Joris Meijer ervaart meer rust met een Virtueel Assistent

Axual is een softwarebedrijf, opgericht in 2015 door mij en een compagnon. We hebben met Axual een streaming platform (Event Bus) ontwikkeld waarin data snel verwerkt kan worden, eigenlijk een soort marktplaats met realtime data. Onze klanten zijn onder andere Rabobank en Eneco. Bij dit soort bedrijven komt er 24/7 ontzettend veel data binnen, wij zorgen voor het structureren en toegankelijk maken van deze data op ons streaming platform en we nemen zorgen weg rondom beveiliging en compliance.

Ik kom om in het werk, er is altijd wel iets doen. Hierdoor ervaarde ik weinig rust. Geïnspireerd door de boeken van Taco Oosterkamp, met name het boek ‘schaamteloos delegeren’, ben ik kritisch gaan kijken naar mijn werkzaamheden. Ik heb een gigantische Excel-lijst gemaakt met al mijn taken en ook mijn compagnon gevraagd dit te doen. Vervolgens ben ik gaan kijken naar welke taken er echt door ons uitgevoerd moeten worden en welke taken we zouden kunnen delegeren. Voor ons, als compagnons, is het belangrijk dat we ons kunnen focussen op de inhoud. Maar veel andere taken op de lijst vind ik ook erg leuk om te doen. Daarom ben ik gaan kijken of deze taken niet te veel geld kosten. Hiervoor moest ik wel eerst mijn eigen uurtarief berekenen. Daarna kon ik vanuit een zakelijk oogpunt taken selecteren die gedelegeerd moesten worden. Zo hebben we tijd en kosten kunnen besparen.

Brigitte heeft de volledige salarisadministratie opgepakt en ze regelt een aantal praktische zaken voor ons. Denk hierbij aan een attentie regelen voor collega’s en een diner plannen. Omdat Brigitte ook ervaring heeft met het vertalen van teksten komen dit soort taken ook bij haar te liggen.
Daarnaast regelt zij alle personeel gerelateerde taken. Zij weet inmiddels alles over expat-regelingen, visa, vergunningen en contracten. Tegenwoordig stuur ik collega’s met vragen hierover direct naar haar door omdat zij het intussen beter weet dan ik. Hierdoor is zij ook het eerste aanspreekpunt geworden voor alle HR zaken.

We communiceren binnen het hele bedrijf voornamelijk via Slack. We hebben een speciaal kanaal opgezet met Brigitte en alle compagnons. Hierin zetten we taken en communiceren we met elkaar. Uiteraard bellen en mailen we soms ook.

Wij zijn erg tevreden over Moneypenny. Een flexibel contract is vooral in het begin erg goed bevallen. Je weet niet precies wat je nodig hebt en op hoeveel uur je uitkomt. Ik denk inmiddels ook niet meer aan wat het gaat kosten als ik taken delegeer aan Brigitte. Ik realiseer me inmiddels wel dat het duurder is als ik het zelf ga doen en het haalt ook mijn focus weg. Daarnaast is het prettig dat je een VA kan kiezen op het gewenste ervaringsniveau.

Wat ik zelf ook gedaan heb; houd een week lang een lijst bij met alle dingen die je doet, ook kleine taken. Zet deze op een rij en bekijk welke dingen je echt zou moeten doen en welke dingen kan je beter aan iemand anders overlaten. Zo’n lijst zorgt al voor inzicht. Vervolgens moet je de stap durven zetten en kennismaken met een VA. Gun jezelf een paar maanden om tot een goede samenwerking te komen.

Wil je meer weten over Axual? Bezoek dan de website. Overweeg jij ook om een VA, zoals Brigitte in te schakelen? Plan direct een vrijblijvend gesprek in met Marianne om te sparren.