Wendy over samenwerken met meerdere VA’s

We zijn een consultancybureau dat ondersteuning biedt bij het aanvragen van subsidies in de wetenschappelijke sector, en we begeleiden ook de uitvoering van het project zodra de subsidie is toegekend. Mijn filosofie, of beter gezegd: die van Hands4Grants, draait volledig om het team. Ik geloof sterk dat je met een goed samengesteld team veel beter kunt realiseren wat je samen in het plan hebt bedacht.

Het team staat dan ook centraal, met veel aandacht voor de motivatie en energie van mensen. Ik kijk hoe ik iemand in zijn kracht kan zetten, hoe ik mensen kan ondersteunen vanuit hun eigen motivatie, zodat ze optimaal bijdragen aan de projectdoelen. Het draait om het begrijpen van elkaars perspectief. Ik denk dat het bij elkaar brengen van mensen vaak kan leiden tot veranderingen in de richting die mensen graag zouden willen, dus het is grotendeels verandermanagement vanuit positieve energie. En ja, het liefst positieve energie, want veranderen kan ook vanuit negativiteit, maar ik start de verandering liever vanuit de positieve, intrinsieke drive van mensen.

Mijn dag begint altijd met het voornemen om minstens twee of drie dingen af te krijgen. Meestal eindig ik de dag met hetzelfde lijstje dat niet af is. Ik ben van nature niet zo’n planner of lijstjesmaker. Er komen namelijk altijd allerlei dingen op mijn pad die voorrang hebben en eerst moeten gebeuren. Wat ik wel heb, is een soort gevoel voor de ‘ademhaling’ van een project. Ik kan vrij precies inschatten waar een project op dat moment aan toe is en wanneer ik ergens op moet inspringen. Dat maakt dat ik op een andere manier prioriteer – niet op volgorde van binnenkomst, maar op wat op dat moment het meest vraagt. Soms ben ik ook gevoelig voor mensen die iets op mijn bureau leggen en dan denk ik: “Oh ja, maar dat heeft serieus haast”. Kortom, mijn dag is zeer onvoorspelbaar.

De eerste noodzaak was het beheersbaar krijgen van mijn agenda. Omdat geen dag hetzelfde is, werk ik niet met een standaardplanning. Ik had iemand nodig die meedenkt en helpt om die agenda werkbaar te houden – iemand die flexibel met mij mee beweegt.

Ik heb ontzettend veel geluk gehad met de verwijzing naar Moneypenny. Het fijne aan een VA is dat je de ondersteuning per uur kunt inkopen. Dat past perfect bij mijn situatie, want het organiseren van mijn werk is geen weektaak. Daardoor voel ik ook veel minder druk om iemand voortdurend aan het werk te moeten houden – iets wat ik heel moeilijk vind. Ik vind het juist prettig om een taak neer te leggen en erop te kunnen vertrouwen dat die zelfstandig wordt opgepakt.

Ze hebben allebei een heel andere rol, en juist die combinatie maakt het waardevol.

Suzanne is mijn ‘PA-VA’. Zij beheert mijn agenda en heeft sterke organisatorische skills. Ze is directiesecretaresse geweest en heeft haar eigen bedrijf gehad, dus ze heeft een skillset die complementair is aan hoe ik mijn werk organiseer. Ze heeft me echt gesteund in mijn groei: van alleen werken naar samenwerken met meerdere mensen. Ze heeft me geholpen met het loslaten van taken en begeleidt me mentaal in het vertrouwen dat die in goede handen zijn.

Lisette zie ik als mijn ‘Tech-VA’. Als projectmanager kom ik vaak allerlei taken tegen op het gebied van interne én externe communicatie, en daar zitten veel hands-on werkzaamheden bij. Het is ontzettend fijn om dat samen te kunnen doen, zodat de ene taak de volgende niet in de weg zit. Ik kan taken bij haar neerleggen, wetende dat ze begrijpt waar het in het proces thuishoort – en dat ze zelfs direct contact met klanten kan hebben. Dit helpt enorm, want dan ben ik niet de bottleneck. Ik moet me realiseren dat ik niet de kurk op de fles word in veel processen.

Haar manier van werken gaat niet alleen van mij naar haar, maar ook andersom.

Hoe ik het overzicht dan houd? Dat blijft een uitdaging. Zeker wanneer je werkt met mensen die misschien maar één dag per week beschikbaar zijn en een ander ritme hebben dan degenen die meerdere dagen werken. Maar juist daarin is de flexibiliteit van een VA ontzettend fijn. Soms komt er ineens heel veel werk bij, en dan kun je dat gewoon kwijt. Het is ook helemaal niet erg als een VA een tijdje meer focus heeft op andere klanten omdat het bij mij rustig is. Op momenten dat ik wél veel werk heb, kunnen ze weer bijschakelen. Die flexibiliteit is echt goud waard.

