Virtual Assistant gezocht? Moneypenny helpt je uit de brand

Er kunnen verschillende aanleidingen zijn om een Virtual Assistant in te schakelen. VA’s zijn er ook in alle soorten en maten, net als bij medewerkers op kantoor. Vanwege het woord ‘assistant’ denken mensen bij de term VA vaak aan een secretaresse of Executive Assistant. Maar dat hoeft absoluut niet, een VA kan ook een specialist zijn in een bepaald vakgebied.

Zijn er taken die je met minimale supervisie kunt uitbesteden? En zijn een of meer van de volgende stellingen op jouw situatie van toepassing? Dan is een vaste VA misschien wat voor jou.

• Je hebt het structureel te druk.
• Je bent (te) veel tijd kwijt aan taken waar je geen energie van krijgt.
• Je bent een beperkende factor voor de groei van je bedrijf, omdat je alles zelf blijft doen.
• Je wil meer declarabele uren draaien en randzaken uitbesteden.

 Virtual Assistant gezocht: de voordelen

Steeds meer bedrijven hebben inmiddels ervaren dat ‘kantoorwerk’ prima op afstand gedaan kan worden. Ook office managers, secretaresses, directie assistenten, die normaal gesproken op kantoor werken, hebben ondervonden dat ook hun rol niet (volledig) kantoorgebonden is.

Waarom is het nu juist voor een VA zo slim en handig dat hij/zij op afstand werkt? In een woord: flexibiliteit! Zo zitten er voor jou nog meer (financiële) voordelen aan het werken met een VA, we noemen er een aantal:

• Je schakelt een VA ook in voor een paar uur of een korte taak
• Geen reistijd: je VA kan meteen aan de slag zodra jij hulp nodig hebt
• Jij op vakantie, je VA houdt het werk draaiend
• Je bepaalt zelf wanneer je ondersteuning wilt – niet gebonden aan vaste werkdagen
• Ook buiten kantoortijden is je VA bereikbaar
• Je betaalt alleen voor gewerkte uren, niet voor aanwezigheid

Het is goed om je te realiseren dat een Virtual Assistant een medewerker op afstand is. Dat betekent dat je hem/haar, net als je bij een ‘gewoon’ personeelslid moet aansturen. Met deze aanpak behaal je samen het meeste resultaat:

Plan een vast overlegmoment

Plan een vast wekelijks overlegmoment met je VA. Bespreek tijdens een 20-minuten durende call wat er voor de komende week gepland staat, de status van lopende acties, aankomende deadlines en eventuele vragen.

Delegeren van taken

Voorzie elke taak van een duidelijke deadline en een tijdsinschatting. Dit voorkomt misverstanden, overbodige vragen en onverwachte resultaten of facturen.

CCC – Check, Chase & Communicate

Zorg voor heldere communicatie met je VA. Bij het verstrekken van een opdracht moet je VA bevestigen dat deze is ontvangen en of de deadline haalbaar is. Als er geen reactie komt, neem dan zelf het initiatief. Goede tweezijdige communicatie is essentieel.

Wees bereikbaar als het nodig is

Vooral in het begin zal een VA vragen hebben. Zorg dat je bereikbaar bent voor vragen en geef aan wanneer je het beste te bereiken bent. Daarnaast neemt een VA contact op als hij/zij vastloopt met een bepaalde taak. Bereikbaar zijn zorgt ervoor dat de werkzaamheden niet stagneren.

Geef en ontvang feedback

Wees direct in je feedback naar je VA en vraag ook om feedback op jouw werkwijze. Positieve en negatieve feedback zijn beide waardevol.

Gebruik de juiste tools

Er zijn veel online tools beschikbaar voor het managen van je bedrijf en voor samenwerken op afstand. Kies zelf de tools die het beste bij je passen en laat je VA zich hierop aanpassen. Vraag eventueel je VA om advies over welke tools te gebruiken.

Klaar om het anders aan te pakken? Denk je nu ‘ik zoek een Virtual Assistant?’ Plan een vrijblijvend gesprek of kijk op onze pagina over Virtual Assistant diensten.

Bij Moneypenny regelen wij niet alleen de beste match, maar ook de werving, selectie én continuïteit. Je hoeft dus niet zelf te zoeken. Wij zorgen dat je een VA krijgt die bij jou past — snel, zorgvuldig en persoonlijk. Zo kun jij je richten op wat telt.