Marjolein werkt al 5 jaar bij Moneypenny als Virtuele Assistent (VA) voor meerdere opdrachtgevers. Daarnaast doet zij vrijwilligerswerk, is zij mantelzorger en combineert zij deze verschillende rollen met haar drukke gezin. Wij waren benieuwd hoe zij alle ballen in de lucht houdt zonder dat zij het overzicht verliest en niemand tekort doet. En – misschien nog wel belangrijker – hoe bewaakt zij haar werk-privé balans?
Een keer in de week werk ik van 17-21 uur als gastvrouw en manusje van alles bij de SEH (spoedeisende hulp) van het AMC in Amsterdam. Mijn belangrijkste taak is het ontvangen en geruststellen van patiënten en familieleden die naar de SEH komen. Het werk varieert van het maken van een praatje en het halen van een kopje koffie tot het geruststellen en kalmeren van mensen die soms in een wanhopige situatie verkeren, bijvoorbeeld omdat ze moeten wachten op spannende uitslagen of in angst zitten om een dierbare die iets ernstigs is overkomen. Daarnaast verricht ik niet-medische hand-en-span diensten voor de verpleging.
Samen met mijn vader ben ik co-mantelzorger voor mijn moeder, die invalide is. Mijn ouders zijn beiden 85 jaar en ik ga iedere week een dagdeel naar ze toe om ze te begeleiden bij doktersbezoeken, voor een luisterend oor, een boodschapje of klusjes in en om het huis.
Ik heb een salesachtergrond en daar ben ik bij Moneypenny ook voor aangenomen. Vanuit mijn thuiskantoor bel ik alle leads na die via onze site binnenkomen en natuurlijk maak ik ook offertes en haal ik opdrachten binnen. Dit gebeurt meestal geheel virtueel via telefoon, email en Skype. Als vertegenwoordiger het land doorkrossen is helemaal niet meer nodig, wat enorm veel tijd scheelt.
Tegelijkertijd ben ik het eerste commerciële aanspreekpunt voor klanten die een VA van Moneypenny hebben ingeschakeld en doe ik ook nog de werving van VA’s voor nieuwe opdrachten die ik binnenhaal. Een drukke, zelfstandige baan dus, met veel verantwoordelijkheid.
Daarnaast werk ik ook nog in totaal zo’n 40 uur per maand als VA voor 3 klanten van Moneypenny. Twee opdrachtgevers zijn zelfstandig coach, waarbij de een zich richt op het begeleiden van 1-op-1 loopbaantrajecten en de ander ingeschakeld wordt in het kader van veranderprogramma’s in grote organisaties. Ik verzorg voor deze opdrachtgevers voornamelijk agendabeheer en ik manage hun email boxen.
Verder werk ik voor een heel leuk, klein ICT bedrijf dat bestaat uit de 2 oprichters en 5 ZZp-ers die via hen gedetacheerd worden op opdrachten. Ik ben net begonnen voor deze klant en ik ondersteun hen met een stuk salessupport en lichte administratieve taken.
Op het eerste gezicht zou je zeggen dat het niet uit zou moeten maken of je een baan hebt, waarin je verschillende projecten draait en/of verantwoordelijkheden hebt versus het werken voor meerdere opdrachtgevers (in mijn geval feitelijk 4, plus mijn vrijwilligerswerk en mantelzorg taken). Ik denk dat het hem er vooral in zit dat je bij 1 baan je taken vrij strak kan prioriteren. Maar met zoveel activiteiten en klanten als ik heb, heb ik te maken met diverse prioriteiten. Dat in combinatie met het feit dat ik graag mijn klantgerichtheid en servicegraad hoog wil houden maakt dat het soms gaat knellen.
Ik probeer dat te managen door met mijn klanten duidelijke servicelevels af te spreken. Met een van mijn klanten heb ik bijvoorbeeld de deal dat ik altijd binnen 24 uur een opgedragen taak afrond. Sommige klanten moeten daar erg aan wennen. Toevallig was ik vandaag op kantoor bij een van mijn klanten en ze vroeg me om ter plekke haar nieuwsbrief te screenen op stijl- en spelfouten, zodat ze die later op de dag zou kunnen versturen. Maar het kwam mij niet uit vanwege andere spoedeisende zaken die ik al had ingepland. Toen moest ik ‘nee’ verkopen, iets wat ik niet graag doe. Later bedacht ik me dat ik had kunnen aanbieden om een collega-VA in te schakelen. De klant vond het overigens geen enkel punt. Ik heb nu afgesproken dat ik morgen om 6.00 uur opsta, zodat zij voor negenen de nieuwsbrief kan uitsturen en ik binnen mijn servicelevel van 24 uur blijf.
Als werknemer van Moneypenny – de konigin flexibel en thuiswerken – is die vraag een inkopper! Ik kan dit alleen doen, omdat ik 100% flexibel ben in tijd en plaats van werk. Uiteraard staat of valt alles met het maken van goede afspraken en je er van beide kanten aan houden. Maar het is natuurlijk een groot goed dat als een dokterafspraak van mijn moeder verplaatst wordt van de woensdag naar de donderdag ik gewoon mijn planning kan omgooien. Ik hoef daarover aan niemand verantwoording af te leggen, als het werk maar af komt binnen de afgesproken kaders en deadlines.
Mijn geluk is dat ik een redelijk geordend mens ben en al jaren prioriteit geef aan het bewaken van mijn werk-privé balans. Als ik gestrest dreig te worden, neem ik bewust gas terug en zoek ik weer naar een nieuwe balans. Wat ook helpt is dat ik dagelijks een flinke wandeling maak van een uur of twee, weer of geen weer. Als je veel vanuit huis werkt, heb je daar tijd voor. Tijdens het lopen maak ik mijn hoofd leeg en kan ik er weer tegenaan.
Sterker nog: daar ben ik overtuigd! Het geeft mij onnoemelijk veel voldoening dat ik zowel maatschappelijk iets kan bijdragen als in mijn inkomen kan voorzien. Veel mensen uit mijn omgeving zijn er jaloers op dat ik dit allemaal kan doen. Mijn boodschap aan werkgevers is: geef je medewerkers meer vrijheid, dat kunnen ze echt aan. En tenslotte worden we er allemaal beter van!
Ja, toevallig kreeg ik laatst het verzoek om op korte termijn een bedrijfsuitje te organiseren voor het ICT bedrijf waar ik voor werk. De reden daarvan was De ZZP-ers die gedetacheerd zijn bij klanten van mijn opdrachtgever zich afvroegen of ik wel echt bestond, of ik misschien een avatar was. Want zij hadden mij nog nooit gezien en wilden wel eens hun VA in levende lijve ontmoeten. Aan mij de schone taak om een leuk uitje te bedenken voor een team van 7 mannen en 1 vrouw…
(020) 42 60 760 
