Je bent toe aan ondersteuning, maar het aanbod is onoverzichtelijk. Losse freelancers, Nederlandse bureaus, buitenlandse platforms: allemaal beloven ze je tijd terug te geven. Hoe kies je daaruit zonder er een dag onderzoek in te steken?
Deze gids helpt je die keuze te maken. Je leest wat een virtual assistant bureau doet, op welke punten aanbieders verschillen, en welke vragen je stelt voordat je tekent. Zo vergelijk je op wat er echt toe doet, in plaats van op de mooiste website. Een virtual assistant is een professional van vlees en bloed die op afstand voor je werkt en je terugkerende taken overneemt.
Een virtual assistant bureau koppelt je aan een assistent op afstand en regelt zaken eromheen, zoals de selectie en de begeleiding. De taken lopen uiteen van agendabeheer, mailbox en administratie tot facturatie, social media en projectcoördinatie.
Wil je een compleet beeld van die taken, lees dan wat een VA precies doet. Belangrijker voor je keuze is dat bureaus in twee soorten komen, die je op een verschillende manier ontzorgen.
Het bureau doet de intake over wat je nodig hebt en maakt vervolgens uit de eigen VA-poule de match met jouw assistent. Je hoeft dus niet zelf te werven en te selecteren. Je gaat ook geen contract aan met de VA die voor je aan de slag gaat, want je ontvangt een factuur van het bureau. De factuurrelatie ligt bij het bureau, niet bij de assistent, en het bureau regelt alles daaromheen.
Dit bureau doet de intake en stelt je daarna kandidaten voor. Vaak krijg je meerdere VA’s voorgesteld en voer je zelf de selectiegesprekken. Dat kost je wat meer tijd dan bij een fullservice bureau. Afhankelijk van het bureau word je gematcht met een freelancer of zzp’er. Dan heb je een rechtstreekse factuurrelatie met die persoon, of loopt de factuur toch via het bureau.
Welke vorm past, hangt af van hoeveel je zelf wilt regelen. Wil je zo min mogelijk omkijken naar werving, selectie en vervanging, dan ligt een fullservice bureau voor de hand. Wil je zelf de assistent uitkiezen, dan past de tweede vorm beter.
Aanbieders lijken op het eerste gezicht op elkaar. Het verschil zit in de details. Op deze punten leg je ze naast elkaar:
Zet deze punten voor jezelf op een rij en geef ze een gewicht. Voor de een telt de prijs het zwaarst, voor de ander de taal of de vervanging. Vraag tot slot altijd een referentie op, zodat je hoort hoe het bureau in de praktijk werkt.
Grofweg heb je vier manieren om ondersteuning te regelen. Deze tabel zet ze naast elkaar op de punten die er het meest toe doen, zonder een aanbieder aan te wijzen.
De juiste route hangt af van je situatie. Heb je incidenteel hulp nodig, dan kan een freelancer volstaan. Wil je vaste, Nederlandstalige ondersteuning die meegroeit en niet stilvalt bij uitval, dan past een Nederlands bureau beter. Voor grote volumes tegen een laag tarief kijken sommige bedrijven naar het buitenland, met taal en tijdverschil als aandachtspunt.
Voordat je kiest, leg je elk bureau dezelfde vragen voor. Zo vergelijk je appels met appels:
De antwoorden vertellen je meer dan een tarief. Ze laten zien hoe een bureau werkt en of de continuïteit en de aansluiting op jouw werk geregeld zijn.
Nederlandse virtual assistants liggen gemiddeld tussen de 30 en 65 euro per uur, exclusief btw. De hoogte hangt af van het type taken en de ervaring van de assistent. Ook maakt het uit of je via een bureau werkt of rechtstreeks met een zelfstandige.
Kijk bij het vergelijken niet alleen naar het uurtarief, maar naar wat je per uur terugkrijgt. Een assistent die iets in een uur afrondt, is per saldo goedkoper dan een die er twee keer zo lang over doet. Snelheid, zelfstandigheid en kwaliteit zitten in de prijs.
