VA Zoë vertelt hoe ze haar opdrachtgever optimaal ondersteunt

Zou je allereerst iets meer over je achtergrond kunnen vertellen?  

Ik heb zowel een bachelor als een master in filosofie afgerond. Tussen mijn bachelor en master door werkte ik een jaar in Australië, waar ik ervaring opdeed in officemanagement. Doordat ik theorie en praktijk graag wilde combineren, besloot ik naast mijn filosofiemaster ook een businessmaster te volgen. Na mijn studie werkte ik twee jaar als compliance officer bij een bank. Toen ik door de coronamaatregelen thuis moest werken, ontdekte ik hoe prettig het was om vanuit huis te werken. Helaas voelde ik ook dat het werk niet meer bij me paste. Ik besloot ontslag te nemen en ging op zoek naar een remote functie; uiteindelijk vond ik mijn plek bij Moneypenny. 

Zou je meer kunnen vertellen over de opdrachtgevers die je ondersteunt? 

Op dit moment werk ik voor één opdrachtgever, een organisatie die zich inzet voor betere zorguitkomsten en betaalbare gezondheidszorg. Ze werken samen met patiënten, zorgprofessionals en zorgverzekeraars. Dit is ook mijn langstlopende opdracht, vanaf het moment dat ik bij Moneypenny begon. Mijn voornaamste taak is het ondersteunen van de CDO en CTO, die in verschillende landen gevestigd zijn. Ik beheer hun complexe agenda’s, die de hele dag door veranderen. Dat vraagt om constante aandacht: conflictsituaties oplossen, schuiven met afspraken en rekening houden met hun executive team. Het is een flinke puzzel, maar daardoor ook heel uitdagend. Naast het agendabeheer regel ik vluchten, hotels, treinen en events. Ook verwerk ik declaraties, wat soms een flinke klus is—denk aan stapels bonnetjes die nauwkeurig moeten worden uitgewerkt. Het is druk, maar het gevarieerde werk maakt het ontzettend leuk. 

Wat maakt jou een goede VA?   

Ik ben altijd al sterk geweest in organiseren en structuur aanbrengen. Het geeft me energie om chaos om te zetten in een gestroomlijnd proces. Daarbij haal ik voldoening uit het ondersteunen van anderen en hen werk uit handen te nemen. Ik denk graag mee over hoe we dingen nóg efficiënter kunnen aanpakken, zodat alles soepeler verloopt. 

 “Organiseren is niet alleen iets waar ik goed in ben, maar ook iets wat ik echt leuk vind om te doen.” 

Hoe ervaar je de samenwerking op afstand? 

Het werkt erg prettig. Door de internationale samenstelling van het team is mijn opdrachtgever al helemaal gewend aan werken op afstand. We spreken elkaar dagelijks via Teams, wat de samenwerking soepel en effectief maakt.  

Bij Moneypenny zijn we tech savvy. Met welke online tools werk je momenteel zoal? 

Naast de tools zoals Outlook, Trello en Notion, werk ik ook veel met ChatGPT. Bijvoorbeeld om de ingeplande meetings aan het einde van de week te ordenen. Ik plan zoveel vergaderingen in dat er geen overzicht meer is voor de CEO. Daarom vraag ik ChatGPT om ze chronologisch te rangschikken, met de juiste datum, deelnemers en titels. Dit bespaart me veel tijd. Daarbij gebruik ik ChatGPT ook voor bonnetjes: ik upload de foto’s en de tool haalt automatisch de bedragen en valuta eruit. Ik check het even en klaar! Om ervoor te zorgen dat alle informatie in ChatGPT veilig blijft, werk ik uitsluitend met een beveiligd account en gebruik ik geen open systemen. 

Ben je ondernemer en zou je graag met een Virtueel Assistent aan de slag willen gaan?     

Plan dan een vrijblijvende afspraak in of lees hier meer over onze Virtual Assistance.