In de dynamische wereld van secretariaten zijn uitdagingen aan de orde van de dag. Teams worden regelmatig geconfronteerd met tijdelijke personeelstekorten door bijvoorbeeld zwangerschapsverlof of openstaande vacatures. Hierdoor ligt er vaak voor langere periode (te veel) extra druk op het bestaande secretariaatsteam, blijft er werk liggen en raken mensen – in het ergste geval – overbelast. En tot overmaat van ramp gaan de interne klanten (de managers) ‘piepen’, omdat ze ontevreden raken over het secretariaat.
De traditionele oplossing voor tijdelijke personeelstekorten op een secretariaat is het inhuren van een interim secretaresse, maar ook dat verloopt niet altijd even soepel. Wat is het alternatief?
Een tijdelijke oplossing in de vorm van een interim secretaresse kan soelaas bieden totdat de collega van haar verlof terug is of de vaste vacature is ingevuld. Dit lijkt in eerste instantie een directe en effectieve benadering om de werkdruk te verlichten en de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen.
Maar laten we eerlijk zijn: zo’n zoektocht is meestal een hoofdpijndossier. Het op zoek gaan naar een freelance secretaresse kost tijd en moeite, en detacheerders hebben ook last van de algehele personeelskrapte, waardoor zij vaak niet direct een passende kandidaat beschikbaar hebben.
Het is een beetje als een puzzel waarvan je hoopt dat alle stukjes snel op hun plek vallen. Maar in de praktijk blijkt dit vaak een tijdrovende en soms frustrerende speurtocht, met alle gevolgen van dien voor het overbelaste team dat wacht op versterking. En die kosten? Die tikken ondertussen lekker aan.
De uitdagingen van een druk secretariaat vragen om een snelle, efficiënte oplossing. In plaats van het tijdrovende proces van het zoeken naar een interim secretaresse, biedt een Virtual Assistant (VA) flexibele ondersteuning op afstand. Dit vormt een aantrekkelijk alternatief voor bedrijven die bereid zijn om het traditionele kantoorconcept los te laten.
Deze VA’s kunnen een breed scala aan secretariële taken aan, zoals agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, zonder de noodzaak voor een fysieke aanwezigheid op kantoor. Het enige dat ze niet kunnen zijn de kantoorgebonden taken, zoals het ontvangen van bezoekers. Bekijk welke taken een VA allemaal uit handen kan nemen.
Je kunt er dus ook voor kiezen om een deel van de taken bij een VA neer te leggen, zodat het secretariaat wordt ontlast. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook de kosten en moeite die normaal gesproken geïnvesteerd moeten worden in het vinden en inwerken van een tijdelijke kracht. Wij regelen alles: de selectie, de aansturing en de begeleiding van alle benodigde, ervaren secretaresses en assistenten.
Heb je onverwacht meer ondersteuning nodig? Dan schakel je gewoon tijdelijk extra VA’s in. Zij stappen op een rijdende trein omdat al onze professionals dezelfde werkprocessen volgen. Afschalen kan trouwens ook snel.
Een groot voordeel van onze VA-service ten opzichte van een interim secretaresse, is de directe beschikbaarheid van professionals. Moneypenny heeft altijd wel een of meerdere VA’s paraat, voor hoe kort of hoe lang je ze ook nodig hebt. Met onze flexibele urenbundels betaal je bovendien alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren, wat al mogelijk is vanaf 6 uur per maand.
Een kostenefficiënte en handige oplossing biedt voor elk secretariaat dat even wat extra hulp nodig heeft. Meer weten? Neem contact op met Moneypenny. Na een vrijblijvende intake zoeken wij de juiste virtuele assistent voor jou.
Plan een vrijblijvende kennismakingMaak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
