Onze Virtual Assistant (VA) Ciska was in haar laatste kantoorbaan Personal Assistant bij een internationale verzekeringsmakelaar. Daar ondersteunde ze een RvB lid, de COO en de CMO. Toen ze vanwege het werk van haar man naar het buitenland verhuisde kon Ciska 3 dagen vanuit huis in België werken en 2 dagen op kantoor in Rotterdam, haar werkgever wilde haar namelijk niet kwijt! Maar toen ze vervolgens met haar gezin naar Ibiza verhuisde ging die vlieger niet meer op. Bij terugkomst in Nederland wist ze precies wat ze wilde: een volledige thuiswerkjob, maar wel op niveau. Gelukkig waren we bij Moneypenny op dat moment op zoek naar een top-PA voor 2 directeuren van een multinational. En na een gesprek met Ciska waren we er heel snel uit, ze kon direct bij ons aan de slag!
De basis is de agenda van de heren. Als de kinderen naar school zijn is mijn eerste taak het bestuderen van de agenda’s van beide directeuren. Ik kijk daarbij altijd 4 weken vooruit. Ik focus vooral op eventuele wijzigingen in hun reisplannen, de heren reizen namelijk continu. Is er iets veranderd in de tickets? Moet er een stoel gewijzigd worden of is er überhaupt een change of plans? Door iedere dag zo’n ritueel in te bouwen ken ik de agenda’s feilloos uit mijn hoofd en kan ik snel schakelen indien nodig.
Naast het plannen van afspraken en het tot in de puntjes verzorgen van de reizen, inclusief transfers, hotels, restaurants en alles wat daar nog meer bij hoort, handel ik behoorlijk wat mailverkeer per dag af. Het komt zelden voor dat ik een vraag heb aan mijn opdrachtgevers. En als ik iets niet weet, kijk ik eerst of een van de andere PA’s het antwoord weet. Aangezien mijn directeuren beiden internationale functies hebben, waarbij zij mensen in verschillende continenten aansturen, heb ik contact met PA’s uit verschillende Europese landen en Azië. Ik heb er daarom in het begin veel moeite in gestoken om ze allemaal goed te leren kennen, want anders zien ze het niet als hun prioriteit om mij te helpen aan de informatie die ik nodig heb.
Grappig genoeg zie of spreek ik mijn Directeuren heel weinig. Toen we de samenwerking aftrapten heb ik 2 heldere afspraken met ze gemaakt:
Voor de rest zoek ik alles zelf uit en daar steek ik ook de nodige tijd in. Maar ik weet dat mijn directeuren niets aan mij hebben als ik ze de hele tijd lastig val. Van de 80 mails die dagelijks verwerk zijn er hoogstens 1 of 2 waar ik iets over moet weten. En zoals gezegd, zoek ik altijd andere wegen om aan de benodigde informatie te komen. Pas als het echt niet anders kan trek ik mijn directeuren aan hun jasje.
Onze onderlinge afspraken werken heel goed. Als ik een keer iets app, dan krijg ik altijd binnen een paar minuten een antwoord, want de mannen weten dat ik ze dan écht nodig heb.
Een van mijn talenten is agendabeheer. En dat doe ik natuurlijk niet alleen voor mijn klanten, maar ook voor mezelf en mijn gezin. Er hangt hier thuis in de woonkamer een groot krijtbord waar alles op staat: zowel privé als zakelijke afspraken van mij en mijn man, sportclubjes en speelafspraken van de kinderen. Alles, tot in detail!
En ik hanteer een zeer strakke dagindeling. Om 7.00 uur zit ik een half uurtje achter de computer om de emails vanuit de VS te weg te werken. Daarna ga ik met de kids eten en breng ik ze naar school. Bij thuiskomst zet ik eerst alle ‘machines’ aan en kruip ik een paar uur achter mijn PC. Als er even geen werk is doe ik mijn huishoudelijke klussen of leuke dingen. Als het nodig is werk ik weer een paar uur, vaak kan dat ook als de kinderen thuis zijn, want die hebben mij niet nodig als ze met vriendjes aan het spelen zijn.
Ik zorg dat we altijd op een vast tijdstip eten en neem daarbij de tijd om heel uitgebreid te koken, daar hou ik van. Na het eten gaat de laptop nog een paar uur open, want dan is Amerika wakker en loopt de mailbox weer vol.
De crux is dat ik eigenlijk nooit 8 uur achter elkaar werk, maar mijn werkuren handig verdeel over de dag. Dat is namelijk veel productiever.
