Bescherm je bedrijf: 6 tips voor veilig werken met een VA 

Privacy & data security: onmisbaar bij het werken met een VA

“Dat overkomt mij niet.”

Veel ondernemers in het mkb denken dat een datalek of een hack vooral grote bedrijven treft. Helaas is het tegendeel waar. Uit onderzoek van het CBS blijkt dat bijna één op de vijf mkb-bedrijven in Nederland te maken krijgt met een cyberincident, variërend van phishing tot een serieus datalek. En PwC’s Digital Trust Survey laat zien dat vooral het mkb vaak onvoldoende maatregelen neemt, terwijl hackers juist daar kansen zien: de beveiliging is vaak minder strikt, maar de data net zo waardevol.

Tegelijkertijd werken we allemaal meer hybride dan ooit: thuis, op kantoor, onderweg. Dat vergroot de risico’s. Een laptop in de trein, een screenshot dat onbedoeld gedeeld wordt, of documenten die ergens achterblijven, menselijke fouten liggen altijd op de loer. Bewustzijn en duidelijke afspraken zijn daarom cruciaal.

En dat geldt des te meer wanneer je samenwerkt met een Virtual Assistant (VA). Of je VA nu met een VA bureau zoals Moneypenny werkt of met een zelfstandig VA, je deelt gevoelige bedrijfsinformatie. Hoe zorg je ervoor dat die informatie veilig blijft?

6 tips voor ondernemers die met een VA werken

1. Vraag naar beveiligingsmaatregelen 
   Informeer hoe je VA ervoor zorgt dat haar werkplek veilig is. Denk aan beveiligde wifi, VPN, wachtwoordbeheer en up-to-date antivirussoftware.

2. Maak duidelijke afspraken 
   Leg vast hoe bestanden gedeeld worden, welke systemen gebruikt worden en wat er absoluut niet op privé-apparaten mag belanden.
3. Controleer of er een thuiswerkprotocol is 
   Een goed protocol met afspraken over informatiebeveiliging geeft jou en je VA houvast. Vraag ernaar en bespreek de inhoud.
4. Investeer in bewustzijn 
   Technologie helpt, maar de mens blijft de zwakste schakel. Zorg dat jouw VA trainingen volgt en weet hoe ze phishing of datalekken kan herkennen.
5. Geef de juiste tools mee 
   Laat je VA bij voorkeur werken op jouw systemen of zelfs op een laptop die jij beheert. Zo houd je grip op updates en toegangsrechten.
6. Voorzie in een noodplan 
   Maak duidelijke afspraken: wat moet er gebeuren als er tóch iets misgaat? Zorg dat er een procedure ligt en iedereen weet wat te doen.

Hoe Moneypenny dit aanpakt

Bij Moneypenny nemen we informatiebeveiliging heel serieus. Onze VA’s:

• ondertekenen een thuiswerkprotocol met strikte regels voor informatiebeveiliging (lees hier meer over in dit blog);
• werken altijd via de (cloud)systemen van de klant en mogen niets lokaal opslaan;
• kunnen desgewenst werken op een klantlaptop of een beveiligde, extern gemonitorde laptop van Moneypenny;
• volgen binnenkort een doorlopend data security awareness-programma met phishing-tests en maandelijkse trainingsmodules;
• weten precies welke procedures gelden bij een datalek;
• weten dat Moneypenny’s IT-beheer en security uitbesteed aan een gespecialiseerde partner, zodat alles in goede handen is.

Conclusie

Of je nu al met een VA werkt of dit overweegt: investeer tijd in afspraken over data security. Het kost misschien wat extra moeite, maar de gevolgen van een datalek zijn vele malen groter. Beschouw informatiebeveiliging niet als een lastige formaliteit, maar als een randvoorwaarde om veilig en professioneel samen te werken.