Reken ook je eigen tijd mee. Je eigen uurtarief ligt vaak hoger dan het tarief voor ondersteuning. Elk uur dat je terugwint aan je vak levert dus al snel meer op dan het kost. Een volledig beeld vind je in het artikel over wat een virtual assistant kost, en met de rekentool bereken je wat het jou oplevert.
Moneypenny is een fullservice virtual assistant bureau. Het begint met een intake, waarin we je wensen en voorkeuren doornemen. Binnen 2 werkdagen ontvang je een offerte met het profiel van de VA met wie we je hebben gematcht. Daarna volgt een vrijblijvende online kennismaking. Je werft en selecteert dus niet zelf.
Een bureau kiezen doe je niet op de laagste prijs, maar op de vraag of het werk doorloopt als het druk wordt of iemand uitvalt. Vraag altijd hoe de vervanging is geregeld en of je een vast aanspreekpunt hebt. Dat zegt meer over een bureau dan welk tarief dan ook.
Marianne Sturman, oprichter Moneypenny – het VA-bureau voor ondernemers en teams, al 26 jaar specialist in Virtual Assistants.
Is het een match, dan organiseren we een kick-off. Daarin lopen we alle praktische zaken van de samenwerking door en maken we afspraken over communicatie, de tools waarmee gewerkt wordt en een regulier check-in moment. Je werkt direct samen met een vaste VA. Is er meer werk, dan krijg je een vast VA-team. Tot 60 uur per maand werk je met één persoon.
Je hebt een vaste contactpersoon, je Moneypenny-accountmanager, die je aanspreekpunt is gedurende de samenwerking. We regelen vervanging bij ziekte of verlof, en je kunt altijd VA’s aan je team toevoegen als je wensen veranderen. We werken met een vaste poule van circa 80 VA’s met verschillende specialismen, zodat er passende ondersteuning is als je behoefte verandert.
Je schaalt per kalendermaand op of af, met een instap vanaf 8 uur per maand en een maandelijkse opzegtermijn. Veilig werken is geregeld via duidelijke afspraken over informatiebeveiliging en security. Onder de opdrachtgevers vallen onder meer Wolters Kluwer, ONVZ en de Tweede Kamer.
Benieuwd of het past? Bekijk de tarieven en pakketten, lees meer over administratie en backoffice, of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Dat hangt af van je behoefte. Bij een freelancer werk je met één persoon en ben je afhankelijk van diens beschikbaarheid. Bij een bureau is vervanging geregeld en groeit de ondersteuning mee, doordat er meerdere assistenten met verschillende expertises zijn.
Ja. Je start vanaf 8 uur per maand en schaalt per kalendermaand op of af, afgestemd op je drukte. Het abonnement is maandelijks opzegbaar.
Op de diensten en specialisaties, het prijsmodel en de transparantie, de taal en locatie, de schaalbaarheid en contractvorm, de continuïteit bij uitval en de manier waarop vertrouwelijkheid is geregeld.
Een fullservice bureau ontzorgt je van a tot z. Het doet de intake, maakt de match uit de eigen poule en regelt alles eromheen. Je werft en selecteert niet zelf en gaat geen contract aan met de VA; je factuurrelatie ligt bij het bureau.
Een virtual assistant bureau koppelt je aan een assistent op afstand en regelt de selectie, de begeleiding en de vervanging bij uitval. Je neemt uren af in plaats van iemand in dienst te nemen.
Nederlandse VA’s liggen gemiddeld tussen de 30 en 65 euro per uur, exclusief btw. Het tarief hangt af van de taken, de ervaring en of je via een bureau of rechtstreeks werkt. Kijk ook naar de output per uur, niet alleen naar het tarief.
Dat verschilt per aanbieder. Nederlandse bureaus werken met Nederlandstalige assistenten, wat voor klantcontact en nuance belangrijk is. Buitenlandse platforms zijn vaak Engelstalig. Vraag hier vooraf naar.
Ja. We werken met VA’s die vloeiend Engels spreken en moeiteloos kunnen schakelen tussen Nederlands en Engels. Daardoor kunnen we ook ondersteunen bij bijvoorbeeld Engelstalige e-mails, klantcontact, agenda- en projectcommunicatie of andere werkzaamheden in een internationale werkomgeving.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
