Een openstaande vacature kost je meer tijd dan je vooraf denkt. De tekst schrijven, de vacature op de juiste plekken plaatsen, de stroom aan reacties bijhouden, kandidaten netjes te woord staan en gesprekken inplannen die telkens weer verschuiven. Voor je het weet ben je meer tijd kwijt aan het regelen van de werving dan aan het kiezen van de juiste persoon.
Dat organiserende werk kun je uit handen geven. Recruitment uitbesteden aan een virtual assistant betekent dat iemand het administratieve en coördinerende deel van je werving overneemt, zodat jij je kunt richten op de beslissing die er echt toe doet. In deze blog lees je welke recruitment taken een VA oppakt, wat een VA juist niet doet en hoe je het uitbesteedt.
Recruitment uitbesteden aan een virtual assistant is iets anders dan je werving volledig aan een bureau overlaten. Een VA neemt het organiserende en administratieve werk rond je vacatures over. Denk aan het klaarzetten van vacatureteksten, het plaatsen ervan, het bijhouden van reacties en het inplannen van gesprekken. Jij houdt de regie over wie je aanneemt.
Het verschil zit in de rol. Een VA is je rechterhand op afstand in het wervingsproces, niet de partij die kandidaten voor je selecteert of voordraagt. Zo houd je zelf grip op de inhoudelijke keuze, terwijl het tijdrovende regelwerk eromheen bij iemand anders ligt.
Voor veel ondernemers en managers is dat precies de hulp die ze zoeken. Je wilt geen wervingsproces uit handen geven, je wilt de rompslomp eromheen kwijt.
Een virtual assistant kan een groot deel van je wervingsproces organiseren. Dit zijn de taken die het meest voorkomen:
Dit sluit aan op wat een VA ook in andere rollen doet, zoals administratie en backoffice en het uitvoeren van uiteenlopende VA-taken. Wil je zien hoe Moneypenny dit specifiek voor werving inricht, kijk dan op de pagina over HR- en recruitmentondersteuning.
Het is belangrijk om te weten wat je wel en niet uitbesteedt. Een virtual assistant en een werving- en selectiebureau zijn twee verschillende dingen, met een andere rol in je proces.
Een VA is dus de juiste keuze als je zelf wilt blijven bepalen wie je aanneemt, maar het regelwerk eromheen wilt kwijtraken. Zoek je juist een partij die kandidaten voor je vindt en voordraagt, dan past een werving- en selectiebureau beter. Voor het aantrekken van vaste medewerkers op afstand heeft Moneypenny ook een aparte oplossing voor werving en selectie van remote medewerkers.
De belangrijkste reden om je recruitment te laten ondersteunen is tijd. Een wervingsproces bestaat uit veel kleine handelingen die samen een grote hap uit je week nemen. Als een VA die overneemt, houd jij tijd over voor de gesprekken en de keuze zelf.
“Ondernemers verliezen zich in een openstaande vacature: reacties bijhouden, mensen te woord staan, gesprekken inplannen. Dat is precies het werk dat een VA overneemt, zodat jij je tijd besteedt aan de gesprekken zelf in plaats van aan de planning eromheen.”
Marianne Sturman, oprichter Moneypenny – het VA-bureau voor ondernemers en teams, al 25 jaar specialist in Virtual Assistants.
Er is ook een snelheidsvoordeel. Kandidaten haken af als ze te lang niets horen. Een VA houdt de reacties bij en zorgt dat iedereen snel antwoord krijgt, waardoor je minder goede mensen misloopt. En doordat de planning strak wordt bijgehouden, verschuiven gesprekken minder vaak.
Uitbesteden kent ook aandachtspunten. Je deelt informatie over kandidaten, dus goede afspraken over vertrouwelijkheid zijn belangrijk. En je VA werkt op afstand, wat vraagt om heldere communicatie. Loopt de drukte alleen tijdelijk op, dan kan ook tijdelijke HR-ondersteuning uitkomst bieden. In de laatste twee hoofdstukken lees je hoe je dat regelt.
De samenwerking begint met een kick-off. Daarin bespreek je welke vacatures er lopen, welke kanalen je gebruikt en hoe je wilt dat kandidaten worden benaderd. Je VA legt dit vast en werkt vanaf dat moment volgens jouw afspraken.
Je virtual assistant past zich aan de systemen aan die je al gebruikt, of dat nu je mailbox, je agenda of je wervingssoftware is. Er is geen vast systeem dat je moet overnemen. Zo sluit de ondersteuning aan op je bestaande manier van werken.
Bij Moneypenny werk je met een vaste eigen VA, geen wisselend team. Zij leert je bedrijf en je wervingswensen kennen, en wordt zo een herkenbaar aanspreekpunt voor kandidaten. Bij ziekte of vakantie is vervanging geregeld, zodat je werving niet stilvalt.
Bij Moneypenny werk je met een maandabonnement op basis van uren. Je kiest vooraf hoeveel uur per maand je nodig hebt en betaalt daarvoor een vast bedrag. Loopt een wervingsperiode uit, dan reken je de extra uren achteraf af tegen het meerurentarief van je pakket.
Alle pakketten zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van een maand. Alle tarieven zijn exclusief btw. Werving komt vaak in pieken: druk als er vacatures openstaan, rustig als alles bezet is. Voor een enkele wervingsronde is een kleiner pakket meestal genoeg, en je schaalt per kalendermaand op als er meer speelt. Bekijk de tarieven en pakketten of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek om te zien wat past.
Nee. Een VA organiseert je wervingsproces, maar werft of selecteert geen kandidaten en draagt ze niet voor. Zoek je een partij die dat wel doet, dan past een werving- en selectiebureau beter.
Bij Moneypenny is geheimhouding contractueel vastgelegd met een boetebeding, en een thuiswerkprotocol regelt de informatiebeveiliging. Je VA werkt in loondienst, niet als losse zzp’er.
Ja. De pakketten zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van een maand. Voor een enkele wervingsronde kies je een passend pakket en schaal je af zodra de vacatures vervuld zijn.
Het betekent dat een virtual assistant het organiserende en administratieve werk rond je werving overneemt: vacatures plaatsen, reacties bijhouden, kandidaten te woord staan en gesprekken inplannen. Jij houdt de regie over wie je aanneemt.
Bij Moneypenny start het bij €550 per maand voor 8 uur (Sprout) en loopt het op tot €5.500 voor 100 uur (Scale XL). Extra uren gaan tegen het meerurentarief. Alle tarieven zijn exclusief btw.
Vacatureteksten klaarzetten en plaatsen, reacties verzamelen en ordenen, de administratieve voorselectie op harde eisen, kandidaten op de hoogte houden, gesprekken inplannen en de mailbox rond de vacature bijhouden.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
