“Het mooiste aan mijn rol als poolmanager is dat ik mijn ervaring en kennis kan delen met andere VA’s.”
Marjolein kwam in 2010 als één van de eerste bij het Moneypenny–team. Ze begon als salesmanager en werkte tegelijkertijd als virtueel assistent. Hoewel ze opdrachtgevers als Moneypenny–VA is blijven ondersteunen, is haar rol binnen het Moneypenny–team in de loop der jaren wel veranderd. Sinds anderhalf jaar is Marjolein poolmanager en zet ze haar eigen ervaringen als VA in om andere Moneypenny-VA‘s te helpen. Bijvoorbeeld bij het efficiënt werken op afstand en het vinden van een goede werk-privébalans. Daarnaast is ze verantwoordelijk voor de juiste VA-matching op opdrachten. In dit interview vertelt Marjolein alles over haar huidige rol en hoe ze haar expertise inzet om anderen te motiveren en inspireren.
Uiteraard. Marianne, oprichtster van Moneypenny, en ik komen allebei uit Abcoude. Zo had ik van Moneypenny gehoord en besloot ik 14 jaar geleden aan te bellen bij Marianne om te vragen of ik iets voor Moneypenny kon betekenen. Ik vertelde dat ik een achtergrond in sales heb en dat ik goed ben in het binnenhalen van klanten. Het klikte meteen en al snel was ik met sales bezig binnen een team van slechts vier mensen. Tegelijkertijd ben ik ook als virtueel assistent aan de slag gegaan. In 2015 is er al eens een interview afgenomen waar we dieper ingaan op mijn werk als VA.
Met de groei van Moneypenny veranderde mijn rol mee. Eerst richtte ik me op het aantrekken van nieuwe klanten en het onderhouden van klantrelaties. Gaandeweg begon ik me ook meer te richten op het begeleiden van de virtueel assistenten. Toen Moneypenny bleef groeien en we meer ondersteuning nodig hadden, ben ik samen met Mariëlle begonnen met poolmanagement en recruitment.
Samen met Mariëlle manage ik de afdeling people en recruitment, waar we elke dag bouwen aan een sterk team van Moneypenny-VA’s. Inmiddels zijn we verantwoordelijk voor bijna 90 VA’s en houden we nauw contact met hen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Door in te checken met de VA’s, creëren we een sterke community die bijdraagt aan het succes van Moneypenny.
“Bij onze rol hoort ook dat wij de VA-matching verzorgen.”
Mijn rol gaat echter verder dan alleen het begeleiden van de VA’s. Ik fungeer ook als luisterend oor en motivator. Het is namelijk belangrijk dat de VA’s zich gesteund voelen in hun werk. Hier hoort bij dat Mariëlle en ik de VA-matching verzorgen. Wanneer er nieuwe opdrachten binnenkomen, kijken we samen welke VA het beste past bij de specifieke behoeften van de opdrachtgever. Dit gaat niet alleen om beschikbaarheid, maar vooral om de juiste match op basis van achtergrond en vaardigheden.
Bij elke nieuwe opdracht kijken we heel zorgvuldig naar de behoeften van de klant. We vragen ons hierbij af wat voor type klant het is en om wat voor bedrijf het gaat. Vervolgens gaan we na welke VA daar het beste bij past qua werkervaring en persoonlijkheid. Daarbij kijken we naar de specifieke werkzaamheden en kiezen we de VA met de ervaring die daarbij aansluit. Zo streven we ernaar dat de samenwerking optimaal verloopt, vanaf het eerste moment.
Allereerst ben ik samen met Mariëlle een vast aanspreekpunt voor onze VA’s, oftewel hun ‘buddy’. Bij ons voelen ze zich veilig om met vragen of problemen aan te kloppen. Elke VA heeft een eigen buddy en daardoor weten ze precies bij wie ze terecht kunnen. Vaak gaat het ook over ‘het werken op afstand’ en waar je tegenaan kunt lopen als VA. We hebben vaste incheckmomenten waarin we vragen hoe het met ze gaat. Er zijn altijd een aantal vragen die we stellen, zodat we de juiste informatie boven tafel krijgen.
