Ik kom regelmatig online in contact met ondernemers die meer willen weten over onze dienstverlening. Het voeren van deze gesprekken vind ik het leukste wat er is: het dieper ingaan op iemands bedrijf en vervolgens onderzoeken of we kunnen helpen of niet.
Soms voelt het alsof ik in de schoenen van een huisarts sta, waarbij ondernemers met serieuze ‘gezondheidsproblemen’, zowel in hun bedrijf als in hun persoonlijke werkstijl, bij mij aankloppen voor advies tijdens een ‘consult’. Onlangs sprak ik bijvoorbeeld met een ervaren ondernemer die worstelde met het feit dat hij zoveel tijd kwijt was met ‘dingetjes’. Voor dit specifieke probleem heb ik hem drie praktische tips gegeven, die ik graag met je wil delen in dit blog, waarin we dieper ingaan op de kunst van efficiënt ondernemen.
Om een goed beeld te krijgen van de ‘diagnose’, begin ik altijd met vragen stellen. In het geval van de ‘dingetjes’-uitdaging, wilde ik natuurlijk precies begrijpen welke taken deze ondernemer zo’n onrust bezorgden. Al snel werd me duidelijk dat ‘dingetjes’ eigenlijk allerhande taakjes waren, die hij, veelal in de avonduren, voor zijn rekening nam. Hij noemde onder meer facturen inboeken in het boekhoudsysteem, het mooi opmaken van presentaties, teksten schrijven voor zijn website en die in zijn WordPress omgeving uploaden en ga zo maar door.
Een begrijpelijke vraag die naar voren komt, is waarom hij deze taken niet delegeerde aan zijn teamleden. Deze ondernemer had een team van maar liefst vijf personeelsleden. Maar die wilde hij inzetten waarvoor ze waren aangenomen, namelijk softwareontwikkeling en ondersteuning van opdrachtgevers.
Ik begreep volledig waarom deze ondernemer ervoor koos om zijn personeel niet te belasten met de ‘dingetjes’, oftewel de randzaken. Het zelf oppakken van deze klussen kan verleidelijk zijn, want laten we eerlijk zijn, alles wat je zelf doet lijkt in eerste instantie kosteloos, toch?
Maar, zoals veel ondernemers weten, kom je uiteindelijk op een punt waarop het te veel wordt. Of dat nu is omdat je continu tijd tekort komt of omdat je veel bezig bent bent met zaken waar je niet goed in bent of niet leuk vindt, het gaat hoe dan ook schuren.
Dus, wat is dan de oplossing voor dit dilemma? Meer personeel aannemen? Dat lijkt logisch, maar dan gaan de randzaken daadwerkelijk geld kosten, wat soms niet goed aanvoelt. Bovendien is er vaak niet genoeg werk om iemand een (parttime) baan aan te bieden, en in de meeste gevallen is het aannemen van iemand voor slechts enkele uren per week niet haalbaar.
Mijn advies is om terug te gaan naar een basisprincipe: automatiseer, organiseer, delegeer. Hieronder zal ik elke stap verder toelichten.
Als eerste stap naar efficiënt ondernemen raad ik aan om kritisch te kijken naar de taken die je momenteel zelf uitvoert. Zo kan je alvast voorsorteren op wat handiger en slimmer kan. In het geval van de ondernemer die ik sprak, bleek dat hij al werkte met een professioneel boekhoudsysteem. Top, want met de meeste boekhoudprogramma’s kan je veel handmatige, financieel-administratieve processen makkelijk automatiseren.
Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van de bankkoppeling in je boekhoudsoftware, waarmee je bankmutaties real-time kunt inlezen en bijwerken. Bovendien kunnen de meeste financiële applicaties het versturen van aanmaningen volledig automatiseren. En zelfs het handmatig invoeren van facturen is verleden tijd wanneer je gebruikmaakt van scan-en-herken software. Je hoeft dan alleen nog controles te doen, waardoor het hele proces een stuk eenvoudiger wordt.
