“Door mijn proactieve houding zie ik direct wat aandacht vereist en handel ik daar snel op.”
Wij spraken met VA Merel over haar werk bij Moneypenny en hoe zij dit combineert met haar passie voor vitaliteit. Merel liet haar ervaring in de makelaardij achter zich om haar eigen bedrijf als personal trainer en leefstijlcoach te starten, terwijl ze tegelijkertijd stabiliteit vond bij Moneypenny. Lees in dit interview over Merels proactieve aanpak als VA, haar technische vaardigheden en waarom thuiswerken volgens haar de toekomst van werk kan zijn.
Ja, dat is goed. Mijn naam is Merel en ik ben recentelijk verhuisd naar Groningen. Mijn professionele achtergrond ligt in de makelaardij, waar ik meer dan zes jaar heb gewerkt, uiteindelijk als manager van een vestiging in de regio Utrecht. Op een gegeven moment realiseerde ik me echter dat mijn werk niet langer aansloot bij de levensstijl die ik voor ogen had. Ik was constant aan het werk en wilde meer controle over mijn tijd en agenda. Daarom besloot ik mijn baan op te zeggen en zelfs mijn appartement te verkopen om mijn droom na te jagen: wonen in Zuid-Frankrijk.
“Het werk bij Moneypenny bood me die stabiliteit terwijl ik mijn eigen bedrijf opbouwde. Het voelde goed om die balans te hebben tijdens deze nieuwe fase in mijn leven.”
Daar begon ik mijn eigen bedrijf als personal trainer en leefstijlcoach en ging ik daarnaast aan de slag als virtueel assistent bij Moneypenny. Deze combinatie beviel me enorm: het werk bij Moneypenny bood me de stabiliteit terwijl ik mijn eigen onderneming opbouwde. Het voelde goed om die balans te hebben tijdens deze nieuwe fase in mijn leven.
Op dit moment ondersteun ik vijf opdrachtgevers, waaronder Moneypenny zelf. Een van mijn opdrachtgevers is een adviesbureau in het onderwijs. Daar richt mijn werk zich voornamelijk op projectondersteuning, zoals het controleren van offertes, facturatie en het beheren van contracten en contacten met adviseurs. Daarnaast help ik met het opzetten van projecten in AFAS, een software die zich richt op projectmanagement, CRM en HR. Dit brengt een mooie variatie met zich mee, omdat ik met verschillende systemen werk en hier steeds meer ervaring in opdoe.
Een andere opdrachtgever waar ik voor werk, is een zelfstandig ondernemer in Amsterdam die als buurtverbinder actief is in probleemwijken en buurten. Hierbij ondersteun ik voornamelijk bij administratieve taken en projectwerkzaamheden, afhankelijk van de behoeften van het project. Ook werk ik voor een stichting in de danssector, waar mijn werk voornamelijk gericht is op administratieve en financiële ondersteuning.
Verder werk ik voor een bureau dat bestaat uit een community van freelancers die worden ingezet bij bedrijven die behoefte hebben aan expertise op het gebied van overnames en strategie. Ze werken voornamelijk met grote bedrijven en groeien snel, waardoor mijn takenpakket divers is en varieert van agendabeheer tot projectondersteuning en facturatie.
In totaal besteed ik gemiddeld zo’n 25 uur per week aan mijn opdrachtgevers, waarbij ik de rest van mijn tijd besteed aan mijn eigen onderneming.
Bij Moneypenny staat vitaliteit hoog in het vaandel en daarom is mij als leefstijlcoach gevraagd om elke maand een uitdaging te delen via het intranet van Moneypenny. Deze uitdaging wordt ook gedeeld via het Instagram-account van Moneypenny.
In mijn video’s daag ik niet alleen de virtuele assistenten, maar ook iedereen die geïnteresseerd is, uit om gezonder en fitter te leven. Daarnaast heb ik vorig jaar drie online fit-sessies georganiseerd, waar virtuele assistenten zich voor konden inschrijven. Tijdens deze onlinetrainingen voerden we samen oefeningen uit om fitter te worden.
Ik ervaar de samenwerking op afstand eigenlijk heel positief. Juist omdat het op afstand is, zijn de communicatielijnen redelijk kort. Natuurlijk varieert dit per opdrachtgever; de ene reageert wat sneller dan de andere. Vaak verloopt de communicatie via WhatsApp of telefonisch, en voor sommige opdrachtgevers gebruik ik Slack, wat ook goed werkt.
Het is fijn om elke week een incheckmoment te hebben met de opdrachtgever. Op die manier blijven we goed op de hoogte van elkaars vorderingen en eventuele vragen of opmerkingen kunnen snel worden besproken.
Ik vind het heel prettig om eens in de zoveel tijd met mijn buddy in te checken. Ook met de accountmanagers heb ik goed contact. Als ik een vraag heb of als er iets speelt, zijn ze altijd bereikbaar en behulpzaam. Ze denken graag met me mee en staan open voor suggesties.
“Het is prettig dat ze zo ruimdenkend zijn en daadwerkelijk bereid zijn om te helpen, ook naar de opdrachtgever toe.”
Voor mijn opdrachtgevers werk ik met verschillende tools om mijn werk efficiënter te maken. Zo maak ik veel gebruik van Slack voor communicatie, AFAS voor administratie en projectondersteuning en Teams voor samenwerking. Ook heb ik ervaring met HubSpot, Exact en Basecone. En natuurlijk werk ik veel met de Google Workspace, aangezien bijna iedereen hiermee werkt. Daarnaast gebruik ik ook Outlook voor mijn e-mail. Dat zijn zo ongeveer de belangrijkste tools waar ik dagelijks mee werk.
Ik denk dat ik een goede VA ben omdat ik vrij perfectionistisch ben ingesteld. Hoewel dit ook een valkuil zou kunnen zijn, denk ik dat het juist voor een opdrachtgever heel positief is. Ik streef ernaar om alles tot in de puntjes te regelen en vaak zelfs al voor te lopen op de opdrachtgever. Door mijn proactieve houding zie ik direct wat aandacht vereist en handel ik daar snel op.
Ik geloof ook dat mijn ervaring in de makelaardij in mijn voordeel werkt bij sommige opdrachtgevers. De commerciële en snelle aanpak die ik daar heb ontwikkeld, stelt me in staat om net iets verder te gaan dan gemiddeld. Dit is zeer waardevol in mijn rol als virtuele assistent.
Ik ben ervan overtuigd dat thuiswerken bij meer bedrijven mogelijk is dan men denkt. Het vergt wellicht wat aanpassingen, maar met goede communicatie en een proactieve houding is het zeker haalbaar.
“En wanneer je ervoor kiest bepaalde taken uit te geven aan een virtueel assistent, betaal je ook nog eens alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren. Op deze manier ga je efficiënter om met tijd en vermijd je situaties waarin werknemers voor de helft van de tijd uit het raam zitten te staren.”
Plan dan een vrijblijvende afspraak in of lees hier meer over onze Virtual Assistance.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
