Een goede VA snapt dat thuiswerken vrijheid geeft, maar ook verantwoordelijkheid vraagt. Onze servicelevels zijn daarbij heilig: je moet zichtbaar en betrouwbaar zijn, ook op afstand.
Bij Moneypenny zorgt het People team ervoor dat opdrachtgevers gekoppeld worden aan de juiste Virtual Assistant; iemand die niet alleen goed past bij de werkzaamheden, maar ook bij de manier van werken. Mariëlle van den Biggelaar vertelt hoe het wervingsproces verloopt en waar Moneypenny op let bij het vinden van de perfecte match.
Naast accountmanagement ben ik binnen het People team verantwoordelijk voor de werving en selectie van VA’s; van het moment dat een cv binnenkomt tot iemand daadwerkelijk aan de slag gaat bij een opdrachtgever. Alles wat daartussen gebeurt, coördineer ik samen met mijn collega’s Marjolein en Nanda.
Om het proces te stroomlijnen hebben we sinds kort een beslisboom op de website. We kregen namelijk veel sollicitaties van mensen die niet voldeden aan onze basisvoorwaarden, bijvoorbeeld omdat ze geen Nederlands spraken, in het buitenland woonden of het naast een vaste baan wilden doen. Met de beslisboom filteren we dat nu vooraf. Dat scheelt enorm veel tijd: we screenen zo’n 150 cv’s per maand, waarvan er uiteindelijk maar twee echt geschikt blijken.
Na die eerste selectie volgt een grondige beoordeling. We letten op foutloos Nederlands, op ervaring en op de manier waarop iemand zich presenteert. Opleiding is belangrijk, maar ervaring en houding wegen vaak zwaarder. Een rommelig of slordig cv zegt bijvoorbeeld veel over hoe iemand in het werk staat.
Kandidaten die door de eerste selectie komen, krijgen een Trello-board waarin ze hun eigen profiel invullen. Dat is meteen een eerste test: hoe zorgvuldig en digitaal vaardig iemand is. Daarnaast maken kandidaten een korte video en doen ze een mailtest om hun communicatiestijl te laten zien. Omdat we volledig virtueel werken, is het belangrijk dat iemand prettig overkomt op beeld en vlot communiceert.
Tot slot volgt een gesprek waarin we kijken hoe iemand het Va werk voor zich ziet en of er een match is tussen ons en de kandidaat. Als dit van beide kanten positief is volgt er een tweede gesprek waarin we vragen hoe de kandidaat bepaalde situaties aanpakt. Bijvoorbeeld: wat doe je als een klant belt terwijl je net wilt afsluiten? Dat zegt veel over je werkhouding. Als dat allemaal goed gaat, volgt een samenwerkingsgesprek en komt iemand op onze ‘bank’ van beschikbare VA’s.
Foutloos Nederlands is echt een basisvereiste. Daarnaast kijken we of iemand begrijpt wat het werk inhoudt: het is geen baan van negen tot vijf, maar draait om beschikbaarheid en alertheid. Een goede VA checkt meerdere keren per dag de mailbox, reageert snel en houdt overzicht.
Onze servicelevels en betrouwbaarheid zijn belangrijk. Je kunt een goed cv hebben, maar als je drie dagen doet over een kleine opdracht in het sollicitatieproces, weet ik dat het bij klanten ook niet goed zal gaan. We zoeken mensen die initiatief tonen, professioneel communiceren en begrijpen dat thuiswerken discipline vraagt.
Een goede VA snapt het concept. Je bent zelfstandig, maar niet los. Je moet flexibel zijn, kunnen schakelen en begrijpen dat het werk soms doorloopt in je dag. De beste VA’s zijn proactief, denken mee met de klant en houden overzicht. Ze begrijpen dat thuiswerken structuur en eigenaarschap vraagt.
Daarnaast is persoonlijkheid belangrijk. Je werkt op afstand, dus het contact moet prettig verlopen. Sommige klanten zoeken een rustige, analytische VA, anderen juist iemand die energiek en communicatief is. Die klik bepaalt vaak het succes van de samenwerking.