De truc is om super goed georganiseerd te zijn. En laat dat nou net mijn specialiteit zijn ! Ik werk ook heel methodisch. Als een van mijn opdrachtgevers bijvoorbeeld op reis is geweest vraag ik altijd of alles in orde was. Hoe was het hotel? En hoe was de reisafstand tussen het hotel en het vliegveld? En ga zo maar door. Op basis daarvan heb ik een database gebouwd in Excel, gecategoriseerd per land. Ik deel dit bestand ook met de andere PA’s en zo heb ik altijd een up-to-date lijst van de beste hotels, transferbedrijven en restaurants, zodat ik op ieder moment kan handelen wanneer de plannen van mijn bazen veranderen. Die lijst staat ook in mijn telefoon, daarom kan ik gaan en staan waar ik wil.
Mijn tweede ‘geheim’ is mijn boekje. Daar staan alle namen in van de mensen binnen het bedrijf waarmee mijn opdrachtgevers contacten onderhouden. Alle C-level managers staan daarin, van alle landen en hun PA’s. Dat boekje heb ik altijd bij me.
Tot slot heb ik ervoor gezorgd dat ik alles voor mijn directeuren kan regelen, zonder dat ik intern akkoord moet vragen. Bijvoorbeeld voor het regelen van tickets en hotels. Ik heb ook dezelfde autorisaties als het reisbureau en zie dus dezelfde informatie als zij, waardoor ik ook zonder hen veel voor elkaar kan krijgen als het nodig is.
Je hebt geen idee hoe nauw het allemaal komt als je mensen ondersteunt die zoveel verantwoordelijkheid dragen en zoveel reizen als mijn managers. Als ik niet goed oplet zitten ze in een vliegtuig naar Rusland in plaats van China, zo snel kan het gaan. Daarom weten ze ook dat ik ze altijd pas enkele uren van tevoren de informatie over hun reis stuur.
Het gaat zover dat ik soms ook kledingadvies moet meegeven. Je hebt niet alleen te maken met behoorlijke tijdsverschillen maar ook verschil in temperatuur en daar moeten ze ook op voorbereid zijn.
Ha, ha, je maakt een grap! Ab-so-luut niet. Op kantoor had ik regelmatig een paar uur niks te doen en daar heb ik een ontzettende hekel aan. Op de manier waarop ik nu werk krijg ik veel meer gedaan in een dag. Ik kan immers mijn eigen tijd indelen, dus als ik aan het einde van de dag in de pannen sta te roeren is al het huishoudelijke werk gedaan én ik ben de hele dag bij mijn kinderen geweest.
Ik ben fulltime moeder, ik doe al mijn huishoudelijk werk zelf, heb geen oppas of aupair nodig en ik werk fulltime. Voor mensen die op kantoor werken is dat niet mogelijk.
Jazeker, ik werk eigenlijk altijd. Ik ben letterlijk 52 weken per jaar beschikbaar voor mijn directeuren. Zij hebben er geen erg in als ik met vakantie ben, omdat ik altijd kan werken, waar ik ook ben. De enige week dat ik af en toe niet bereikbaar ben is tijdens de wintersport. Dat weten mijn managers en die houden daar ook rekening mee.
Die vraag beantwoord ik met een volmondig “ja”. Ik vind het ontzettend leuk wat ik doe en ik krijg heel veel waardering van de mensen met wie ik werk. En het is voor mij als mens veel beter om fulltime te kunnen werken en daarnaast er wel altijd als moeder en echtgenote voor mijn kinderen en man er te kunnen zijn.
Verder is de klik met mijn managers heel erg goed. Er is geen sprake van hiërarchie, we respecteren elkaar en we doen allemaal waar we goed in zijn. Ik heb eigenlijk nooit het gevoel dat ik aan het werk ben, zo leuk vind ik mijn job.
Niet wat mij persoonlijk betreft. Ik denk alleen wel dat je bepaalde kwaliteiten moet hebben om succesvol te zijn als fulltime VA. Ten eerste moet je enorm proactief zijn en een regelneef zijn, wat makkelijk kan als je vooruit denkt, voor mijn managers maar ook voor ons gezin. Zoals ik al zei: je kan je manager niet met ieder wissewasje lastigvallen, je bent op jezelf aangewezen om oplossingen en informatie te vinden en je als het ware ‘in te graven’ in de organisatie waarvoor je werkt. Daarnaast moet je gewoon super flexibel zijn. Ik werk vaak een kwartiertje hier, een kwartiertje daar en ben ook bereid m’n laptop open te klappen als ik eigenlijk iets anders aan het doen ben. Dat moet je kunnen én willen en dat is niet iedereen gegeven denk ik.
Op vrijdag 20 september geven we om 9.00 uur weer een gratis webinar over het werken met een Virtual Assistant, schrijf je hier in. Je kan ook onderstaand formulier invullen of Marianne Sturman rechtstreeks bellen of appen via 06-51222840.
(020) 42 60 760 
