Veel organisaties betalen meer dan ze denken. Verborgen kosten, capaciteitsverlies en kwaliteitsproblemen stapelen zich op. Doe de analyse en ontdek waar er ruimte zit.
Secretariaatsscan
Kosten, capaciteit en kwaliteit in kaart. In 10 minuten.
Introductie
Wat je kunt verwachten
⏱ Ca. 10 minuten
Is jouw secretariaat een goed geoliede machine, of is het een stille hoofdpijndossier? Deze tool helpt je dat in kaart te brengen, financieel én kwalitatief. Je ontvangt het rapport per mail, en op basis daarvan geeft Moneypenny je binnen 2 werkdagen een vrijblijvend persoonlijk advies.
Kies wat je wilt analyseren:
💰
Financieel
Werkelijke kosten en capaciteit in euro's
📋
Kwalitatief
Functioneren, kwaliteit en uitdagingen
🔍
Compleet
Financieel én kwalitatief. Meest compleet advies.
Heb je niet alle cijfers bij de hand? Geen probleem. Je kunt per veld aangeven dat de data niet beschikbaar is. De analyse wordt dan gebaseerd op wat je wél invult.
Samenstelling en kosten secretariaat
Vul per categorie het aantal en gemiddeld bruto maandsalaris in. Gebruik "weet ik niet" als je een gegeven niet paraat hebt.
Executive Assistants / PA's
Richtlijn: €4.000–€5.500
Management Assistants
Richtlijn: €3.200–€4.200
Afdelingssecretaresses
Richtlijn: €2.600–€3.500
Overige support staff
Receptie, office management etc.
Verborgen kosten
Beschikbare capaciteit
Hoeveel uur is er theoretisch versus werkelijk beschikbaar?
Wettelijk minimum: 20 dagen
NL gemiddeld: 8–10
Nederlands gemiddelde: 5,5%
Wettelijk: 16 weken
Piekmomenten in de vraag
Zijn er momenten waarop de vraag tijdelijk hoger is dan het team aankan?
Bijv. 2 fte × 8 uur = 16
Hoe worden tekorten nu opgevangen?
Selecteer alle oplossingen die jullie momenteel gebruiken en vul de bijbehorende kosten in.
Geen cijfers nodig, geef aan hoe jij de situatie ervaart. Dit geeft Moneypenny context voor het advies.
Kwaliteit van het werk
De kwaliteit van het geleverde werk voldoet aan onze verwachtingen
ZeldenAltijd
Onze support staff denkt proactief mee, in plaats van alleen opdrachten uitvoeren
ZeldenAltijd
Fouten en herstelwerk kosten ons regelmatig extra tijd
Digitale vaardigheid & ontwikkeling
Onze medewerkers werken comfortabel met de digitale tools die wij gebruiken
Er is behoefte aan bijscholing op het gebied van digitale vaardigheden
AI-tools worden actief ingezet of verkend door het secretariaat
Capaciteit & beschikbaarheid
Bezetting en continuïteit
We hebben regelmatig last van onderbezetting door ziekte of verlof
Verloop in het secretariaat is een terugkerend probleem
Bij drukte of pieken lukt het niet altijd om tijdig te schakelen
Het kost ons te veel tijd en energie om capaciteitsproblemen op te lossen
Tevredenheid en algemeen beeld
Hoe beoordeel jij het secretariaat als geheel? (rapportcijfer)
Wat is op dit moment de grootste uitdaging met betrekking tot het secretariaat?
Heb je in de afgelopen 12 maanden serieus nagedacht over een andere aanpak van jullie secretariële ondersteuning?
Ontvang jouw rapport en persoonlijk advies
Vul je gegevens in. Je ontvangt het rapport per mail. Op basis daarvan geeft Moneypenny je binnen 2 werkdagen een vrijblijvend persoonlijk advies. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijke analyse.
Jouw gegevens
Vul je zakelijke gegevens in om het rapport en advies te ontvangen.
Je rapport wordt per mail gestuurd. Geen spam. Altijd uitschrijven mogelijk. Privacybeleid.
✅
Gelukt! Je rapport is onderweg.
Je ontvangt het rapport binnen enkele minuten in je mailbox op .
📊 Wat gebeurt er nu? Ons team bekijkt jouw resultaten en stuurt je binnen 2 werkdagen een persoonlijk advies per mail. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijke analyse van wat er beter kan en hoe.
Flexibele ondersteuning precies wanneer het nodig is
“Het biedt ons de ruimte om ondersteuning te krijgen precies wanneer we het nodig hebben, zonder de verplichtingen van een vaste fulltime functie.”
Ivo van Dijk, bestuurder bij zorgverzekeraar ONVZ, vertelt hoe Moneypenny’s remote executive assistant, Sandra, hun werk vergemakkelijkt. Door de flexibele ondersteuning op de momenten dat het nodig is – en die ook nog eens perfect aansluit op het interne secretariaat – profiteert ONVZ van het beste van twee werelden. In dit interview vertelt Ivo hoe dat in de praktijk werkt en deelt hij tips voor andere bedrijven.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om informatie over je apparaat op te slaan en/of te raadplegen. Door in te stemmen met deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als je geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit een nadelige invloed hebben op bepaalde functies en mogelijkheden.
Functioneel Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een site of over verschillende sites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
