In januari begin dit jaar, lang voor de corona-crisis, interviewde May onze VA Geertje. Geertje werkt sinds december 2019 als Virtueel Assistent voor Moneypenny en heeft inmiddels een ontzettend diverse groep aan klanten. Daarnaast is ze moeder van 2 dochters en testte ze in januari uit of het voor haar werkte om tijdens hun vakantie in Marokko in de ochtenden een paar uurtjes voor klanten te werken. Het interview lag even op de plank, maar hier is hij dan toch! De ervaringen en tips van onze Virtueel Assistent Geertje.
Ik heb Event Management gestudeerd en daarna Media & Cultuur, aan de UvA. Ik heb een specialisatie in films. Een tijd lang heb ik gewerkt in de film wereld, als productie assistent en voor verschillende stages. Ik kwam erachter dat dat het toch niet helemaal was voor mij en toen werd ik zwanger.
Uiteindelijk ben ik office manager geworden en dat heb ik ruim 2 jaar gedaan bij een bedrijf dat zich inzet voor duurzaamheid. Na de geboorte van mijn tweede dochter ben ik daarmee gestopt. Via mijn vriendin, Virtuele Assistent Charlotte, hoorde ik van Moneypenny en door haar enthousiasme heb ik gesolliciteerd.
Nee, eigenlijk niet! Ik kende het via Charlotte, maar het was wel een ver-van-mijn-bed-show.
Ik ben midden december 2019 begonnen en ik vind het echt super chill. Ik moest eerst wel even wennen, omdat ik best wel veel klanten tegelijk op me afgevuurd kreeg. Dan moet je toch per klant eerst zoeken naar wat goed voelt, of hoe diegene het allemaal ingevuld wilt hebben. Toen dacht ik wel van: “Wow… Dan zit je in je eentje thuis? Hoe werkt dit allemaal!?”
Het was even schakelen maar ik vond het heel fijn om daar met mijn ervaren collega’s binnen het Moneypenny team, Charlotte en Marjolein, over te sparren. Uiteindelijk merk je als je een paar weken, of langer, met een klant bezig bent dat het zo makkelijk flowt. Nu heb ik binnen no-time de mailbox leeg en kan ik eigenlijk heel veel doen in korte tijd. Dat vind ik heel lekker.
Dat is een goede vraag! Mijn oudste gaat naar de basisschool en mijn jongste gaat 3 dagen per week naar de crèche. Dus op de dagen dat mijn jongste thuis is werk ik eigenlijk tijdens haar slaapjes, tussen de middag en ’s avonds. Anders heb ik de ochtend (van 8:30 tot 13:30) op de dagen dat de meisjes allebei de deur uit zijn. Meestal scheur ik ook ‘s avonds de mailbox ook nog door om te kijken of er iets urgents is om naar te kijken.
Ik heb een super diverse groep van klanten. Zo heb ik bijvoorbeeld een scriptie voorstel opnieuw geschreven. Dat was heel leuk om te doen. Ook had ik een maatschappelijk betrokken organisatie die allemaal workshops organiseert, daar heb ik geholpen om de workshops in goede banen te leiden, te organiseren en te coördineren. Een andere klant is de CEO van een mediabedrijf. Voor hem gaat het echt puur om zijn agendabeheer en mailmanagement. Hier en daar maak ik reserveringen voor hotel of restaurants of reisjes.
Dan heb ik een andere organisatie als klant – die zitten in de outplacement, daar had ik eerst echt nooit van gehoord. Maar als je ooit je baan verliest dan kun je bijvoorbeeld loopbaan coaching of outplacement organiseren. Dan laat je dus in je ontslag opnemen dat je wilt dat jouw toenmalige werkgever outplacement voor jou regelt zodat je weer eerder zicht hebt op een nieuwe baan.