Natuurlijk gebruiken we tools zoals Teams voor communicatie, maar ik merk dat ik steeds meer terugbeweeg naar gewoon het gesprek. Zeker nu er steeds meer tools bijkomen. In een gesprek kun je veel uitwisselen en ook echt zien hoe iemand ergens in staat. Je voelt beter aan of iemand zich comfortabel voelt bij bepaalde taken, of dat er ruimte is voor eigen inbreng. Dat lees je makkelijker in een gesprek dan in welke tool dan ook.

Suzanne neemt bijvoorbeeld aan het begin van de week altijd mijn agenda met me door. Je denkt misschien: “Je kunt toch zelf kijken waar je moet zijn?” Maar dat is niet het punt. Wat ze doet, is mij bewust laten stilstaan bij mijn agenda. Ze loopt dag voor dag alles door – en heel vaak ontdekken we kleine dingen waarvan we zeggen: “Hé, dit past eigenlijk niet”. Haar manier van werken gaat niet alleen van mij naar haar, maar ook andersom.

Lisette inspireert mij weer op een heel andere manier – door de dingen die ze zegt of de beelden die ze doorstuurt. Dat zet mij weer aan het denken en leidt tot nieuwe ideeën. Zo ontstaat er echt samenwerking. En dat vind ik het fijnst: ‘Ik geef jou een taak.’ zou een insteek kunnen zijn, maar ik word blij van de inspiratie, interactie en het 1+1=3 element. Dat is een uitdaging als je remote werkt, en het is heel fijn dat mijn VA’s dat voor mij betekenen.

Het is een open, duidelijke en echt ondersteunende manier van samenwerken, met goede afspraken.

De begeleiding vanuit Moneypenny ervaar ik als heel prettig. Ze zijn eigenlijk heel erg op de achtergrond – op een goede manier. Er zijn herkenbare contactmomenten, zoals de gesprekken over “Hoe gaat het?”. Afspraken worden vastgelegd in een contract en daar hoef je daarna nauwelijks naar om te kijken. Geen vervelende enquêtes, geen gedoe. Ze kiezen voor het gesprek, en dat vind ik heel fijn.

Ik hoef ook niet elke maand de uren te controleren. Er zijn duidelijke afspraken over waarvoor je werkt. Wat ik daarnaast heel waardevol vind, is dat Moneypenny – en ook de VA’s – niet uitgaan van een soort parasitaire verhouding. Dat spanningsveld is er niet. Er is gewoon een afspraak, en die houden we aan beide kanten zuiver. De VA’s geven het netjes aan als er meer uren gewerkt worden of als er een scopeverandering is die gevolgen heeft voor het budget. Dat is heel transparant, en dat waardeer ik enorm.

Het is een open, duidelijke en echt ondersteunende manier van samenwerken, met goede afspraken. Ik zou Moneypenny absoluut aanraden aan ondernemers die op zoek zijn naar een VA die werkelijk het belang van de klant vooropstelt. Dat voel je aan alles. Ze nemen de voorselectie serieus en kijken echt goed naar welke karaktereigenschappen nodig zijn voor de rol – en wie bij jou past.

Voor mij is het besef belangrijk geweest dat ik niet hoef te micromanagen om goed samen te kunnen werken. In tegendeel: juist door los te laten ontstaat er ruimte.

Ik denk dat het allerbelangrijkste is dat je op basis van vertrouwen met elkaar kunt werken. Zeker in het begin kan dat spannend zijn, maar het is tegelijkertijd ook leerzaam voor jezelf als ondernemer. Het dwingt je om na te denken over hoe je je processen zo kunt inrichten dat je niet overal zelf bovenop hoeft te zitten – dat je deels ‘blind’ kunt zijn voor de details, zonder dat het misgaat

Dat vertrouwen draagt echt bij aan je eigen maturiteit als ondernemer. Voor mij is het besef belangrijk geweest dat ik niet hoef te micromanagen om goed samen te kunnen werken. In tegendeel: juist door los te laten ontstaat er ruimte.

De coronaperiode heeft daar ook aan bijgedragen. Remote werken is sindsdien veel normaler geworden, en het heeft bewezen dat fysieke aanwezigheid geen voorwaarde is voor effectieve samenwerking. Loslaten is hierin belangrijk!

Meer weten over Hands4Grants? Bekijk hun website hier.

Het maakt niet uit of je een startende ondernemer of een grote organisatie bent: ons team van virtueel assistenten biedt altijd de juiste ondersteuning op afstand. Wij denken graag met je mee! Neem contact met ons op via een vrijblijvende kennismaking.