Steeds meer medewerkers dromen ervan om tijdelijk vanuit het buitenland te werken of besluiten zelfs te emigreren. Voor werkgevers levert dat een nieuw vraagstuk op: hoe geef je medewerkers de vrijheid die ze zoeken, zonder onnodige juridische of fiscale risico’s te lopen? En hoe voorkom je dat je goed talent kwijtraakt?
In dit artikel deel ik hoe wij daar bij Moneypenny mee omgaan en zet ik de belangrijkste mogelijkheden voor internationaal werkgeverschap op een rij.
De tijd dat mensen hun hele carrière binnen een straal van dertig kilometer van hun werkgever woonden, ligt achter ons. Goede medewerkers kiezen niet alleen voor een leuke baan, maar ook steeds bewuster voor een bepaalde manier van leven.
Sommigen willen dichter bij familie wonen. Anderen verlangen naar meer zon, rust of simpelweg een andere omgeving. Technologie maakt het mogelijk om die wensen te combineren met werk.
Dat betekent niet dat medewerkers minder betrokken zijn. Vaak willen ze juist graag bij hun werkgever blijven, alleen niet meer per se in Nederland wonen.
Veel werkgevers gaan ervan uit dat dit binnen Europa eenvoudig te regelen is. We hebben immers vrij verkeer van personen. En dat klopt deels: iemand die naar Frankrijk, Spanje of Italië verhuist, mag daar wonen en voor een lokale werkgever werken.
Maar dat betekent niet automatisch dat diezelfde persoon vanuit dat land voor een Nederlandse werkgever kan blijven werken. Als werkgever krijg je dan te maken met belastingverdragen, sociale premies, arbeidsrecht en mogelijke verplichtingen in het land waar de medewerker woont.
Internationaal werkgeverschap is daardoor vaak ingewikkelder dan het op het eerste gezicht lijkt.
Dat betekent gelukkig niet dat het onmogelijk is. Goede mensen zijn schaars. Als een medewerker uitstekend functioneert, is het dan verstandig om afscheid te nemen omdat diegene naar Spanje wil verhuizen? Of is het de moeite waard om eerst te onderzoeken wat er wél mogelijk is?
Ik denk het laatste.
Bij Moneypenny werken we al sinds 2000 volledig remote. Plaatsonafhankelijk werken zit dus vanaf het begin in ons DNA. Toch kregen ook wij na corona te maken met een nieuwe werkelijkheid.
De vraag was niet langer alleen of iemand thuis mocht werken. Medewerkers wilden ook weten of zij tijdelijk vanuit het buitenland konden werken. Inmiddels krijgen we steeds vaker de vraag of permanent werken vanuit een ander land mogelijk is.
Voor tijdelijk werken binnen Europa hebben we daarom een helder beleid opgesteld. Medewerkers mogen gedurende een beperkte periode vanuit een ander Europees land werken. Daarbij houden we rekening met de bekende 183-dagenregel, ongeveer zes maanden, en maken we duidelijke afspraken over beschikbaarheid, veiligheid en de praktische uitvoering van het werk. België vormt daarbij een uitzondering, omdat de regelgeving daar complexer ligt.
We merken dat collega’s deze flexibiliteit enorm waarderen. Tegelijkertijd houden we als werkgever grip op onze verantwoordelijkheden.
Zodra iemand permanent in het buitenland wil wonen, verandert het speelveld.
Wie zich verdiept in internationaal werken, komt al snel de 183-dagenregel tegen.
Werkgevers zeggen regelmatig: “Zolang iemand minder dan 183 dagen in het buitenland verblijft, is er niets aan de hand.”
Dat is helaas een hardnekkig misverstand.
De 183-dagenregel heeft betrekking op belastingheffing en maakt onderdeel uit van belastingverdragen tussen landen. Daarmee ben je er alleen nog niet. Ook sociale zekerheid, arbeidsrecht en lokale werkgeversverplichtingen kunnen een belangrijke rol spelen.
Zie de 183-dagenregel daarom niet als een vrijbrief, maar als één van de factoren waarmee je rekening moet houden.
Gelukkig betekent dit niet dat internationaal werkgeverschap onmogelijk is. Er zijn verschillende manieren waarop je medewerkers over de grens kunt laten werken. Welke oplossing het beste past, hangt af van de situatie.