Na de gesprekken kijken we per opdracht wie het beste past. Niet alleen wie beschikbaar is, maar ook wie qua persoonlijkheid, tempo en stijl aansluit bij de klant. We bellen vaak nog met de sales- en accountmanagers om de opdracht goed te begrijpen, want dat luistert vaak nauw.
We presenteren één kandidaat aan de opdrachtgever waarvan wij denken dat het de beste match is. Soms twijfelt een klant, dan vragen we om toch kennis te maken. Vaak blijkt het dan alsnog een perfecte klik.
Een grote rol. Sommige klanten zoeken iemand die echt bij hun stijl past. Denk aan een formeel bedrijf versus een creatief bureau. Het moet klikken. Ook kijken we naar het type werk: een finance-VA is vaak wat introverter, terwijl een marketing- of communicatierol juist iemand vraagt met wat meer flair. Wij proberen dat gevoel goed te vertalen in de match.
Ja, dat verschilt per branche. Bedrijven in relatiegeschenken of evenementen hebben het juist extra druk, terwijl bijvoorbeeld onderwijsinstellingen in december rustiger zijn. Wij proberen dan slim te schuiven: VA’s die tijdelijk minder uren hebben, kunnen bijspringen bij klanten die juist piekdrukte hebben en waarvan de VA bijvoorbeeld op vakantie gaat.
Ook richting het einde van het jaar gaan veel mensen nadenken over hun werk, zit ik nog op mijn plek bij mijn huidige baan? We krijgen dan meer sollicitaties, maar nemen alleen mensen aan die direct beschikbaar zijn. Anders zit je met een ‘bank’ vol VA’s zonder opdrachten.
De behoefte aan proactiviteit blijft het grootst. Klanten willen iemand die meedenkt en taken ziet liggen. Veel opdrachtgevers weten in het begin niet precies wat ze kunnen uitbesteden. Dan is het aan de VA om dat te signaleren en op te pakken. Dat meedenken maakt een samenwerking sterk.
Daarnaast zien we een groei in specifieke rollen, zoals de Social Media VA. Dat was vroeger iets wat er ‘even bij’ werd gedaan, maar is nu echt een apart specialisme geworden.
We hebben vaste incheckmomenten waarin we bespreken hoe het gaat, waar iemand tegenaan loopt en waar ondersteuning nodig is. We wijzen op trainingen in de Academy en zorgen dat accountmanagement en People goed samenwerken. Als er iets speelt, stemmen we dat direct af.
We stimuleren intervisies en kennisdeling via Teams. In Meetingpoint (ons intranet) vinden VA’s alles wat ze nodig hebben. Zo blijven we verbonden als team, ook op afstand.
Het is echt mensenwerk. Je ziet iemand groeien van de eerste sollicitatie tot een succesvolle samenwerking. Dat blijft elke keer weer leuk. Ik vind het mooi om kandidaten te begeleiden en te zien hoe ze hun plek vinden. En natuurlijk om opdrachtgevers blij te maken met de juiste match, dat geeft energie.
Bij twijfel: wél doen. Een goede VA haalt werk bij je weg dat jou veel tijd kost. Je kunt beter iemand inschakelen die het sneller en handiger doet, want het is hun specialisme. Dat betaalt zich altijd terug. Probeer het gewoon eens, je zult merken hoeveel rust het geeft als iemand meedenkt en dingen van je overneemt.
Ook: gewoon doen! Maar bereid je wel goed voor. Lees je goed in en wees je bewust van hoe wij werken en van de servicelevels waar je je aan moet houden. Dat is echt het belangrijkste. Begrijp je onze manier van werken, dan kun je bij ons ontzettend leuk werk doen.
Wil je weten wat een VA voor jou kan betekenen? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee. Of overweeg je om zelf als VA te starten? Kijk op werkenvoormoneypenny.nl voor meer informatie over het VA-schap en onze manier van werken.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
