Het secretariaat van de toekomst: flexibel, efficiënt en schaalbaar met VA’s en AI

Uitdagingen binnen inhouse secretariaten

In veel organisaties draait het secretariaat nog op de klassieke manier: Executive Assistants (EA’s) ondersteunen het (top)management op alle fronten, van het plannen van vergaderingen tot het beheren van complexe agenda’s, het screenen van inboxen, voorbereiden van vergaderingen, plannen van events en ga zo maar door. Maar deze aanpak kent z’n grenzen – denk aan:

1. Arbeidskrapte en personeelsproblemen
   Geschikte mensen vinden? Een uitdaging. Verlof, ziekte of verloop zorgen steeds voor gaten, en HR blijft druk bezig met werving. Dat is kostbaar en tijdrovend.
2. Weinig doorgroeimogelijkheden
   Agendabeheer en e-mails zijn belangrijke onderdelen van het werk, maar bieden weinig ruimte voor uitdaging of groei. Door medewerkers meer gevarieerde en strategische taken te geven, verhoog je niet alleen hun betrokkenheid, maar ook hun tevredenheid. Dit zorgt voor een gemotiveerd team en minder tijd die leidinggevenden hoeven te besteden aan het aanmoedigen van medewerkers.
3. Digitale vaardigheden nodig
   De wereld digitaliseert in razend tempo, maar je team kan niet altijd meekomen. Investeringen in trainingen stapelen zich op, terwijl digitale skills steeds belangrijker worden.
4. Hoge vaste kosten
   Van salarissen tot ziektevervanging: een inhouse secretariaat brengt flinke kosten met zich mee. Deze kosten zijn moeilijk aan te passen wanneer de werkdruk wisselt, wat vaak inefficiëntie in de hand werkt.

De slimme oplossing: VA’s en technologie hand in hand

De toekomst van managementondersteuning is flexibel en slim! Virtueel Assistenten kunnen niet alleen de druk verlichten, maar combineren hun werk met AI-tools om het secretariaat soepel te laten draaien. Zo geef je repetitieve taken, zoals agendabeheer en e-mails filteren, uit handen en houd je eigen team van EA’s zich bezig met het meer strategische werk.

Human + AI: de beste combinatie

De kracht van AI en VA’s zit in het samenspel. AI kan taken automatiseren zoals e-mails categoriseren en vergaderingen plannen, terwijl de VA deze technologie gebruikt om nog efficiënter te werken. Hierdoor blijft er ruimte over voor complexe taken en maatwerkondersteuning. De toekomst? Niet óf mens óf technologie, maar de ideale balans tussen de twee! Meer over onze visie op Human + AI lees je in dit blog. 

Behoefte aan maatwerk in managementondersteuning

Elke manager en elk team is uniek. Waar vroeger het secretariaat overal dezelfde ondersteuning bood, zijn de wensen tegenwoordig veel specifieker:

• Persoonlijke afspraken en socials
  Sommige managers willen dat hun ondersteuner ook privézaken zoals persoonlijke afspraken en sociale media beheert. Een VA kan deze taken gemakkelijk oppakken en afstemmen op de manager.
• Complexe reis- en eventplanning
  Voor managers die regelmatig reizen of events plannen, kan een VA de volledige coördinatie op zich nemen. Geen stress meer over logistiek; de VA regelt het.
• Screening van communicatie
  Drukke inbox? Laat een VA de eerste selectie doen, zodat alleen de belangrijke e-mails bij de manager terechtkomen. Dit bespaart tijd en zorgt voor focus.

Hybride model: Jouw EA’s en externe VA’s samen

Wil je het beste van beide werelden? Combineer interne EA’s voor strategische en vertrouwelijke taken met een flexibele pool van VA’s voor de uitvoerende taken. Op die manier creëer je een supportstructuur die altijd meebeweegt met de organisatie en snel opschaalt bij piekdrukte. De VA’s werken op afstand en zijn flexibel inzetbaar – precies waar en wanneer je ze nodig hebt.

Het Nieuwe Secretariaat: flexibel en toekomstbestendig

Met VA’s en technologie geef je je secretariaat een complete upgrade. De vaste kosten dalen, je teams zijn productiever, en je kunt moeiteloos schakelen tussen verschillende capaciteitsbehoeften.

Een flexibele combinatie van VA’s, EA’s en AI biedt ondersteuning die moeiteloos meebeweegt met je organisatie. Zo creëer je een secretariaat dat klaar is voor de toekomst – met ondersteuning op maat, op het juiste moment en tegen lagere kosten.

Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie werkt? Plan direct een gratis kennismakingsgesprek en ontdek de mogelijkheden!