Meer ruimte voor strategie en creatie bij Opmerkzaam

Hoe zou je in eigen woorden omschrijven wat Opmerkzaam doet en waar jullie als bureau voor staan?

Opmerkzaam is een creatief design/communicatiebureau. We houden ons bezig met merkontwikkeling:positionering, branding en design. Eigenlijk werken we als een netwerkbureau. We hebben een vaste schil van freelancers; copywriters, online marketeers, videografen, webdevelopers, die we afhankelijk van het project inzetten. Niemand staat bij ons op de payroll, waardoor we flexibel kunnen werken én opschalen wanneer dat nodig is voor onze opdrachtgevers.

De naam Opmerkzaam zegt eigenlijk precies hoe wij naar communicatie kijken. Waar veel organisaties zich richten op zichtbaarheid, kijken wij eerst naar wat er speelt in en rondom een merk. Vanuit daar helpen we merken om bewuste keuzes te maken in hun communicatie. Dat zie je ook terug in ons logo. Het poppetje kijkt niet alleen naar het merk, maar ook naar de omgeving en wijst daar als het ware naar: let op, dit is wat er gebeurt. Dat is precies wat wij proberen te doen voor onze klanten.

We werken daarbij graag voor organisaties die echt iets bijdragen. Denk bijvoorbeeld aan Sanquin of het Nederlands Huisartsen Genootschap. Dat zijn organisaties met maatschappelijke impact, en daar voelen wij ons als bureau ook het meest bij thuis.

Kun je een project noemen waar je bijzonder trots op bent en waarom?

Een project waar ik trots op ben is dat voor scholengemeenschap De Nieuwe Veste. Zij zochten in eerste instantie een nieuwe website en hadden daarvoor een pitch uitgeschreven.

Toen ik naar de vraag keek, dacht ik: het gaat hier niet alleen om een website, er zit ook een positioneringsvraag onder. De school heeft een heel breed onderwijsaanbod, van praktijkonderwijs tot gymnasium, en worstelde een beetje met haar imago.

Daaruit ontstond het concept ‘Jij brengt ons kleur’. Het idee is dat elke leerling iets unieks toevoegt aan de school. We wonnen de pitch en dat werd uiteindelijk de basis voor hun identiteit en communicatie. Dat soort trajecten vind ik het leukst: eerst kijken naar de vraag achter de vraag.

Wat was voor jou de aanleiding om met een Virtual Assistant via Moneypenny te gaan werken?

Op een gegeven moment merkte ik dat ik het gewoon niet meer kon bolwerken.

Als je alles zelf moet doen, dan houd je alle ballen in de lucht: projecten, administratie, planning, communicatie.

Daarnaast had ik een andere strategische keuze gemaakt. Ik wilde niet langer als freelancer werken, maar me profileren als bureau. Onze opdrachtgevers zoeken namelijk continuïteit. Als je alleen opereert, word je minder snel serieus genomen.

Tegelijkertijd wist ik ook: ik wil geen mensen op de payroll. In het verleden heb ik gezien wat ziekte of personeelsproblemen met een organisatie kan doen; dat kan je bedrijf behoorlijk onder druk zetten. Daarom zocht ik een manier om wel professioneel te werken als bureau, maar zonder de risico’s van personeel. Ik werkte al met freelancers voor projecten, en een VA via Moneypenny sloot daar goed op aan.

Wat kostte je vóór de samenwerking met een VA de meeste energie?

Het proberen om alles zelf te blijven doen.

Je hebt altijd dingen die op de agenda staan, zoals het bijwerken van je website of het maken van cases, maar die vallen er telkens weer vanaf omdat klantwerk voorgaat.

Daarnaast zijn er ook veel dingen die tijd kosten: mailtjes, telefoontjes, afspraken plannen, administratie. Dat lijkt allemaal klein, maar bij elkaar kost het veel energie en focus. Op een gegeven moment merkte ik gewoon dat het niet meer ging, dan moet je iets veranderen.

Welke taken liggen bij jouw VA die direct ruimte creëren?

Dorenda doet nu een groot deel van de operationele kant. Zij beheert mijn mailboxen en agenda, houdt de planning bij en zorgt dat alles georganiseerd blijft.

Daarnaast doet ze ook de traffic en projectbegeleiding. Bijvoorbeeld bij projecten zoals een programmaboekje voor de Huisartsendagen: zij onderhoudt het contact met de klant en de zelfstandige professional, stemt dingen af en zorgt dat alle informatie op de juiste plek terechtkomt. Dat soort taken zorgen ervoor dat projecten blijven lopen zonder dat ik overal bovenop hoef te zitten.

Wat vraagt jullie type organisatie specifiek van een VA?

Ik heb iemand nodig die tegen mij is opgewassen. Geen ja-knikker, maar iemand die ook tegengas durft te geven.

Ik heb zelf vaak veel ideeën tegelijk, dus dan is het juist fijn als iemand de structuur bewaakt en dingen opvolgt. Dorenda houdt de planning bij en zorgt dat afspraken niet verdwijnen.

We hebben zelfs afgesproken dat zij eigenlijk de baas is over de planning. Dat klinkt misschien gek, maar dat werkt wel. Als je weet dat iemand ergens beter in is, dan moet je dat ook gewoon uit handen geven.

Wat zou er gebeuren als je morgen geen VA meer zou hebben?

Dat merk ik eigenlijk al als Dorenda een paar dagen weg is. Dan moet ik zelf weer even in alles duiken om het overzicht te krijgen, en dat kost al snel een halve dag. Daarnaast komen alle mailtjes, telefoontjes en administratie weer bij mij terecht. Dat zijn misschien geen grote taken op zich, maar samen kosten ze veel tijd. Belangrijker nog: de rust verdwijnt. Een VA houdt ook een spiegel voor en helpt je om overzicht te houden.

Bij langere afwezigheid, zoals vakanties van langer dan een week, wordt er vanuit Moneypenny gezorgd voor vervanging, zodat het werk gewoon door kan blijven lopen. Hoe dat precies werkt, lees je in deze blog: Wat als mijn Virtueel Assistent ziek is of verlof heeft?

Hoe ervaren jullie de rol van Moneypenny als organisatie achter de VA?

Ik vind Moneypenny een heel professionele club.

We hebben een periode gehad waarin een match niet helemaal goed werkte. Toen hebben ze snel geschakeld en gekeken hoe ze dat konden oplossen. Er werd ook echt meegedacht, dat vind ik prettig. Je merkt dat er een organisatie achter zit die het serieus neemt en die continuïteit wil bieden.

Wat zou je zeggen tegen andere creatieve bureaus die twijfelen om met een VA te starten?

Begin gewoon klein.

Neem bijvoorbeeld acht of veertien uur per maand en kijk hoe het werkt. In het begin voelt het misschien even anders omdat iemand niet fysiek op kantoor zit, maar voor mij werkt het juist heel prettig. Een VA brengt structuur en neemt veel operationele zaken uit handen.

Als creatief heb je gewoon een rustige basis nodig van waaruit je kunt werken. Als je weet dat dingen geregeld zijn, geeft dat enorm veel rust.

Benieuwd naar Opmerkzaam? Bekijk hier hun website.

Nieuwsgierig wat een Virtual Assistant kan betekenen voor jouw organisatie of (creatief) bureau? We vertellen je er graag meer over.