“Vanaf dag één bleek het een perfecte match te zijn en merkten we al hoeveel het werk van VA Marion voor ons opleverde.”
Bij Team IKO-X2O draait alles om topprestaties op het ijs, maar achter de schermen is er nog veel meer gaande. Martin ten Hove, één van de drijvende krachten achter het team, weet als geen ander hoe belangrijk het is om alles soepel te laten verlopen. Dankzij de flexibele ondersteuning van Moneypenny kan hij zich volledig richten op de schaatsers. In dit interview vertelt Martin hoe virtueel assistent Marion het team ondersteunt en hoe deze samenwerking bijdraagt aan hun succes.
Vroeger heb ik zelf ook geschaatst, maar niet op het hoogste niveau. Toen ik ging studeren ben ik gestopt. Tijdens mijn studie communicatiewetenschappen aan de Universiteit van Groningen kwam ik als trainer in het vak terecht. Wat begon als een bijbaan, groeide al snel uit tot een serieuzere rol op hoger niveau. Enkele jaren was ik eindverantwoordelijk als coach van een commercieel schaatsteam. Mijn broer Erwin werkte ook in de schaatswereld en begeleidde sporters.
Onze ouders waren sinds onze jeugd al actief als sponsors in het schaatsen, wat ons hielp om de kant van de sponsor goed te begrijpen. Uiteindelijk kwam alles samen en besloten Erwin en ik ons eigen team op te richten: Team IKO-X2O. Met mijn achtergrond in het bedrijfsleven en onze ervaring met sponsoring hadden we een goede basis. Zo konden we onze eigen ideeën en visie realiseren, sporters coachen en sponsoren aantrekken en tevreden houden. Dit doen we nu al zeven jaar met veel plezier.
Het schaatsen wordt in Nederland volledig gefinancierd door sponsorgeld. Dit betekent dat alles valt of staat bij goede sponsoren en partners. Veel schaatsteams worden opgericht door oud-schaatsers met een grote naam. Wij hadden die niet en zijn begonnen met een klein team en een klein budget. Jaar na jaar hebben we meer sponsoren aangetrokken en ondertussen zijn we één van de vier ploegen in Nederland. Wel zijn we de ploeg met het kleinste budget en zijn daarom altijd op zoek naar slimme manieren om ons team te verbeteren en betere faciliteiten te bieden. Dit kost veel tijd en dat merk ik vooral omdat ik veel van het regelwerk zelf doe. Tijdens een evaluatiemoment realiseerden we ons dat we ondersteuning nodig hadden, maar financieel was er geen ruimte om iemand aan te nemen.
Toen ben ik gaan googelen en kwam ik uit bij Moneypenny. Het concept sprak me aan, omdat het flexibel is en we klein konden beginnen. Meteen daarna heb ik contact met jullie opgenomen, waarbij ik Team IKO-X2O introduceerde en onze situatie uitlegde. Al snel kwam hier een mooie sponsoringssamenwerking uit voort.
Dit ging met name om ondersteuning bij het regelwerk. Ons team groeit snel en daarmee ook de administratieve taken, zoals boekhouding, agendabeheer en het bijhouden van notulen en actiepunten. Omdat deze taken in de eerste instantie bij mij kwamen te liggen, was ik hier steeds meer tijd aan kwijt. Dit ging ten koste van de tijd die ik aan het team, de sporters en sponsoren kon besteden. Zodoende beseften we ons dat we het regelwerk op een andere manier moesten aanpakken.
Vanaf dag één bleek het een perfecte match te zijn en merkten we al hoeveel het werk van VA Marion voor ons opleverde. Marion begrijpt uitstekend wat er nodig is om een sportorganisatie te runnen, omdat ze onder andere ervaring heeft als management assistant bij een prof voetbalclub in de eredivisie. Ze helpt ons met boekhouding, agendabeheer en het bijhouden van notulen en actiepunten vanuit vergaderingen. Dit bespaart mij enorm veel tijd en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Momenteel nog niet, maar met het winterseizoen en allerlei schaatsevenementen in aantocht zie ik zo maar voor me dat we meer taken bij Marion gaan neerleggen. Zo moeten alle sponsoren dan hun kaarten krijgen en netjes een e-mail met alle informatie.
De samenwerking met Marion ervaar ik als heel positief. Ze begrijpt wat ik zeg en weet precies hoe topsport werkt. Topsport is behoorlijk grenzeloos; iedereen binnen de staf is dag en nacht bezig met de sporters en Marion beseft dit als geen ander. Hoewel ze maar een paar uur per week voor ons werkt, begrijpt ze heel goed dat er toewijding nodig is. Dat doet ze gewoon fantastisch. Haar flexibiliteit en begrip voor onze behoeften maken haar onmisbaar voor Team IKO-X2O.
De staf merkt de positieve effecten het meest. Er zijn nu keurig bijgehouden agenda’s, notulen en actiepunten die in ieders agenda staan. Marion wijst ons ook tijdig op openstaande actiepunten voor de coachoverleggen. Hierdoor verloopt alles vlekkeloos binnen de staf. Wanneer de staf goed functioneert, merken de sporters dat ook. Een mooie wisselwerking: dit heeft namelijk als indirect gevolg dat de schaatsers beter gaan presteren.
We hebben geen kantoorruimte, dus ondersteuning op afstand is sowieso handig. Daarnaast is het erg flexibel. Ik heb momenteel niet genoeg werk om iemand elke dag twee uur naar een kantoor te laten komen. De vier uur per week die Marion voor ons werkt, zijn niet allemaal op één dagdeel geconcentreerd. Het zijn juist activiteiten die komen en gaan. Deze flexibiliteit maakt het ideaal voor ons.
Vanaf het begin hebben we leuk en positief contact gehad. We hebben een accountmanager, Charlotte, die als vast aanspreekpunt fungeert. Dit maakt de communicatie duidelijk en efficiënt. Vanmiddag hebben we bijvoorbeeld een evaluatiegesprek om te kijken hoe alles gaat. Dit vind ik heel professioneel.
Ik zou Moneypenny zeker aanraden aan andere sportteams, niet alleen in het schaatsen. Bij grotere clubs met veel personeel zou je de ondersteuning wellicht anders inrichten. Wij hebben geen tientallen mensen op kantoor en we werken voornamelijk met ZZP’ers. Dat vergt flexibiliteit in de ondersteuning, iets wat Moneypenny perfect invult.
Bekijk de website van Team IKO-X2O als je meer wil weten over het schaatsteam. Ben je ondernemer en overweeg je ook om samen te werken met een virtueel assistent? Ga dan naar de virtuele assistentie pagina voor meer informatie en onze tarieven of plan direct een vrijblijvend gesprek in om te sparren.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
