Succes begint bij de juiste match: Jamie over haar rol als VA

Zou je allereerst iets meer over je achtergrond kunnen vertellen?

Ik heb altijd veel verschillende dingen gedaan en was lange tijd zoekende naar wat echt bij me paste. Uiteindelijk heb ik Fashion Business gestudeerd, meer gericht op de zakelijke kant dan het creatieve. Hoewel ik een tijdje in die wereld heb gewerkt, merkte ik al snel dat het niet helemaal bij me paste. De kennis over inkoop en marketing gebruik ik nu nog steeds in mijn werk.

Vrij snel rolde ik het management in. Ik was onder andere shopmanager bij een kledingwinkel in Amsterdam, deed de branding en inkoop en werkte een tijd op het hoofdkantoor. Daarna maakte ik de overstap naar e-marketing, bij een start-up die klanten hielp met shopping-advertenties. Daar werkte ik langere tijd en vervulde ik allerlei rollen: van team lead tot het tijdelijk overnemen van finance-taken en het oppakken van Office Manager-werkzaamheden. Het was heel veelzijdig, zoals dat vaak gaat bij start-ups. Ik was echt een manusje van alles.

Toch merkte ik dat een 9-tot-5 leven, waarbij iemand anders bepaalde wanneer ik pauze mocht nemen, niet bij me paste. Ik wilde ook privé meer ruimte maken voor dingen die ik belangrijk vond, zoals zelfontwikkeling. Inmiddels geef ik ademwerk-sessies en dat combineer ik met mijn werk als VA. In die wellness-wereld wil ik me de komende tijd verder ontwikkelen.

Hoe ben je bij Moneypenny terecht gekomen?

Ik was op zoek naar iets dat meer betekenis had, want ik vond het niet fijn om alleen maar bezig te zijn met geld verdienen. Daarnaast hebben mijn vriend en ik de wens om (tijdelijk) vanuit het buitenland te werken, en Moneypenny maakt dat mogelijk. Ik droomde daar al jaren van, maar had nooit gedacht dat dit soort werk écht bestond – ik had er ook nog nooit van gehoord.

Tot het opeens op mijn pad kwam. Een vriendin van mij werkt ook als VA, maar dan als freelancer. Ik heb erover nagedacht om die route ook te nemen, maar omdat ik daarnaast andere bezigheden heb, wilde ik niet te veel tijd kwijt zijn aan het opzetten van een bedrijf of het zoeken van klanten. Geef mij maar gewoon klanten waarop ik me kan focussen, dat vind ik leuk.

Ik had mijn baan al opgezegd, omdat het tijd was voor iets nieuws, en ik nam even de ruimte om te heroriënteren. Toen kwam ik Moneypenny tegen via Google, en het voelde meteen goed. Het past perfect: ik kan met verschillende klanten werken, doe nog steeds de dingen waar ik goed in ben, maar dan met veel meer overzicht en eigenaarschap. Het voelt echt alsof ik dit al jaren doe.

Ik droomde daar al jaren van, maar had nooit gedacht dat dit soort werk écht bestond.

Zou je iets kunnen vertellen over de opdrachtgevers die je ondersteunt en wat je voor ze doet?

Ik werk momenteel voor vier opdrachtgevers, elk met heel verschillend werk.

Voor een matching-bureau dat professionals koppelt aan opdrachten op hoog niveau, ondersteun ik een van de co-founders met zijn agenda en doe ik de financiële onboarding. Zodra een project start, zorg ik dat alle gegevens in het systeem staan voor een goede facturatie. Ook volg ik betalingen op. Omdat het een scale-up is, komen er steeds nieuwe taken bij, wat het afwisselend houdt.

Daarnaast werk ik voor een non-profitorganisatie die financiële instellingen helpt om duurzaam te werken. Denk aan partners zoals Rabobank, die via hun platform worden begeleid bij verduurzaming en het vergroten van hun positieve impact. Ik begon met het begeleiden van de migratie naar een nieuw platform. Inmiddels ben ik platformmanager en beheer ik de volledige content. Ook doe ik een deel van de financiële administratie.

Voor een vastgoedbedrijf neem ik uiteenlopende administratieve taken op me. Denk aan het opzetten van Slack, het aanvragen van verzekeringen en andere office management-achtige werkzaamheden.

Mijn vierde opdrachtgever is opnieuw een non-profitorganisatie, actief op thema’s als klimaatverandering, biodiversiteit, landbouw, governance en economie. Ze voeren veel Europese projecten uit. Ik ondersteun hen structureel bij hun board meetings, en bij de maandelijkse en tweemaandelijkse overlegmomenten. Ik notuleer die bijeenkomsten, werk actiepunten uit en houd samen met mijn klant overzicht op wat nog openstaat. Ik ben een soort extra paar ogen.

Daarnaast doe ik allerlei andere taken voor ze. Zo heb ik onlangs het HR-handboek en het OA-handboek opgezet. Daarvoor heb ik AI (ChatGPT) ingezet. In het begin was er wat terughoudendheid vanwege privacy, dus we hebben het beperkt gebruikt, voornamelijk bij algemene wet- en regelgeving die in Europa vastligt. Uiteraard check ik altijd of de inhoud klopt, want ik vertrouw AI niet blind. Soms komt er iets uit dat helemaal niet klopt, dus daar ben ik kritisch op.

Hoe ervaar je de samenwerking op afstand?

Over het algemeen ervaar ik de samenwerking op afstand als heel positief. De eerste week met een nieuwe klant is soms even aftasten, want iedereen werkt anders. Maar je went er snel aan.

Veel van mijn klanten werken zelf ook volledig remote of gaan hooguit één keer per week naar kantoor, dus zij zijn eraan gewend, dat helpt. Zelf hoefde ik er niet aan te wennen; ik keek juist uit naar deze manier van werken. Niet meer naar kantoor fietsen of om 9 uur ergens moeten zijn, die vrijheid voelde meteen als een verademing.

Niet meer naar kantoor fietsen of om 9 uur ergens moeten zijn, die vrijheid voelde meteen als een verademing.

Hoe ervaar je de ondersteuning die Moneypenny biedt aan de virtueel assistenten?

De samenwerking met Moneypenny is erg prettig. Je kunt altijd terecht bij je accountmanager of buddy, en ze reageren snel. Ook het contact met andere VA’s is laagdrempelig, er zijn meerdere manieren om die verbinding op te zoeken.

Ik vind het juist fijn dat je niet in een traditioneel team werkt. In eerdere banen was ik vaak teamleider, maar ik voel me veel beter in mijn eigen “stulpje” thuis. Dit past echt bij mij, de maandagen zijn ineens een stuk lichter.

Dit past echt bij mij, de maandagen zijn ineens een stuk lichter.

Ben je na het lezen van Jamie’s verhaal benieuwd wat een Virtueel Assistent voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over een passende match.