Door: Marjolein Richter
Jannie is fulltime Virtuele Assistent – persoonlijke assistent op afstand – bij Moneypenny en doet uiteenlopende werkzaamheden voor verschillende opdrachtgevers. In dit interview lees je hoe ze dit aanpakt!
Mijn dag begint en eindigt met het checken van alle mailboxen van de klanten waarvoor ik werk. Het daaruit voortvloeiende werk noteer ik vervolgens in mijn weekplanning, zodat ik een duidelijk overzicht heb van de werkzaamheden.
Bijna de hele dag ben ik aan het werk in mijn thuiskantoor. Ik doe weinig privé-zaken tussendoor doordeweeks, maar mocht dat wél nodig zijn dan plan ik die gewoon in. Dat is het voordeel van thuiswerken!
Mijn streven is om zoveel mogelijk ad hoc werk te voorkomen door een overzichtelijke weekplanning te hanteren. Als het kan zorg ik ervoor dat ik ruim voor de gestelde deadlines het werk klaar heb. Mochten er dan nog ad hoc werkzaamheden tussendoor komen dan heb ik daar voldoende tijd voor. In de praktijk staat de week meestal behoorlijk volgepland. Er is altijd wel iets te doen!
De werkzaamheden die ik voor mijn klanten uitvoer zijn heel divers. Van agendabeheer, visitekaartjes scannen en versturen naar MS Outlook, facturen maken in Exactonline, betalingen klaar zetten in de bank, nieuwsbrieven maken en versturen vanuit Mailchimp, redigeerwerk, het aanpassen van WordPress-websites, databasewerk in Opencart (webwinkel) en Excel en het plaatsen van berichten op online platforms tot het notuleren bij vergaderingen. Verder betreft het voornamelijk de coördinatie van allerlei zaken.
Alles heeft altijd zijn voor- en nadelen. Het ontmoeten van collega’s hoeft wat mij betreft niet persé op het kantoor plaats te vinden. Social talk kan natuurlijk overal plaatsvinden@ Wat ik wel merk is dat het heel prettig en nuttig is om wél af en toe met een collega face-to-face samen aan het werk te zijn, zodat je van elkaar kunt leren. Dat blijft een totaal andere beleving dan Skype of Facetime.
Het verschilt nogal per klant hoe vaak ik daar contact mee heb. Met een paar opdrachtgevers heb ik dagelijks c.q. wekelijks contact via email of telefoon. Met de overige opdrachtgevers heb ik alleen contact als zij een (ad hoc) klus voor mij hebben. Een aantal klanten bezoek ik af en toe. Bijvoorbeeld om te notuleren bij een vergadering of omdat ik aan het werk ben op hun (thuis)kantoor. Tenslotte heb ik ook een klant die ik nog nooit gezien of gesproken heb; alles gaat via chat of email. Dat gaat ook prima. Ongeveer 90% van de tijd ben ik aan het werk vanuit mijn thuiskantoor.
Mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar het ontvangen van het werk via bijvoorbeeld email of Whatsapp. Binnenkomende telefoontjes betekenen meestal een werkonderbreking en voordat je het weet ben je weer een half uur verder. Natuurlijk is het wel prettig om af en toe iemand te spreken, en het heeft ook zeker de voorkeur als het gaat om gevoelige en ingewikkelde zaken of als het iets betreft waar je graag à la minute antwoord op wilt hebben. Ik zorg er daarom voor dat ik (bijna) altijd bereikbaar ben voor mijn klanten.
Wat heel erg belangrijk is bij virtueel werken is dat je heel precies uitzoekt wat de klant van jou verwacht. Zo kun je ervoor zorgen dat hij/zij tevreden is over jouw communicatie en het geleverde werk. Maar dat geldt natuurlijk eigenlijk ook voor een ‘gewone baan’… Alles draait om het nakomen van afspraken en heldere communicatie.
(020) 42 60 760 