Ook organiseren we intervisiesessies waarin we specifieke uitdagingen bespreken, zoals timemanagement en duidelijke communicatie naar de opdrachtgever toe. Verder houden we regionale fysieke netwerksessies, met ontbijt, lunch of borrel. Dit maakt het makkelijker voor de VA’s om elkaar te ontmoeten in kleine groepen van 8 tot 10 personen. Deze bijeenkomsten zijn belangrijk voor het versterken van onze community en om onderling kennis te delen.
Het mooiste aan mijn rol als poolmanager is dat ik mijn ervaring en kennis kan delen met andere VA’s. Vooral op het gebied van werken op afstand. In de afgelopen 14 jaar heb ik geleerd om efficiënt en effectief te werken. Die expertise draag ik graag over aan VA’s die nog tegen uitdagingen aanlopen, zoals het efficiënt indelen van hun werkdag, prioriteiten stellen of het loskrijgen van werk bij een opdrachtgever.
“Dit maakt het begeleiden niet alleen makkelijker, maar ook betekenisvoller.”
Daarnaast haal ik veel voldoening uit het vinden van een goede balans tussen werk en persoonlijke ontwikkeling. Dit geef ik nu ook door aan onze VA’s. Omdat ik naast mijn verschillende rollen voor Moneypenny ook opdrachtgevers ben blijven ondersteunen als VA, kan ik me goed in de rol van de VA verplaatsen. Dit maakt het begeleiden niet alleen makkelijker, maar ook betekenisvoller. Tijdens bijvoorbeeld intervisiesessies bespreken we situaties en vraagstukken waar ik al ervaring mee heb. Dit geeft me het vertrouwen en het gemak om de VA’s écht te ondersteunen. Ik merk dat dit voor de VA zelf ook positief werkt.
Ik geloof sterk in het Moneypenny-concept en die passie draag ik graag over. Veel VA’s waarderen net als ik de flexibiliteit om werk te combineren met andere activiteiten, zoals het gezin, mantelzorg of creatieve projecten. Zelf ervaar ik dagelijks de voordelen van die balans, waarin ik werk en privé door de dag heen afwissel. Deze werkstijl kan ik door mijn ervaring met enthousiasme overbrengen. Op deze manier inspireer ik de VA’s om hun werk en leven op hun eigen manier in balans te brengen en houden.
Eén van de grootste uitdagingen in mijn rol is het begeleiden van VA’s die zich overweldigd voelen door de diversiteit aan klanten en systemen. Soms starten VA’s met meerdere opdrachten tegelijk en merken ze dat ze voor elke klant andere tools en communicatiemiddelen moeten gebruiken. Tijdens een intervisiesessie vertelde een VA laatst dat ze bij elkaar wel twintig verschillende communicatiemiddelen hanteerde voor haar opdrachtgevers. Ik help de VA’s om door deze eerste fase heen te komen door bijvoorbeeld wekelijks met ze in te checken en hen te ondersteunen in het vinden van structuur en rust in hun werk. Soms betrek ik samen met de accountmanager de klant erbij, zodat we met elkaar kunnen kijken hoe we het overzichtelijker kunnen maken. Zo kunnen we in de meeste gevallen voorkomen dat een VA zich te veel belast voelt.
Ik ondersteun een journalist en dagvoorzitter voor wie ik al drie jaar werk. Mijn rol omvat onder andere klantcontact, het beheren van de mailbox waar alle vragen binnenkomen, afspraken inplannen en voorbereidingen treffen voor zijn radioprogramma’s en evenementen. Ik werk ongeveer acht uur per week voor hem en heb vaak kort en efficiënt contact via de app. Ik geniet van onze goede klik en de afwisseling die deze opdracht biedt.
Het omgaan met het gevoel van continu “aanstaan”. Ik weet hoe het is om altijd bereikbaar te willen zijn en daarom adviseer ik VA’s om in efficiënte blokken te werken en klantcontact te bundelen. Zelf ervaar ik hierdoor meer rust en balans en ik zie dat deze aanpak VA’s ook helpt om beter gefocust en gemotiveerd te blijven.
Je zit op afstand te werken, dus je kunt niet bij de klant aan het bureau iets vragen. Denk daarom niet in aannames. Probeer niet te gissen wat een klant van je verwacht, maar vraag het gerust als iets onduidelijk is. Klanten waarderen duidelijkheid en open communicatie.
Lees dan hier het interview met onze commercieel directeur Charlotte Tee. Hierin vertelt zij over haar manier van leidinggeven en hoe zij de teamspirit waarborgt, ook al werken wij op afstand.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