Het klinkt misschien een beetje stoffig, maar het is eigenlijk best wel interessant! In dat vlak gaat er weer een hele wereld voor me open. Ik wist helemaal niet dat het bestond en dat dus en heel veel mensen daar behoefte aan hebben en dat er hele goede mensen in werken, zoals coaches en therapeuten. Mijn taak als VA is om al het contact te onderhouden met de coaches en de binnenkomende leads na te bellen. Ik heb de intakegesprekken en match als een soort koppelaarster tussen de coach en de lead.
Tot slot heb ik wat losse ‘prepaid’ klussen via Moneypenny: zo werk ik voor een onderzoeksbureau interviews uit van klachten onderzoeken en heb ik een eenmalige opdracht in Sketch. Heel divers dus!
Ik leef – los van zakelijk, ook privé – écht bij Trello. Dat is een online tool. Ik maak per klant een eigen bord aan. Zo hebben al mijn klanten een bord met alle openstaande to do’s, maar ook afgeronde to do’s zet ik daar ook in. Zodat ik ook overzicht heb over welke afspraken er door mij zijn gemaakt. Ik vind het prettig om het daar scherp te houden. Op zowel je telefoon als je laptop synchroniseert het heel goed, dat vind ik echt essentieel.
Ook als ik wat via Whatsapp binnen krijg zet ik het meteen op het Trello bord.
Ik ben heel positief over deze manier van werken en ik merk dat het voor mijzelf heel goed werkt. Voor de klanten die ik op dit moment heb ook. Ik merk wel dat je als VA ook vergeten kunt worden, omdat ik niet fysiek aanwezig ben bij het team. Ik bedoel dan niet een verjaardag of feesten/partijen, maar qua werk of qua uren kan het teruglopen omdat ze dan denken van: “Oh ja! Dat kan ik natuurlijk aan haar doorschuiven!” Omdat je niet fysiek aanwezig bent denk ik dat het wel aan je takenpakket kan knagen, in hoeverre je vers in de gedachten ligt.
Ik probeer op afstand extra zichtbaar te blijven en werk naar me toe te trekken, maar dat vind ik wel nog zoeken. Ik denk dat het zaak is dat je jezelf dus wel moet blijven presenteren, anders wordt het overgenomen door iemand die op kantoor bij de lunch zit.
Maar ik zie eigenlijk vooral voordelen voor mijzelf en voor de klant door deze manier van werken. Voor mezelf is het heel erg fijn dat het zoveel vrijheid geeft en dat ik het langs alle andere dagelijkse dagen heen kan breien. Ik heb ook heel erg het gevoel dat ik aan het werk ben en dat ik nodig ben voor een klant. Dat vind ik fijn.
Nee, dat heb ik niet. Ik had voorheen een kantoor – maar dat is de slaapkamer van mijn jongste dochter geworden. Daar staat nog wel een bureau maar daar ligt vaak nog heel veel speelgoed en rotzooi, want die maakt er echt een bende van!
Ik heb er geen zin in om eerst dan alles op te moeten ruimen. Meestal zit ik aan de keukentafel, of ik ga naar de bieb, of naar gewoon een koffietentje. Ik vind het ook lekker om toch wel de deur uit te zijn. Je zit dan in een hele relaxte vibe in de bieb. Mensen zijn daar ook echt gefocust.
Ik vind Trello tip nummer 1. En als tweede tip… Ik denk dat het voor de VA’s, onafhankelijk van hun achtergrond/studie/werkzaamheden, goed is om dingen te doen die je in eerste instantie niet zou doen. Ik denk dat het juist leuk is om voor jezelf een zo divers mogelijke klantenkring te hebben, omdat je dan ook niet verzandt in bijvoorbeeld alleen maar agendabeheer. Het is juist lekker om dat heel divers te houden denk ik.
Wil je meer weten over het inzetten van een VA van Moneypenny? Vul dan ons contactformulier in, dan nemen we snel contact met je op. Je mag ook direct contact opnemen met Marianne Sturman via 06-51222840.
(020) 42 60 760 
