Heb je het gevoel dat je nog steeds veel tijd kwijt bent aan het uitleggen van taken aan je Virtueel Assistent (VA), en verloopt de samenwerking niet zoals je had verwacht? Dat is een herkenbaar probleem voor veel ondernemers. In dit blog deel ik zes veelvoorkomende opstartproblemen en geef ik praktische tips om ze op te lossen. Zo kun jij binnenkort echt genieten van de voordelen van werken met een VA.
Een veelvoorkomend probleem is dat je op hoofdlijnen wel weet wat je bij je VA wil neerleggen, maar dat er nog geen duidelijke takenlijst voor je VA ligt. Dat zorgt ervoor dat je VA niet goed weet hoe zij/hij je het beste kan ontzorgen en wat je precies verwacht.
Tip: Investeer tijd om de taken en werkprocessen goed in kaart te brengen. Hoewel dit misschien tijdrovend lijkt, levert het uiteindelijk veel op. Als je samenwerkt met een VA-bureau, kunnen zij met je meedenken om te bepalen welke taken geschikt zijn om te delegeren. Werk je met een zelfstandige VA, daag die dan uit om samen met jou te brainstormen voordat je begint. Duidelijke taken en heldere werkinstructies zorgen ervoor dat je VA zelfstandig en efficiënt aan de slag kan.
Het kan voorkomen dat je VA niet aan je verwachtingen voldoet. Misschien zie je weinig output of worden deadlines niet gehaald. Dit kan frustrerend zijn.
Tip: Begin met een open en eerlijk gesprek met je VA. Deel je zorgen en luister naar wat hij/zij te zeggen heeft. Vaak ontstaan problemen door misverstanden en die kun je meestal snel oplossen met duidelijke communicatie. We begrijpen dat dit soms lastig kan zijn, vooral als je juist een VA hebt ingeschakeld om minder aan te sturen. Toch is het belangrijk om je rol als opdrachtgever serieus te nemen. Goed opdrachtgeverschap betekent dat je regelmatig de samenwerking evalueert en waar nodig bijstuurt.
Het kan gebeuren dat je zakelijke situatie verandert, waardoor de taken die je wilde delegeren niet meer relevant zijn. Of misschien groeit je bedrijf zo hard dat je liever andere werkzaamheden wil uitbesteden. En daar zijn dan misschien andere vaardigheden voor nodig.
Tip: Wees niet bang om te evalueren of je huidige VA nog steeds de juiste match is, of om een extra VA in te schakelen en de taken anders te verdelen. Het kan handig zijn om met een bureau samen te werken, omdat zij vaak meerdere VA’s in hun pool hebben en snel kunnen inspelen op jouw veranderende behoeften. Hierdoor kun je makkelijker schakelen en een VA vinden die beter past bij je nieuwe situatie.
Een veelgehoorde frustratie is dat je VA in het begin erg veel vragen stelt. Dit kan je het gevoel geven dat je nog steeds alles zelf moet doen.
Tip: Wees geduldig en zie dit als een positief teken. Je VA wil goed werk afleveren en vragen stellen is een onderdeel van dat proces. Een goede VA bundelt vragen en stelt ze op een geschikt moment, bijvoorbeeld tijdens jouw reistijd naar een afspraak, zodat je zo min mogelijk gestoord wordt.
Klopt je VA regelmatig bij je aan omdat er onvoldoende werk ligt? Dan doe je misschien nog steeds te veel zelf. Maar het kan natuurlijk zijn dat je écht niet genoeg werk hebt liggen om een samenwerking met een VA voor jou te laten renderen.
Tip: Als je het idee hebt dat je iedere keer weer zit te bedenken wat je nu weer bij je VA kan neerleggen, dan ben je misschien inderdaad té snel met een VA aan de slag gegaan. Maar het kan ook zijn dat je nog niet genoeg hebt ‘gegraven’ in je to do lijst. Er zouden ook ‘verborgen taken’ kunnen zijn die je VA van je zou kunnen overnemen, waar je nog niet eerder aan hebt gedacht. De kans is namelijk groot dat als je overweegt een VA in te schakelen, je er waarschijnlijk ook écht een nodig hebt. Heb je er bijvoorbeeld aan gedacht om persoonlijke taken aan je VA toe te vertrouwen, zoals het regelen van verzekeringen, afspraken maken bij de garage of andere kleine administratieve klusjes? Waarom zou je die niet uitbesteden aan je VA?
Ben je niet helemaal tevreden met de kwaliteit van het werk dat je VA aflevert. Dit kan een signaal zijn dat de communicatie nog niet gesmeerd loopt of dat de match tussen jullie niet optimaal is.
Tip: Het geven van feedback blijft ‘een ding’. Zonder terugkoppeling van jou heeft je VA geen kans om te verbeteren. Blijven de problemen, ondanks je tips, aanhouden, dan is het tijd om te overwegen of er een betere match mogelijk is. Veel ondernemers blijven te lang doorwerken met een VA waarmee de samenwerking niet soepel verloopt, soms zelfs uit medelijden. Maar realiseer je dat een VA een opdrachtnemer is, geen werknemer. Maak gebruik van die flexibiliteit: als je niet tevreden bent en er geen vooruitgang wordt geboekt, is het verstandig om de samenwerking te beëindigen. Soms ligt het niet aan de vaardigheden of ervaring van de VA, maar simpelweg aan de onderlinge dynamiek. Een goede match in communicatie- en werkstijl is essentieel om energie en frustratie aan beide kanten te voorkomen. Het kan een echte eye-opener zijn als je met een VA werkt waarmee de samenwerking wél op rolletjes loopt.
Het opzetten van een efficiënte samenwerking met je VA kan in het begin uitdagend zijn, maar de investering in tijd en communicatie loont. Door duidelijke taken te definiëren, verwachtingen te managen en regelmatig feedback te geven, zorg je ervoor dat je VA zelfstandig kan werken en jou echt kan ontzorgen.
Wij staan voor je klaar om je te ondersteunen in dit proces, zodat je het maximale uit je samenwerking met je VA kunt halen.
Lees hier hoe je optimaal gebruik kunt maken van je flexibele VA-abonnement bij Moneypenny. Wij passen ons moeiteloos aan jouw zakelijke behoeften aan. Met onze betrouwbare en gekwalificeerde VA’s aan je zijde, kun je je volledig richten op de groei en ontwikkeling van je bedrijf.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
