en wie daar goed bij zou passen. Onze accountmanager, Merel, checkte tussentijds ook een paar keer in.
Maar uiteindelijk ben ik vooral heel blij met Jamie zelf. Ik denk dan altijd: als de output goed is, doet het bureau achter de schermen ook iets goed. Je merkt ook dat Moneypenny streng selecteert wie ze aannemen.
Vooral voor organisaties die al gewend zijn om met virtuele teams te werken, is het eigenlijk een no brainer. Ik zie ook veel potentie in de non-profitsector. Daar is momenteel veel onzekerheid: de funding droogt op en sommige organisaties worden gehalveerd. Wij blijven gelukkig stabiel, juist omdat we veel taken hebben geoutsourcet.
Ik merk dat de behoefte aan concepten zoals dat van jullie toeneemt, vooral op het gebied van flexibele HR- en financiële ondersteuning. Mijn eigen financiële team werkt ook volledig op afstand en komt hooguit twee keer per jaar naar kantoor.
De flexibiliteit die Moneypenny biedt, is enorm waardevol. Voor kleine organisaties zoals de onze, is het financieel gewoon ideaal!
Vooral voor organisaties die al gewend zijn om met virtuele teams te werken, is het eigenlijk een no brainer.
Meer weten over IIED Europe? Bekijk hier hun website of volg ze op LinkedIn.
Bezoek onze pagina over virtuele assistentie voor meer informatie en tarieven of plan direct een vrijblijvend gesprek in om te sparren over de mogelijkheden.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