Voor veel organisaties is dit de meest praktische oplossing.
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat medewerkers enkele weken of een paar maanden per jaar vanuit een ander Europees land mogen werken. Met duidelijke afspraken en een goed beleid is dit voor veel werkgevers uitvoerbaar.
Leg vooraf vast wat je verwacht op het gebied van beschikbaarheid, werktijden, gegevensbeveiliging en communicatie. Kijk daarnaast altijd naar de regels die gelden voor het specifieke land en de persoonlijke situatie van de medewerker.
Goede afspraken over communicatie en informatievoorziening zijn bij werken op afstand extra belangrijk. In onze blog over asynchroon werken lees je hoe je werk zo organiseert dat medewerkers minder afhankelijk zijn van gelijktijdige aanwezigheid.
Wil een medewerker permanent emigreren, maar wil je zelf geen buitenlandse werkgever worden? Dan kan een Employer of Record, vaak afgekort tot EOR, een interessante oplossing zijn.
Een EOR is de formele werkgever in het land waar de medewerker woont. Deze partij verzorgt onder andere de lokale arbeidsovereenkomst, salarisadministratie en sociale premies.
De medewerker werkt in de praktijk nog steeds voor jouw organisatie, maar de juridische werkgeversrol ligt bij de EOR. Dat biedt gemak en voorkomt dat je zelf direct een volledige werkgeversstructuur in het betreffende land hoeft op te zetten.
Daar hangt uiteraard ook een prijskaartje aan.
Een personeelsvestiging is bedoeld om medewerkers lokaal in dienst te nemen, zonder direct een volledige commerciële vestiging op te zetten.
Dat maakt deze constructie vaak eenvoudiger en goedkoper dan het openen van een volwaardige buitenlandse vestiging. Voor organisaties die structureel internationaal talent willen inzetten, kan het daarom een aantrekkelijk alternatief zijn voor een Employer of Record.
Wel is het belangrijk om vooraf goed te onderzoeken welke mogelijkheden een personeelsvestiging in het betreffende land biedt. In veel gevallen is zo’n vestiging uitsluitend bedoeld voor het in dienst hebben van personeel.
Wil je vanuit dat land ook actief klanten werven of andere commerciële activiteiten uitvoeren? Dan is vaak een andere rechtsvorm of een volwaardige vestiging nodig.
Wanneer je niet alleen medewerkers vanuit een bepaald land wilt laten werken, maar daar ook actief zaken wilt doen, kan een volledige buitenlandse vestiging de juiste keuze zijn.
Dit is vanzelfsprekend de meest uitgebreide oplossing. Ze brengt ook de meeste kosten, verantwoordelijkheden en lokale verplichtingen met zich mee.
Voor organisaties met duidelijke groeiplannen in een bepaald land kan het een logische stap zijn. Voor één medewerker is het meestal een behoorlijk zware constructie.
Welke route het beste past, hangt af van meerdere factoren.
Gaat het om één medewerker of om een heel team? Is de verhuizing tijdelijk of permanent? Wil je in de toekomst meer mensen in dat land aannemen? Ben je van plan om er ook commerciële activiteiten te ontwikkelen? En welke investering ben je als werkgever bereid te doen?
Daarom bestaat er geen standaardantwoord.
Eén ding is wel duidelijk: internationaal werkgeverschap wordt steeds minder een uitzondering en steeds vaker een strategisch vraagstuk.
Ik verwacht dat deze ontwikkeling de komende jaren verder doorzet.
Mensen kiezen steeds bewuster hoe en waar ze willen leven. Organisaties die bereid zijn daar op een verstandige manier in mee te bewegen, hebben een belangrijk voordeel op de arbeidsmarkt.
Dat betekent niet dat je op ieder verzoek “ja” moet zeggen. Het betekent wel dat je weet welke mogelijkheden er zijn en per situatie een weloverwogen keuze kunt maken.
Uiteindelijk gaat deze discussie niet alleen over belastingen, sociale premies of de 183-dagenregel. Die onderwerpen zijn belangrijk, maar vormen vooral de randvoorwaarden.
De echte vraag is strategischer:
Hoe zorg je ervoor dat goede mensen ook in de toekomst graag voor jouw organisatie blijven werken?
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
