“Door een virtueel assistent in te schakelen, heb ik mijn vrijheid teruggekregen.”
Floor van 2DOBOARD heeft dankzij virtueel assistent Delia haar bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen door het terugkrijgen van haar vrijheid. De samenwerking met VA Delia verloopt zoals ze zelf zegt ‘vlekkeloos’ en ook haar ervaring met Moneypenny ervaart ze als zeer positief. Lees in dit interview meer over haar bedrijf en hoe de samenwerking met virtueel assistent Delia en Moneypenny verloopt.
Allereerst heb ik bedrijfskunde en rechten gestudeerd. Tijdens mijn master bedrijfskunde had ik al bewust gekozen voor ondernemerschap. Ik wist namelijk altijd al dat ik een ondernemer wilde worden, maar wist destijds nog niet precies in welke branche. Na het afronden van mijn opleidingen ben ik eerst gaan werken als Agile-coach bij een Nederlandse Bank. Als Agile-coach gaf ik workshops over Scrum en Kanban en hielp ik Scrum teams om effectiever te werken. Hierbij speelt het SCRUM-bord een belangrijke rol; op dit bord kwamen de werkzaamheden te staan die nodig waren om bepaalde doelen te halen. In die tijd werkten we nog met papieren post-its. Elke taak kreeg een eigen post-it, maar de volgende ochtend lagen ze allemaal weer op de grond. Ze bleven helaas niet goed plakken. Naast dat het er niet professioneel uit ziet, is het ook brandgevaarlijk en allesbehalve duurzaam. Verre van ideaal dus.
Vanuit dit probleem ben ik op zoek gegaan naar een oplossing, maar helaas kon ik die niet vinden. Dat was het moment waarop ik besloot mijn eigen bedrijf te starten. Ik ben toen herschrijfbare magneten, ookwel magnetische post-its gaan laten maken en verkopen; zo is mijn eigen bedrijf tot stand gekomen. Na verloop van tijd heb ik de gok gewaagd en ben ik gestopt bij de Nederlandse Bank, omdat mijn eigen bedrijf steeds meer tijd in beslag nam. En dat heeft uiteindelijk goed uitgepakt!
In eerste instantie deed ik alles zelf voor mijn bedrijf: ik verzond alle pakketjes vanuit huis, beantwoordde klantmails en werkte tegelijkertijd aan de groei van mijn bedrijf. Dat was behoorlijk pittig en op een gegeven moment werd het te druk voor me. Allereerst besteedde ik het verzenden van de pakketjes uit, zodat ik dit niet allemaal meer thuis had. Daarna had ik nog steeds te maken met klantvragen via e-mail, die gedurende de dag binnenkwamen. Hoewel een enkel mailtje niet veel tijd in beslag neemt, was ik er al met al de hele dag mee bezig. Hierdoor kon ik niet veel andere taken oppakken, terwijl ik nog tal van ideeën had om mijn bedrijf verder uit te breiden. Ik wilde nieuwe producten lanceren, nieuwe kanalen openen en in nieuwe landen leveren. Bovendien ging er wel eens iets mis met zendingen, waardoor ik de hele dag in de weer was.
Delia neemt de klantmails van mij over. Daarnaast controleert ze de bestellingen in de webshop en neemt contact op met klanten als er problemen zijn met bijvoorbeeld de betaling. Kortom, ze houdt toezicht op de dagelijkse taken die moeten worden uitgevoerd. Aangezien ik voorraad op verschillende locaties in Europa heb, controleert ze wekelijks de voorraadniveaus en verzendt ze indien nodig voorraad van de ene naar de andere locatie. Zo zorgt ze ervoor dat alles soepel verloopt.
Het verloopt heel soepel. We communiceren voornamelijk via e-mail. Als er zaken zijn waar ik beslissingen over moet nemen, stuurt ze me gewoon de relevante e-mails door. Als ik niets van haar hoor, weet ik dat alles goed gaat. En als er iets is, hoor ik het vanzelf. Dat is erg prettig. Het loopt als een geoliede machine. Superfijn!
Ook daar ben ik erg tevreden over. We hebben niet veel contact, omdat alles gewoon vlekkeloos verloopt. Eerst werkte ik samen met virtueel assistent Mandy, die samenwerking verliep ook uitstekend, maar na een jaar besloot Mandy iets anders te gaan doen. Het was jammer om te horen dat Mandy wegging, maar dit werd gelijk goed opgelost door jullie. Delia kon namelijk de werkzaamheden van Mandy overnemen. Mandy heeft Delia gebriefd en ingewerkt en ik heb er verder weinig van gemerkt.
Absoluut. Sterker nog, dat doe ik al. Telkens wanneer ik andere ondernemers spreek, prijs ik de voordelen van een virtueel assistent aan. Het heeft me zoveel vrijheid gegeven en dat zou ik iedereen aanraden. Naast het feit dat ik deze taken niet meer zelf hoef uit te voeren, kan ik ook gemakkelijk een paar dagen weg zonder zorgen. Ik ben erg blij met de samenwerking met Delia. Aanvankelijk leek het me lastig om iemand te vinden die meerdere keren per dag beschikbaar is om de emailboxen te checken terwijl je vooraf niet weet of er op dat moment veel mails te beantwoorden zijn. Het aantal uren per dag kan variëren van week tot week. Het is fijn dat jullie zulke flexibele VA’s hebben.
Op één van de webshops van 2DOBOARD: scrumartikelen.nl kan je er meer over te weten komen. Overweeg je ook met een virtueel assistent samen te werken? Check dan onze website voor meer informatie en tarieven of plan direct een vrijblijvend gesprek in met Marianne om te sparren.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
