Interim secretaresse: dé oplossing tijdens piekperiodes… of toch niet?

In de dynamische wereld van secretariaten zijn uitdagingen aan de orde van de dag. Teams worden regelmatig geconfronteerd met tijdelijke personeelstekorten door bijvoorbeeld zwangerschapsverlof of openstaande vacatures. Hierdoor ligt er vaak voor langere periode (te veel) extra druk op het bestaande secretariaatsteam, blijft er werk liggen en raken mensen – in het ergste geval – overbelast. En tot overmaat van ramp gaan de interne klanten (de managers) ‘piepen’, omdat ze ontevreden raken over het secretariaat. 

De traditionele oplossing voor tijdelijke personeelstekorten op een secretariaat is het inhuren van een interim secretaresse, maar ook dat verloopt niet altijd even soepel. Wat is het alternatief?

Door Marianne Sturman
Blog
interim secretaresse

De zoektocht naar een interim secretaresse

Een tijdelijke oplossing in de vorm van een interim secretaresse kan soelaas bieden totdat de collega van haar verlof terug is of de vaste vacature is ingevuld. Dit lijkt in eerste instantie een directe en effectieve benadering om de werkdruk te verlichten en de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen.

Maar laten we eerlijk zijn: zo’n zoektocht is meestal een hoofdpijndossier. Het op zoek gaan naar een freelance secretaresse kost tijd en moeite, en detacheerders hebben ook last van de algehele personeelskrapte, waardoor zij vaak niet direct een passende kandidaat beschikbaar hebben.

Het is een beetje als een puzzel waarvan je hoopt dat alle stukjes snel op hun plek vallen. Maar in de praktijk blijkt dit vaak een tijdrovende en soms frustrerende speurtocht, met alle gevolgen van dien voor het overbelaste team dat wacht op versterking. En die kosten? Die tikken ondertussen lekker aan.

Secretariële ondersteuning, maar dan op afstand

De uitdagingen van een druk secretariaat vragen om een snelle, efficiënte oplossing. In plaats van het tijdrovende proces van het zoeken naar een interim secretaresse, biedt een Virtual Assistant (VA) flexibele ondersteuning op afstand. Dit vormt een aantrekkelijk alternatief voor bedrijven die bereid zijn om het traditionele kantoorconcept los te laten.

Hoe werkt een VA?

Deze VA’s kunnen een breed scala aan secretariële taken aan, zoals agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, zonder de noodzaak voor een fysieke aanwezigheid op kantoor. Het enige dat ze niet kunnen zijn de kantoorgebonden taken, zoals het ontvangen van bezoekers. Bekijk welke taken een VA allemaal uit handen kan nemen.

Je kunt er dus ook voor kiezen om een deel van de taken bij een VA neer te leggen, zodat het secretariaat wordt ontlast. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook de kosten en moeite die normaal gesproken geïnvesteerd moeten worden in het vinden en inwerken van een tijdelijke kracht. Wij regelen alles: de selectie, de aansturing en de begeleiding van alle benodigde, ervaren secretaresses en assistenten.

Heb je onverwacht meer ondersteuning nodig? Dan schakel je gewoon tijdelijk extra VA’s in. Zij stappen op een rijdende trein omdat al onze professionals dezelfde werkprocessen volgen. Afschalen kan trouwens ook snel.

Directe beschikbaarheid

Een groot voordeel van onze VA-service ten opzichte van een interim secretaresse, is de directe beschikbaarheid van professionals. Moneypenny heeft altijd wel een of meerdere VA’s paraat, voor hoe kort of hoe lang je ze ook nodig hebt. Met onze flexibele urenbundels betaal je bovendien alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren, wat al mogelijk is vanaf 6 uur per maand.

Een kostenefficiënte en handige oplossing biedt voor elk secretariaat dat even wat extra hulp nodig heeft. Meer weten? Neem contact op met Moneypenny. Na een vrijblijvende intake zoeken wij de juiste virtuele assistent voor jou.

Plan een vrijblijvende kennismaking
Benieuwd wat Moneypenny voor jou kan betekenen?

Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.

Meer uit onze kennisbank

nieuwsbrief-moneypenny
27 februari 2024 In de media

Nieuwsbrief februari 2024

Deze nieuwsbrief wordt maandelijks verzonden aan al onze klanten en relaties. Wil je ook op de… Lees verder
skyfall event concertgebouw moneypenny
26 februari 2024 In de media

Moneypenny’s Skyfall-Live Event in het Concertgebouw

Bij Moneypenny hebben we natuurlijk een speciale band met de wereld van 007. En net als James Bond… Lees verder
VA Fleur vertelt waarom zij een echte Moneypenny-VA is.
15 februari 2024 Ontdek onze VA's

VA Fleur vertelt waarom zij een echte Moneypenny-VA is

“Het is voor mij belangrijk om de doelen van mijn opdrachtgevers helder voor ogen te hebben, zodat… Lees verder

Zet Moneypenny aan het werk!

Benut de energie van Moneypenny, de remote-expert.
Dan geven we ook jouw business een boost!