Je hoeft niet op locatie te zijn om onderdeel van de Spelen te zijn

Een werkdag die begint met overzicht

Voor Marion begon geen dag hetzelfde. Doordat er kort voor de Spelen een collega uitviel, voelde ze extra verantwoordelijkheid om het werk goed over te nemen en ervoor te zorgen dat alles bleef lopen.

“Ik begon elke dag met het checken van mijn e-mail, om te kijken welke vragen er waren vanuit sponsoren die meegingen op de trip,” vertelt ze. “Denk aan vragen over vliegtickets, wedstrijdtickets, het hotel of het programma. Op basis daarvan starten mijn werkzaamheden die dag.”

Schakelen tussen interne en externe partijen

Haar werk speelde zich af tussen verschillende partijen, zowel intern als extern. “Intern had ik contact met collega’s binnen de teamstaf,” legt ze uit. “Waarbij ik probeerde rekening te houden met ieders rol en dat niet iedereen altijd beschikbaar was vanwege de focus op de wedstrijden.”

Extern schakelde ze met verschillende partijen tegelijk. “Denk aan NOC*NSF voor tickets, overige partners waar we wedstrijdtickets hadden ingekocht, sponsoren, het hotel, een busmaatschappij en restaurants.” Ook was ze betrokken bij het organiseren van een groepsactiviteit in Milaan.

Haar rol vroeg om continu schakelen tussen al deze partijen, zowel in de aanloop naar als tijdens het evenement.

Veel aandacht voor planning en communicatie

Dat schakelen tussen al die partijen vertaalde zich in een groot aantal concrete werkzaamheden.

“Het verzamelen van de juiste informatie voor het boeken van vliegtickets vergde in het begin veel tijd, omdat er verschillende reisschema’s waren.” De focus verschoof daarna naar de wedstrijdtickets: “Daar zat enorm veel tijd in, omdat dit via een app ging die alle deelnemers moesten downloaden. Ik moest de tickets gepersonaliseerd via deze app naar iedereen versturen.”

Ze verzorgde daarbij ook de communicatie met sponsoren rondom het versturen van de vliegtickets en wedstrijdtickets, inclusief toelichting op het gebruik van de Milano Cortina-app.

Daarnaast liep het contact met andere betrokken partijen continu door: van de afstemming met het hotel over de planning en kamerlijsten tot het overleg met de busmaatschappij over alle groepstransfers in Milaan en het organiseren van een kookworkshop.

Die manier van werken vroeg niet alleen om overzicht, maar ook om een andere manier van beschikbaar zijn.

Topsport vraagt om snel schakelen

Tijdens de Spelen was er een duidelijke verdeling: iemand op locatie en Marion op afstand. “Tijdens de trip was er iemand ter plaatse om de groep te begeleiden,” legt ze uit. “Ik stond 24/7 standby om vanaf afstand zaken te kunnen regelen indien nodig. Die samenwerking werkte top!”

Juist omdat ze niet fysiek aanwezig was, lag de nadruk op een goede voorbereiding.
“Omdat je zelf niet ter plaatse bent, wil je vooraf alles zo goed mogelijk regelen en duidelijk hebben voor iedereen.”

Tegelijkertijd vroeg het ook iets van haar manier van werken. In de aanloop naar de Spelen was ze zoveel mogelijk online en zorgde ze dat ze goed bereikbaar was.
“Je accepteert dat er last-minute dingen gebeuren. Dat hoort erbij. In topsport moet je op de juiste momenten kunnen schakelen.”

Dat liet zich ook in de praktijk zien: “Er was een probleem met digitale wedstrijdtickets van een sponsor, waardoor ze niet geldig waren. Dan moet je snel handelen, want je wil niet dat iemand een wedstrijd mist. Dat soort momenten vragen direct actie.”

Ook op afstand maak je het verschil

Ondanks dat zij op afstand werkte en alles online heeft geregeld, voelde Marion zich toch enorm betrokken bij de Spelen en volgde ze alles op de voet. ”Ik had heel erg het gevoel dat we de organisatie van de sponsortrip echt samen hadden gedaan als collega’s.”

Ook de sponsoren merkten haar bijdrage op. “Alhoewel ik inderdaad onzichtbaar ben, was ik enorm verrast om ook een persoonlijk bedankje te ontvangen van de sponsoren, voor de hulp bij de organisatie van deze trip.”

Juist dat laat zien dat het werk achter de schermen misschien niet altijd direct zichtbaar is, maar wel degelijk wordt gevoeld en gewaardeerd.

Op een plek waar een paar weken geleden alles draaide om topsport, wordt mij duidelijk dat de Spelen zich niet alleen op het ijs afspeelden, maar voor een groot deel ook achter een laptop. Dank je wel Marion, voor het delen van jouw verhaal en het kijkje achter de schermen.

Benieuwd hoe die samenwerking vanuit de kant van de opdrachtgever wordt ervaren? Lees ook het artikel: “Alles verloopt vlekkeloos bij Team IKO-X2O dankzij de flexibele kracht van Moneypenny.”