Taken die blijven liggen omdat er geen tijd voor is. Een mailbox die overloopt, administratie die zich opstapelt, en ondertussen komt je eigen werk in de knel. Veel ondernemers herkennen dat. Een virtueel assistent neemt precies dat soort werk over, zodat jij je op je kerntaken kunt richten.
Maar wat kun je nu eigenlijk allemaal overdragen? Het takenpakket van een virtueel assistent is breder dan de meeste mensen denken. In dit artikel zie je per categorie welke taken een VA oppakt. Ook lees je hoe je bepaalt wat je uitbesteedt, en wat het verschil per branche is. Een virtueel assistent is trouwens een professional die op afstand werkt, geen software of chatbot.
In principe kan een virtueel assistent alles oppakken wat op afstand te regelen is. Dat loopt van uitvoerend werk, zoals facturen versturen, tot organiserend werk, zoals een project bewaken. De rode draad is dat het terugkerende of tijdrovende taken zijn die niet per se door jou gedaan hoeven te worden.
Het handigst is om het takenpakket in categorieën te bekijken. Hieronder staan de zeven meest voorkomende, met concrete voorbeelden. Wil je eerst weten wat een VA in de kern doet, lees dan dat artikel eerst.
Deze zeven categorieën dekken het grootste deel van wat ondernemers uitbesteden. Gebruik de tabel als startpunt om te bepalen wat voor jou relevant is. Achter de categorieën met een eigen pagina staat een link naar meer informatie.
De meeste ondernemers beginnen in de eerste twee categorieën, omdat administratie en agenda het snelst tijd opleveren. Naarmate de samenwerking loopt, verschuift het takenpakket vaak naar marketing, sales of projectwerk.
Er bestaat geen vast standaard takenpakket dat voor iedereen klopt. Wat je uitbesteedt, hangt af van waar jij de meeste tijd aan verliest. Voor de een is dat de administratie, voor de ander de inbox of de social media.
Wel is er een veelvoorkomend startpakket. Veel ondernemers dragen eerst agenda, mailbox en administratie over, omdat die taken voorspelbaar zijn en dagelijks terugkomen. Specialistischer werk, zoals marketing of technisch projectwerk, komt meestal in een later stadium. Zie een takenpakket dus niet als een vaste lijst, maar als iets dat meegroeit met je behoefte.
Een takenpakket samenstellen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met deze vier stappen kom je tot een lijst die klopt:
Begin klein en breid uit als het bevalt. Zo houd je grip en ontdek je vanzelf welke taken je nog meer uit handen kunt geven.
Naast de algemene taken heeft elke branche eigen accenten. Een paar voorbeelden:
De administratie is in bijna elke branche het startpunt. Lees hoe dat werkt bij administratie en backoffice.
Nederlandse virtual assistants liggen gemiddeld tussen de 30 en 65 euro per uur, exclusief btw. De hoogte hangt af van het type taken en de ervaring van de assistent. Kijk bij het vergelijken ook naar de output per uur, niet alleen naar het tarief.
Reken je eigen tijd mee in de afweging. Je eigen uurtarief ligt vaak hoger dan het tarief voor ondersteuning. Elk uur dat je terugwint aan je kerntaken levert dus al snel meer op dan het kost. Een volledig beeld staat in het artikel over wat een virtual assistant kost.
Wil je weten wat uitbesteden jou concreet kan opleveren? Met de rekentool bereken je in 1 minuut hoeveel uren en euro’s je kunt terugwinnen.
De categorieën hierboven laten zien wat een takenpakket kan bevatten. Dit blok laat zien hoe Moneypenny dat invult, zodat je de vergelijking zelf kunt maken.
Geen enkele virtual assistant is overal even sterk in, en dat hoeft ook niet. De kunst is om per taak de juiste expertise in te zetten. Heb je meer nodig dan één iemand kan bieden, dan werk je gewoon met een klein team.
Marianne Sturman, oprichter Moneypenny – het VA-bureau voor ondernemers en teams, al 26 jaar specialist in Virtual Assistants.
Belangrijk om te weten: niet iedere virtual assistant beheerst alle categorieën uit dit artikel. Elke VA heeft eigen expertises. De een is sterk in administratie, de ander in marketing of techniek. Bij de intake kijkt Moneypenny welke expertise bij je taken past en maakt op basis daarvan de match uit de eigen poule.
Heb je verschillende soorten ondersteuning nodig, dan kun je werken met een team van meerdere VA’s. Je zet dan per taak de juiste expertise in, zonder zelf te hoeven schakelen tussen losse mensen. Tot 60 uur per maand werk je met één vaste VA; bij meer werk groeit dat naar een vast team. Je hebt één vast aanspreekpunt, je Moneypenny-accountmanager.
Je werkt met een vaste Nederlandstalige VA op afstand die je manier van werken leert kennen. Je VA heeft kennis van meerdere tools en pakt nieuwe snel op, dus je hoeft zelf niet over te stappen. Is je vaste VA er even niet, dan neemt een andere VA uit de poule van circa 80 professionals het werk over, zodat het doorloopt. Je schaalt per kalendermaand op of af, met een instap vanaf 8 uur per maand en een maandelijkse opzegtermijn.
Benieuwd welk takenpakket bij jou past? Bekijk de tarieven en pakketten of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Houd een tot twee weken bij waar je tijd naartoe gaat, markeer het terugkerende werk zonder omzet, en kies daaruit de eerste taken. Schrijf kort op hoe je het nu doet, zodat iemand het kan overnemen. Breid uit als het bevalt.
Niet altijd. Elke VA heeft eigen expertises: de een is sterk in administratie, de ander in marketing of techniek. Heb je meerdere soorten ondersteuning nodig, dan kun je werken met een team van VA’s en per taak de juiste expertise inzetten.
Een vast standaardpakket bestaat niet, want het hangt af van waar jij tijd verliest. Veel ondernemers starten wel met agenda, mailbox en administratie, omdat die taken voorspelbaar zijn en dagelijks terugkomen.
Dat is het geheel aan taken dat je op afstand kunt overdragen. Het loopt van administratie, agenda en mailbox tot marketing, HR, klant- en salessupport, projectondersteuning en techniek. Je bepaalt zelf wat je in het pakket stopt.
Dat hangt af van het aantal uren dat je afneemt. Nederlandse VA’s liggen gemiddeld tussen de 30 en 65 euro per uur, exclusief btw. Bij Moneypenny werk je met een maandabonnement en start je vanaf 8 uur per maand.
Doorgaans wel. Een VA heeft kennis van meerdere tools en pakt nieuwe snel op, zodat je zelf niet hoeft over te stappen. Denk aan agenda- en mailsystemen, boekhoudsoftware en tools als Trello, Asana of Notion.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
