Het werken met een Virtual Assistant (VA) biedt veel voordelen: flexibiliteit, efficiëntie en schaalbaarheid, om er maar een paar te noemen. Maar één vraag komt bij veel organisaties steevast naar boven: is het wel veilig om bedrijfsgevoelige informatie toe te vertrouwen aan iemand die op afstand werkt? In een tijd waarin cyberveiligheid en datalekken wekelijks het nieuws halen, is deze zorg niet alleen begrijpelijk, maar ook volkomen terecht. Juist daarom neemt Moneypenny dit onderwerp bloedserieus. In dit artikel ontdek je hoe jij veilig kunt samenwerken met een VA.
Vanaf het begin kregen wij de vraag: “Hoe zorgen jullie ervoor dat vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk blijft bij een VA die vanuit huis werkt?” Het antwoord ligt in een combinatie van juridische, technische én praktische maatregelen. Alles bij elkaar hebben we dat vastgelegd in ons Thuiswerkprotocol.
Dit protocol, opgesteld door een jurist en regelmatig geactualiseerd, is er niet alleen om risico’s te beperken, maar ook om bewustwording te creëren. Door VA’s dit document te laten ondertekenen, onderstrepen we hoe belangrijk wij databeveiliging vinden. We nemen het niet licht, en dat communiceren we duidelijk.
In onze samenwerkingsovereenkomsten met VA’s is uiteraard een stevige geheimhoudingsclausule opgenomen. In het Thuiswerkprotocol verwijzen we daar expliciet nogmaals naar. Dit dubbele ankerpunt laat zien dat vertrouwelijkheid voor ons geen bijzaak is, maar een kernwaarde.
Beveiliging draait niet alleen om regels, maar ook om techniek. Daarom stellen wij duidelijke eisen aan de apparatuur waarmee onze VA’s werken. Denk aan:
In plaats daarvan werken VA’s in de meeste gevallen direct in de online omgeving van de opdrachtgever, of in onze eigen beveiligde Office 365 omgeving, waar extra beveiligingslagen zijn toegevoegd door onze ICT-partner Fitsecure. Toegang tot systemen is altijd voorzien van multifactor authenticatie (MFA).
We overleggen altijd met onze opdrachtgevers over hun specifieke wensen rondom dataveiligheid. Sommige organisaties hanteren zo’n strikt beveiligingsbeleid dat VA’s een laptop van de opdrachtgever in bruikleen krijgen. In die gevallen stellen we een aparte bruikleenovereenkomst op.
Een ander punt dat soms vragen oproept: mogen VA’s ook betalingen uitvoeren? Ons standpunt is duidelijk: nee. Wat wél kan, is dat een VA gemachtigd is om betalingen voor te bereiden (bijvoorbeeld klaarzetten in de bankomgeving), maar nooit om deze zelfstandig uit te voeren.
Voor veilig wachtwoordbeheer gebruiken we een wachtwoordenkluis. Hierin worden wachtwoorden centraal en veilig opgeslagen. Mocht een VA vervangen worden, dan is de toegang tot systemen gewaarborgd zonder dat informatie verloren gaat.
Bij Moneypenny geloven we dat vertrouwen begint bij verantwoordelijkheid. Door bewustwording te combineren met juridische en technische waarborgen, zorgen wij ervoor dat werken met een VA minstens zo veilig is als werken met een collega op kantoor.
Wil je weten hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien? We gaan graag met je in gesprek.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
