“Het biedt ons de ruimte om ondersteuning te krijgen precies wanneer we het nodig hebben, zonder de verplichtingen van een vaste fulltime functie.”
Ivo van Dijk, bestuurder bij zorgverzekeraar ONVZ, vertelt hoe Moneypenny-VA Sandra hun werk vergemakkelijkt. Door de flexibele ondersteuning op de momenten dat het nodig is – en die ook nog eens perfect aansluit op het interne secretariaat – profiteert ONVZ van het beste van twee werelden. In dit interview vertelt Ivo hoe dat in de praktijk werkt en deelt hij tips voor andere bedrijven.
Zeker. Ik ben inmiddels al negen jaar bestuurder bij ONVZ. In deze functie houd ik me bezig met een breed scala aan aspecten binnen onze organisatie. Zo ben ik verantwoordelijk voor finance, IT, personeelsmanagement en dienstverlening aan verzekerden. Daarvoor heb ik een lange carrière achter de rug in de zorgverzekeringswereld, wat me veel inzicht en ervaring heeft opgeleverd om mijn huidige rol als bestuurder goed te vervullen.
“We zochten naar een flexibele oplossing: iemand die ons door de week kon ondersteunen wanneer nodig, zonder dat er continu een fulltime secretaresse beschikbaar hoeft te zijn.”
Een paar jaar geleden ging onze fulltime secretaresse met pensioen. Zij ondersteunde mij en mijn collega Jean Paul. Dit zagen wij als een mooi moment om onszelf opnieuw de vraag te stellen hoe we deze rol gingen invullen. We merkten namelijk dat door digitale ontwikkelingen veel taken al goed te overzien waren en er hierdoor bepaalde dingen waren die we zelf vrij handig konden regelen. Tegelijkertijd zijn er ook taken waarbij je echt ondersteuning nodig hebt. Die taken komen vaak spontaan op door de week heen en zijn lastig vooraf in te plannen. We zochten daarom naar een flexibele oplossing: iemand die ons door de week kon ondersteunen wanneer nodig, zonder dat er continu een fulltime secretaresse beschikbaar hoeft te zijn. Zo kwamen we uit bij Moneypenny en het concept van virtual assistants. Het biedt ons de ruimte om ondersteuning te krijgen precies wanneer we het nodig hebben, zonder de verplichtingen van een vaste fulltime functie.
Haar voornaamste taak is het beheren van onze agenda’s en het plannen van afspraken. Vooral afspraken die complex zijn, zoals die met de raad van commissarissen, de raad van afgevaardigden, ons managementteam of externe gasten zoals de Nederlandse Bank, vallen binnen haar verantwoordelijkheden. Ze zorgt ervoor dat deze afspraken soepel verlopen, dat eventuele knelpunten worden opgelost en dat er snel wordt geschakeld als er iets verzet moet worden. Het is vaak een ingewikkelde puzzel, met meerdere interne en externe partijen en volle agenda’s, inclusief die van onszelf. Sandra weet dat allemaal efficiënt te coördineren en dat maakt haar ondersteuning voor ons van grote waarde.
Wij zijn zeer tevreden over de samenwerking op afstand. Jean Paul en ik hebben wekelijks een vast moment op maandagochtend, waarin we telefonisch of via Teams met Sandra de agenda doornemen. We bespreken belangrijke zaken en zorgen ervoor dat alle taken en mogelijke uitdagingen worden opgepakt. De rest van de week hebben we contact via e-mail of telefoon wanneer dat nodig is.
“Een waardevolle wisselwerking, waarbij de virtuele assistentie van Moneypenny écht een aanvulling vormt op het bestaande secretariaat.”
Ja, Sandra heeft regelmatig contact met één van onze interne secretaresses. Dit zorgt voor een constructieve samenwerking en afstemming. Ze schakelen veel met elkaar; als iets lastig in te schatten is voor Sandra, neemt de interne secretaresse dat over. Dit creëert een waardevolle wisselwerking, waarbij de virtuele assistentie van Moneypenny een mooie aanvulling vormt op het bestaande secretariaat.
Het grootste voordeel van het Moneypenny–concept is dat we de hele week ondersteuning kunnen inschakelen, zonder een fulltime kracht in dienst te nemen. Voor deze rol hebben we namelijk niet genoeg werk voor 40 uur per week. Dit geeft ons de luxe om precies die ondersteuning te krijgen die op dat moment nodig is.
Doordat een VA niet fysiek aanwezig is, kunnen bepaalde praktische aspecten – zoals de sfeer en de geschiktheid van vergaderruimtes – moeilijker ingeschat worden. Bij ons op kantoor weet je bijvoorbeeld dat de ene vergaderruimte beter geschikt is voor kleinere, informele gesprekken, terwijl een andere juist perfect is voor grotere bijeenkomsten. Voor een VA blijft dat lastig in te schatten, daarom is het wel fijn dat Sandra voor zulk soort zaken een beroep kan doen op de interne secretaresse.
Onze ervaring met Moneypenny als VA-bureau is positief. Vanaf het begin werd alles snel en goed geregeld, inclusief een uitstekende eerste VA. Toen zij stopte, werd er direct een vervanger aangeboden en dat verliep ook soepel. Met Sandra zijn we wederom erg tevreden. Daarnaast checkt de accountmanager regelmatig bij mij in om een vinger aan de pols te houden of alles nog steeds naar wens verloopt.
Zeker, zonder twijfel. Het Moneypenny–concept werkt in de praktijk erg goed, vooral in combinatie met iemand die intern aanwezig is. Voor bedrijven met meerdere secretaresses is het een fantastische oplossing om dit model toe te passen.
“Het is belangrijk om in de communicatie volledig en duidelijk te zijn, zodat alles efficiënt verloopt.”
Als opdrachtgever moet je zorgvuldig zijn in het formuleren van opdrachten en het delen van de juiste informatie. Met een VA heb je niet de spontane korte interacties, zoals bij het koffieapparaat, waarin je snel iets kunt verduidelijken. Daarom is het belangrijk om in de communicatie volledig en duidelijk te zijn, zodat alles efficiënt verloopt.
Bekijk de website van zorgverzekeraar ONVZ om meer te weten te komen over hun dienstverlening. Ben je een bestuurder en overweeg je ook om samen te werken met een virtueel assistent? Ga dan naar de virtuele assistentie–pagina voor meer informatie en onze tarieven of plan direct een vrijblijvend gesprek in om te sparren.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.