Interview met VA Dorien – “Een ervaren VA neemt haar klant bij de hand”

Mijn job als Virtuele Assistent is door toeval op mijn pad gekomen. Ik ben altijd al iemand geweest die zich graag de nieuwste technologieën eigen maakt, vandaar dat ik de kans om te helpen bij het opzetten van een website voor het Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum (nu de Koninklijke Bibliotheek) met beide handen aangegrepen heb. We hebben het over 2000! Het hele internetgebeuren stond toen nog in de kinderschoenen en ik wilde me daarin bekwamen, omdat ik inzag dat het de toekomst had.

Ik woon heerlijk buiten in de Achterhoek en het NBLC, later de KB, wilde mij hebben, maar zij begrepen ook wel dat ik voor die job niet dagelijks naar kantoor in Den Haag zou gaan reizen. Gelukkig hebben ze toen voorgesteld dat ik vanuit huis kon werken en vanaf dat moment was ik dus Virtuele Assistent.

Later werd ik door een ex werkgever benaderd, die voor zichzelf was begonnen en ondersteuning nodig had en zo kwamen er van lieverlee steeds meer opdrachtgevers bij.

Ik kende Moneypenny al heel lang, omdat ik jullie regelmatig in de media tegenkwam. Het leek me toen al een leuk bedrijf om voor te werken, maar ik zat ‘vol’ met eigen opdrachtgevers. Op een gegeven moment liep het werk voor een van mijn opdrachtgevers af en toen tipte een andere opdrachtgever mij om Moneypenny eens te benaderen. Dat heb ik gedaan en jullie waren zo onder de indruk van mijn ervaring en CV dat ik de volgende dag een sollicitatiegesprek had en zo ongeveer de dag daarna al een uitdagende opdrachtgever in de schoot geworpen kreeg.

Dat is zeer divers. Voor een van mijn opdrachtgevers houd ik mij bezig met complex agendabeheer, want hij heeft zakenrelaties over de hele wereld, onder meer CEO’s van multinationals en investeerders. Dat is ontzettend leuk en uitdagend om te doen, een taak die overigens vaak onderschat wordt, maar waar je heel goed je koppie bij moet houden.

Voor een andere opdrachtgever, een trainings- en adviesbureau, verzorg ik een gedeelte van de financiële administratie en doe ik de cursusadministratie. Dus: verwerken van aanmeldingen, bevestigingen, facturatie, de site met het cursusaanbod bijhouden, documentatie verspreiden, noem maar op.

Verder heb ik een opdrachtgever die ‘high end’ trainingen verzorgt voor de top van het bedrijfsleven. Daarbij heb ik veel te maken met zaken die gevoelig zijn. Voor haar doe ik, naast agenda- en mailboxbeheer, ook cursusadministratie, een stuk facturatie en maak ik offertes.

Ik ben zeer tech savvy, vandaar dat ik bijvoorbeeld ook het beheer van de webwinkel voor een van mijn opdrachtgevers doe. En tot slot natuurlijk allerlei losse hand- en spandiensten, zoals het schrijven van teksten voor brochures, het maken en versturen van nieuwsbrieven en data verzamelen. Je kan het zo gek niet noemen of opdrachtgevers leggen het bij me neer.

Ik werk al met al zo’n 35 uur in de week, dus bijna fulltime. Maar ik doe het met veel plezier hoor. Hoe ik al die ballen in de lucht houd, is door super goed georganiseerd te zijn, vooral digitaal.

Al mijn opdrachtgevers hebben in Google Chrome hun eigen ‘venster’, zo zorg ik ervoor dat alles wat ik voor iedereen doe strikt gescheiden is en de kans op fouten minimaal. Op mijn laptop (niet op mijn mobiel) zet ik notificaties aan, zo ben ik altijd op de hoogte als er iets langskomt. Indien nodig switch ik van de ene naar de andere opdrachtgever, maar het is zelden dat iets à la minute moet, dus op die manier kan ik ook taken goed inplannen. Als ik me extra moet concentreren voor een specifieke taak zet ik de notificaties een uurtje uit. Ik werk in principe niet met vaste tijdsblokken, behalve dat ik voor één opdrachtgever iedere ochtend de spambox moet checken.

Ik communiceer heel proactief, onderdeel daarvan is dat ik altijd direct terugkoppeling geef als ik een vraag krijg. Dat geeft mijn opdrachtgevers een gerust gevoel. En als ik zelf vragen heb, dan formuleer ik die altijd heel kort en bondig. Ik geef bijvoorbeeld 2 opties (wil je een blauwe of een groene deur) in plaats van allerlei mogelijkheden open te houden.

Als er vragen onbeantwoord blijven, waardoor ik niet door kan, dan ga ik jagen. Ik schrik er niet voor terug om mijn opdrachtgever 3-4 keer ‘achter de broek aan te zitten’. Maar uiteraard houdt het een keer op. Dan stuur ik een vriendelijke e-mail, waarin ik aangeef dat ik niets doe voordat ik een antwoord heb. De bal leg ik dan dus heel duidelijk bij de ander neer. Even goede vrienden als mijn opdrachtgever ervoor kiest om ergens niet op terug te komen, ik weet dan in elk geval van mezelf dat ik er voldoende aandacht aan besteed heb.

En verder probeer ik altijd attent te zijn. Laatst had een van mijn opdrachtgevers een giga opdracht binnengehaald en appte mij daar ’s avonds laat over. Ik stuur dan onmiddellijk een enthousiast appje terug.

Wat ik merk, is dat veel opdrachtgevers het lastig vinden om met een VA aan de slag te gaan. Ze weten niet hoe ze zich zo’n werkrelatie op afstand moeten voorstellen en ze zien er tegenop om eraan te beginnen. Mijn advies: je hoeft geen beren op de weg te zien! Een ervaren VA kan jou als opdrachtgever bij de hand nemen, op de rit helpen en alles inrichten en inregelen. En dan komt het vanzelf goed. Dus, niet langer twijfelen, gewoon doen, zo’n VA.

Jazeker! Mijn belangrijkste tip is: pas je aan aan je opdrachtgever! Ik hoor wel eens van ondernemers dat er VA’s zijn die dan roepen dat ze alleen met Google werken of alleen op bepaalde tijden. Maar dat is de boel omdraaien. Wij VA’s zijn er om dienstbaar te zijn, om de opdrachtgever te ontzorgen. Dus jij moet je aanpassen, niet andersom.

Check onze site of neem direct contact met Marianne Sturman via 06-51222840. Je mag ook op de groene knop hieronder klikken en dan nemen wij contact met jou op.