Bij dit soort automatiseringen kan een ervaren boekhouder of accountant van onschatbare waarde zijn. Je zou zelfs kunnen overwegen om tijdelijk iemand in te huren om je boekhoudsysteem in te richten. Deze investering zal zichzelf ruimschoots terugbetalen in tijdswinst en gemoedsrust.
Je zou denken dat de taken die je zelf uitvoert geen echte werkprocessen zijn, maar dat is eigenlijk niet helemaal waar! Denk eens aan de eindeloze stroom e-mails die ongefilterd in je inbox belanden: facturen van leveranciers, verzoeken van klanten, afspraakverzoeken, persoonlijke berichten, nieuwsbrieven en ga zo maar door.
Het klinkt misschien als een no brainer, maar heb je wel eens overwogen om specifieke soorten e-mail naar aparte inboxen te sturen? Je kunt bijvoorbeeld een aparte ‘admin’ of ‘financiën’ inbox maken voor facturen en je leveranciers hierover informeren. E-mails die in deze inbox terechtkomen, bieden je verschillende mogelijkheden. Je kunt ze zelf blijven beheren (je hoeft ze dan in elk geval niet meer uit je eigen inbox te vissen), maar plan daarvoor vaste momenten in, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit is veel efficiënter dan telkens wanneer er een factuur binnenkomt direct te reageren, of te hopen dat je hem later niet vergeet.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe het stroomlijnen van werkprocessen kan leiden tot meer efficiëntie. Bovendien heeft dit nog een extra voordeel: geoptimaliseerde processen maken het makkelijker om anderen op in te werken.
Stel je voor, je hebt de adviezen uit tip 1 en 2 al toegepast, maar je merkt nog steeds dat je klem zit. In dat geval is er geen ontkomen aan: het is tijd om taken te delegeren. Het begint met een goede inschatting van de tijd die deze taken vergen.
Kijk eerst eens binnen je eigen organisatie of er iemand is die ruimte heeft voor extra verantwoordelijkheden. Misschien is er een collega die wat meer uren wil werken of tijd heeft in zijn of haar huidige takenpakket.
Maar wat als er niemand beschikbaar is? In dat geval heb je drie opties: je kunt iemand in dienst nemen, op zoek gaan naar een zzp’er, of, last but certainly not least, je kunt een Virtual Assistance (VA) bureau inschakelen. Het inschakelen van een VA-bureau kan een slimme keuze zijn, omdat dit je de flexibiliteit biedt om taken efficiënt te delegeren en alleen te betalen voor wat je daadwerkelijk nodig hebt.
De vraag blijft: moet je iemand aannemen, of niet?
Wanneer de taken aanzienlijk wat uren per week vergen, minstens 20 uur, kan het slim zijn om een vacature te plaatsen voor een nieuwe medewerker. Als je tot nu toe nog geen personeel hebt, is het belangrijk om grondig te onderzoeken wat er allemaal bij komt kijken en zorgvuldig af te wegen of dit het juiste moment is voor deze stap.
Echter, als het werk fluctueert en aanzienlijk minder is dan 20 uur per week, is het inhuren van een zelfstandige Virtual Assistant (VA) of een VA-bureau, zoals Moneypenny, een goede oplossing. Dit biedt een enorme flexibiliteit, en mocht de vraag toenemen, dan kan je altijd nog een nieuwe medewerker aannemen.
De keuze tussen een zelfstandige VA en een VA-bureau hangt sterk af van jouw persoonlijke wensen en voorkeuren als ondernemer. Wil je volledig ontzorgd worden en zeker zijn van continuïteit? Ga dan voor een VA-bureau. Als je echter liever zelf de perfecte VA wilt vinden, kan je een oproep plaatsen op platforms zoals LinkedIn; zo ben je vast snel geholpen.
Ga voor gedetailleerde informatie naar onze VA-pagina op onze website. Als je een dringende vraag hebt en snel een oplossing wilt, aarzel dan niet om een afspraak te maken met ons via onze website. Binnen slechts één week kunnen we je in contact brengen met een professionele VA die aan jouw behoeften voldoet.
(020) 42 60 760 
