Interview met opdrachtgever Martijn Lohmann: “Op afstand werken is de nieuwe standaard”

Wat doen jullie bij Future Industries?

Wij ondersteunen industriële organisaties bij het toekomstig bestendig maken van hun organisatie.
De industrie loopt achter op toepassingen, wij helpen bedrijven met het maken van pragmatische keuzes. Hoe wordt het bedrijf flexibeler en stressbestendiger waardoor het beter kan inspringen op veranderingen in de omgeving. Organisaties pakken vaak een tool en denken er dan te zijn. Maar het is belangrijk om eerst processen te analyseren en dan te kijken welke technologie toegepast kan worden. Wij kijken vanuit meerdere invalshoeken naar de problematiek van het bedrijf. Denk daarbij aan bedrijfskunde, supply chain management, change management, data science, cyber security; al die thema’s komen voorbij.

Waarom wilde je een VA inschakelen?

Ik merkte dat het grip houden op planning vaak ondergesneeuwd raakte door andere taken. We hebben samengewerkt met een social media expert en die legde al haar operationele taken bij een VA neer. Dit intrigeerde mij want ik kende dit fenomeen eigenlijk nog niet. Tijdens mijn zoektocht kwam ik er al snel achter dat een VA heel goed toepasbaar is in de flexibele schil en zo is het ontstaan. Sinds begin dit jaar werken we samen met Geertje.

Welke taken doet Geertje voor jou?

Geertje werkt op een groot project van ons waarbij ze zorgt voor de planning, het reguleren van periodiek overleg en ze zorgt voor de einderedactie op materialen die ontwikkeld worden. Ze stuurt ook nog onze Linda, onze content schrijver, aan.

Sinds een aantal weken werken jullie met een 2^e VA, hoe is dit ontstaan?

We waren op zoek naar iemand die de content kan verzorgen. Ik ben gaan bellen met Charlotte, onze accountmanager bij Moneypenny, en toen was het eigenlijk binnen 1 week al geregeld. Linda ‘boost’ onze activiteiten voor ondernemers en schrijft en redigeert content.

Hoe verloopt jullie samenwerking op afstand in de praktijk?  

In het begin was het best wel zoeken. Het is echt wel anders dan als je fysiek bij elkaar komt en dat maakt de opstartfase wat lastiger. Ik vind het knap dat Geertje veel geduld heeft getoond en zich heeft vastgebeten. Ik heb ervan geleerd dat je veel tijd moet stoppen in een strakke rolverdeling en de verantwoordelijkheden duidelijk moet maken naar elkaar. Houdt rekening met een inwerktijd, dit hebben wij onderschat.

Geertje zit in een centrale rol bij ons, dit geeft overzicht en duidelijkheid. Om deze reden hebben we er dan ook voor gekozen om de aansturing van Linda bij Geertje neer te leggen.

Wat is jouw ervaring met Moneypenny?

Ten eerste vind ik het een heel strak geleid geheel. Moneypenny is een betrouwbare en eerlijke organisatie. De mensen zijn uit hetzelfde hout gesneden en dat vind ik heel prettig. Waar intensief wordt samengewerkt, maken we fouten, aan beide kanten. Ik vind het heel erg prettig dat die kunnen worden toegegeven aan elkaar. Dat klinkt misschien gek maar dit is niet het normaal van deze tijd. En dat is het bij Moneypenny wel en dat vind ik mooi.

Welke tip wil jij nog geven aan ondernemers die een VA overwegen?

Dat is de tip die ik eerder al noemde; neem die inwerkperiode echt serieus. Die is heel bepalend voor het succes en de relatie die je opbouwt met elkaar. Stop daar liever te veel tijd in dan te weinig want het levert zich daarna eigenlijk dubbel op. En alles waar je misverstanden over krijgt naderhand is vaak is terug te voeren op die eerste periode.

Daarnaast zou ik een VA aan ondernemers aanraden omdat de balans tussen output en kosten geniaal is. Ik hoopte dat de combinatie van vast personeel en VA’s een mooie mix zou geven. Het is leuk om te zien dat dit is uitgekomen. Het zorgt ervoor dat je als bedrijf groeibestendiger wordt, je kunt pieken beter opvangen. Op afstand werken is de nieuwe standaard en dat zorgt automatisch voor meer structuur en voor een andere dynamiek binnen ons bedrijf. Het heeft voor nieuwe energie gezorgd en letterlijk de sleur weggehaald.

Meer info?

Wil je meer weten over Future Industies? Bezoek dan de website. Overweeg jij ook om een VA of VA Team in te schakelen? Plan direct een vrijblijvend gesprek in met Marianne om te sparren.